Ревизия и аудит товарных операций в оптовой торговле

Необходимо  также отметить такую важную деталь, что внутренний контроль полезен  только в том случае, если направлен  на достижение конкретных целей и, прежде чем оценивать результаты контроля, необходимо определить эти цели.

Любая хозяйственная  деятельность предполагает осуществление  хозяйственных операций и ведение  бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации  и обработки. Такие процедуры  могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые  на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу.

В таблице 2 приводятся основные характеристики внутреннего контроля.

Таблица 2

Цели  и средства внутреннего контроля

Цели внутреннего контроля в области  системы бух учета	Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей
1. Система бухгалтерского учета  должна отражать все санкционированные,  и только санкционированные операции	Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные  процедуры):  исключительный доступ для ограниченного круга пользователей контроль за взаимосвязанными операциями документальное подтверждение  и санкционирование всех бухгалтерских  записей проверка полноты бухгалтерских  записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе  в компьютер разделение обязанностей между подготовкой первичных  документов, санкционированием хозяйственных  операций и разноской по счетам бухгалтерского учета
2. Точная входящая информация	Внутренняя проверка на начальной  стадии: выборочные проверки суммирования  расчетов использование внутрифирменных  должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор регулярные проверки качества выполненного анализа анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования
3. Точная разноска по регистрам  бухгалтерского учета	Регулярная сверка счетов: регулярное составление  пробного баланса использование документов дебиторов  и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами сверка выписок банка  и кассовой книги контроль соблюдения сметы  и прочие виды контроля за существенными  суммами
4. Сохранность учетных документов	Создание надежных копий банка  данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом  появлении информации: ограниченный доступ к  массиву информации или проверка персонала обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых  данных дублируемое электропитание на случай сбоев в сети
5.  Предотвращение злоупотреблений  в результате тайного сговора  работников предприятия	Разделение обязанностей: ротация обязанностей обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников своевременная регистрация  документов, активов регулярная сверка счетов бухгалтерского учета достаточные трудовые ресурсы  в пиковые периоды
6. Обеспечение оперативной управленческой  информации	Использование предельных сроков представления  внутренней отчетности Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации
7. Выявление необычных или аномальных  фактов	Обязательное представление документов, если операция превышает установленные  лимиты времени Регулярный анализ существенных отклонений

 

В процессе контроля выявляют не только недостатки, но и положительные стороны деятельности. Последние как передовой опыт могут стать достоянием других субъектов хозяйствования, благодаря чему реализуется мобилизующая функция контроля.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ ОПЕРАЦИЙ ПО УЧЕТУ ТОВАРОВ И ТАРЫ

2.1. Планирование и организация проведения ревизии учета товарных операций.

 

 

Последовательность  и порядок проведения ревизии  зависят от задания на ревизию  и объема деятельности торгового предприятия, его структуры, состояния учета и контроля за движением товарно-материальных ценностей.

Последовательность  ревизии такая. Ревизию начинают с внезапной инвентаризации денег  в кассе и других товарно-материальных ценностей на складе ли в отделе реализации филиала №1 ОАО «Минскконтракт». К проведению инвентаризации следует привлечь бухгалтеров, экономистов, финансистов, юристов, товароведов и других специалистов. Потом ревизор обследует склад или магазины (если они есть), осуществляет проверку состояния складских и торговых помещений и соблюдение порядка прием и реализации товаров за количеством и качеством. Затем ревизор начинает документальную ревизию с применением приемов и способов экономического анализа.

Ревизию операций с товарно-материальными ценностями осуществляют выборочно. Однако сплошной проверке подлежат актированные потери (акты на списание боя, лома, брака, порча товарно-материальных ценностей, акты на завышение веса тары, акты на переоценку товаров), а также сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка товаров, документы на внутреннее перемещение и возвращения товаров, затраты обращения, торговая наценка, доходы от реализации и финансовые результаты.

Сплошным  способом проверяются товарные операции, если при их ревизии установлены  существенные нарушения и злоупотребление.

Старательно проверяется осуществления оперативного контроля за выполнением договоров на снабжение и сбыт товаров, особенно, чем соблюдение цен и торговых наценок.

Приведем  схему последовательности ревизии  движения и наличия товарных запасов  на оптовых составах в предприятиях оптовой торговли.

Последовательность  ревизии движения и наличия товарных запасов на оптовых составах отражена в таблице 3.

Таблица 3

Последовательность  ревизии товарных запасов в филиале №1

ОАО «Минскконтракт»

Первичные документы по поступление  и реализации товаров

Отчеты о движении товаров

Журнал-ордер № 7

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Баланс

Встречная проверка операций по субсчетам 41-1 "Товары на складах ", 41-2 "Товары в розничной торговле", 41-3 "Тара под товаром и порожняя", 41-4 "Покупные изделия", 41-5 "Предметы проката" и другие с соответствующими операциями по счетам 10, 15, 20, 23, 26, 29, 37, 60, 62, 76 и др.

Анализ товарооборота и товарных запасов

 

Ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.

После окончания  организационной работы на предприятии  ревизор начинает документальную и  фактическую проверки. На протяжении ревизии на отдельных листах бумаги (или в рабочей тетради или журнале) ревизор систематизирует материалы ревизии, регистрирует факты нарушений, злоупотреблений, группируя их за однородными признаками и соответственно структуре основного акта ревизии, то есть по его разделам.

До проведения ревизии составляется план проверки, в который после проверки вносятся фактические данные (фрагмент такого плана в таблице 4).

Таблица 4

Рабочий план проведения ревизии товаров и тары в филиале №1

ОАО "Минскконтракт"за 2003 год

№	Название работы	Способ проведения ревизии (сплошной, выборочный)	Срок выполнения
			по плану	фактически
1	Ревизия расчетов по операциям с тарой	Сплошной	15 сентября 2003 г.	15 сентября 2003 г.
2	Ревизия операций с дебиторами и кредиторами	Выборочный	21сентября 2003 г.	22 сентября 2003 г.
3	Ревизия операций с транспортными организациями	Выборочный	23сентября 2003 г.	23сентября 2003 г.
4	Ревизия расчетов с товарами на складах	Выборочный	26 сентября 2003 г.	27 сентября 2003 г.

 

 

2.2. Проверка организации материальной ответственности и организации контроля сохранности товаров и тары.

 

 

Во время  контроля и ревизии затрат ревизору следует руководствоваться Инструкцией о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц в системе Министерства торговли Республики Беларусь.

При проверке правильности списания недостачи товаров  в пределах норм естественной убыли  ревизор устанавливает: наличие  документов на недостачу, выявленную при  приемке товаров от транспортных организаций и при инвентаризации; правильность выбранной нормы естественной убыли с учетом времени года и  географической зоны расположения ревизуемого  предприятия; правильность рассчитанных норм на сроки хранения свыше 30 суток  по продовольственным товарам, по которым нормы установлены на соответствующие сроки хранения (до 2, 3, 7, 15 и 30 суток); правильность определения средних сроков хранения товаров и арифметических вычислений и подсчетов.

По первичным  расходным документам и регистрам  аналитического учета ревизор выясняет, как отпускается сахар, мука, крупа  и другие сыпучие товары — по стандартной массе или трафарету (без взвешивания)' или с перевешиванием, проверяет правильность примененных  норм. К товарам, отпущенным по трафарету (по фабричной упаковке), нормы естественной убыли не должны применяться.

Акты на бой, лом и порчу товаров и тары подлежат сплошной проверке, в процессе которой следует установить, соблюдается  ли порядок составления таких  актов, а именно: участвуют ли при  их составлении представители вышестоящей  профсоюзной организации или  группы народного контроля, санитарной службы? достоверны ли подписи должностных  лиц, участвовавших в составлении  актов; не используются ли подложные  акты, изъятые из архивов, на которых  подделаны даты составления. Кроме  того, проверяются приходные и  расходные документы по движению товаров, транспортные документы, накладные (особенно их достоверность) на вывоз  отходов, боя на свалку, на сдачу  отходов на корм скоту, квитанции  о сдаче боя, лома. Количество списанных  товаров на бой, лом и порчу  сопоставляется с нормами на бой  хозяйственных, галантерейных и  других товаров, и выявляется правильность применения норм.

Ревизор проверяет, своевременно ли ведется аналитический  учет товаров и тары, его достоверность  и соответствие данным синтетического учета.

При этом выясняется, соблюдается ли порядок, при котором  бухгалтерия предприятия выдает материально ответственным лицам  товарные книги или карточки складского учета в пронумерованном виде и под расписку, сдаются ли использованные карточки и книги в бухгалтерию, где хранятся наравне с бухгалтерскими документами. Кроме того, ревизор  устанавливает, осуществляют ли работники  бухгалтерии систематические проверки записей в карточках или книгах складского учета. В процессе ревизии  операций по движению товаров и тары просматриваются все карточки или  машинные регистры аналитического учета. При выявлении карточек или машинных регистров, по которым значится кредитовый (красный) остаток, ревизор по данным первичных документов выясняет причины  таких остатков.

Особое внимание при этом уделяется погашению  кредитовых остатков. Если такие остатки  явились результатом непоследовательности записей данных первичных документов в регистрах аналитического учета (сначала были записаны расходные, а  затем приходные документы за одно и то же число), то об этом отмечается в акте и обращается внимание материально  ответственного лица на необходимость  соблюдения порядка записей документов в учетных регистрах. Когда кредитовые остатки явились результатом  списания по расходным документам больше товара или тары, чем их поступило  по приходным документам, их можно  погашать (т. е. оприходовать) лишь после  проведения инвентаризации. Если кредитовые остатки погашались самим материально  ответственным лицом, ревизор тщательно  проверяет все операции, отраженные в учетных регистрах, проводит инвентаризацию этих товаров и устанавливает  соответствующие результаты — излишки  или недостачи, по которым принимаются  меры, предусмотренные действующими положениями. Одновременно принимаются  соответствующие меры к материально  ответственному лицу, осуществившему самовольное погашение кредитовых остатков.

 

2.3. Проверка полноты и правильности документального оформления операций по поступлению, реализации и прочего выбытия товаров и тары.

 

 

Контроль  финансово-хозяйственной деятельности производится путем изучения действующей у проверяемого юридического лица системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа.

Поступление товаров в филиал № 1 ОАО «Минскконтракт»  осуществляется на основании заключенных  договоров с поставщиками (приложение 11).

При проверке договоров оптового торгового предприятия  устанавливают по каждому договору наличие всех реквизитов, подписей должностных лиц, которые должны проверять соответствие заключенных  договоров действующим положениям, наличие развернутых спецификаций по ассортименту товаров, распределение  товаров по кварталам, месяцам, декадам. Ревизор проверяет, как организован  учет выполнения каждым поставщиком  договора по общей сумме, ассортименту и срокам поставки. В таком же порядке проверяется наличие  договоров с покупателями — розничными торговыми предприятиями, их правильность заключения и состояние учета  выполнения. Особое внимание уделяется  равномерности отпуска всем покупателям  товаров повышенного спроса.

Следующий этап ревизии — это проверка реальности сальдо на первое число месяца, ближайшего к дате ревизии по субсчету «Товары  на базах, складах и кладовых», счет 45 «Товары отгруженные, выполненные  работы и услуги» (по всем пяти статьям), а также по статье баланса «Товары  в пути». Данная проверка осуществляется на основании данных учетных регистров, товарных отчетов и первичных  документов. Стоимость товаров и  тары, числящихся в пути, должна быть подтверждена платежными требованиями поставщиков и документами транспортных организаций. Товары и тара могут  считаться в пути только в течение  установленного срока.

По счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  проверяют, своевременно ли списывается стоимость товаров по счетам, по которым истекли сроки доставки.

Учитывая  важность выполнения поставщиками договоров  поставки, ревизор проверяет состояние  претензионного дела: вовремя ли предъявляются  претензии за нарушение условий  договоров; ведется ли оперативный  учет претензий; нет ли случаев отказа от удовлетворения претензий, а если такие факты есть, то выясняет, чем  они вызваны и виновных лиц; нет  ли случаев списания на убытки без  соответствующего основания суммы  предъявленных претензий; По журналу  учета выданных доверенностей ревизор  проверяет, со всеми ли работниками, которым выдаются доверенности на получение  товарно-материальных ценностей, заключены  договоры о полной материальной ответственности. Данные журналов регистрации доверенностей  сопоставляют с данными журнала  регистрации документов и контроля за поступлением грузов и приходными документами.