Ревизия и аудит товарных операций в оптовой торговле

Ревизор выясняет, не ли значатся товары за уволенными материально  ответственными лицами, а потом устанавливает  полноту и своевременность оприходования  товарно-материальных ценностей, которые поступили на оптовую базу (склад) за период, который подлежит ревизии.

Во время  проверки операций относительно поступления  товаров следует проанализировать записи по счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В частности, выясняют:

наличие счетов поставщиков, которые подтверждают сумму, отнесенную на этот счет;

не ли числятся на указанном счете товары, которые  продолжительное время находятся  в пути (свыше установленного срока  пробега). Какие мероприятия употреблены  для поиска этих товаров;

нет ли на этом счете претенциозных сумм относительно расчетов с поставщиками или недостатка товаров.

Акты на недостаток товаров при их приеме должны быть проверены полностью, сплошным способом. Особое внимание следует свернуть на акты, по которым не являются удовлетворенные претензии, установить причины и виновных лица.

Записи в  отчетах заведующего складом  сравнивают с данными первичных  документов и устанавливают правильность бухгалтерской обработки их (проставление корреспондирующих счетов). Записи в отчетах должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Ревизор проверяет в документах правильность таксировки, подсчетов и сумму к расчету.

По записям  в книге выданных поручений ревизоры проверяют наличие невозвращенных и неиспользованных поручений у  материально ответственных лиц, нарушения правил выдачи и оформления поручений. В таких случаях выясняют, не ли выдавались поручения лицам, которые не работают на этом предприятии, а также поручения без заполнения всех реквизитов. Выборочно ревизор должен проверить по отчетам заведующий складом и по отчетам экспедиторов, приходуются ли ценности, полученные по поручениям, являет ли отметки в книге учета выданных поручений про их использование (должны быть указаны название документа, его номер и дата).

Ревизор также  проверяет правильность корреспонденции  счетов относительно поступления товаров.

Так, на стоимость  товаров по покупным ценам осуществляются бухгалтерские записи:

дебет счета  41, субсчет 41-1 «Товары на складах»;

кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если на складе товары учитываются по продажным  ценам, то на сумму торговой наценки  делается запись:

дебет счета 41, субсчет 41-1 «Товары на складах»;

кредит счета  42 «Торговая наценка».

Оплата расчетных  документов поставщиков и транспортных организаций осуществляется на основании таких бухгалтерских записей:

дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

кредит счета 51 «Расчетный счет»;

кредит счета  90 и 94 «Краткосрочные займы» — при расчетах с поставщиками полученными кредитами банка и юридических лиц.

Большое значение имеет проверка правильности отгрузка (реализации) товаров с базы (склада). Особое внимание при этом следует свернуть на организацию аналитического учета и, в частности, на правильность и своевременность складывания товарных отчетов.

Аналитический учет поступления товаров в оптовой  торговле ведется на складах и  в бухгалтерии. Документами первичного учета, на основании которых принимаются  на оптовый склад товары, являются товар-транспортные накладные, счета-фактуры  и другие сопроводительные документы. Эти документы материально ответственные  лица вместе с товарным отчетом сдают  в бухгалтерию.

В бухгалтерии  по каждому документу, включенному  в товарный отчет, составляют бухгалтерские  проводки, отражающие поступление товаров, которые затем фиксируют в  учетных регистрах по счету 41 «Товары».

Учет  поступивших товаров ведется  в карточках (или книгах) складского учета по их количеству, наименованию, сортности и другим пока" заселяй. Данные о количественном учете обобщаются бухгалтером в ведомостях движения товаров, которые являются документами их аналитическою учета. Синтетический же учет движения товаров ведется в сводной ведомости, составляемой на основании данных аналитического учета.

При журнально-ордерной форме учета поступление товаров  и тары отражают в ведомости по дебету счета 41. Оборот по дебету счета 41 по каждой строке учетного регистра должен быть равен общей сумме  прихода товаров в соответствующем товарном отчете. Остатки товаров на начало и конец отчетного периода в учетном регистре также должны совпадать с показателями в товарном отчете.

Аналитический учет товаров на оптовых составах может быть партионным, сортовым и  оперативно-бухгалтерским. Проверку товарных отчетов заведующий составов осуществляют балансовым способом: к остатку товаров на начало дня (начальное сальдо по дебету) прибавляют оборот товаров за день по дебету (поступления товаров) и таким образом определяют остаток товаров на конец дня (конечное дебетовое сальдо) по каждым видом и сортом товаров.

При этом следует  иметь в виду, что в оптовой  торговле аналитический учет товаров  в бухгалтерии базы осуществляется только в стоимостном выражении в разрезе материально ответственных лиц и больших групп товаров.

При любом  способе получения товаров они  учитываются по первоначальной стоимости. В состав первоначальной стоимости приобретенных за оплату товаров в зависимости от условий договора снабжения, способа доставки и т.п. входят такие затраты:

сумма, которая  уплаченная или подлежит уплате поставщику;

стоимость погрузочно-разгрузочных работ;

затраты на транспортирование товаров от продавца и их страхование;

проценты  за кредит, предоставленный поставщиком;

таможенная  пошлина, сборы;

косвенные налоги (акцизный сбор, НДС);

стоимость посреднических услуг, связанных с куплей товаров.

Бывают случаи разворовывания товаров путем неполного  их оприходования при поступлении от поставщиков. О признаках такого разворовывания могут свидетельствовать недовольные поставщиком рекламации (коммерческие акты) на «недоснабжение» товаров с его стороны. Механизм разворовывания состоит в том, что при поступлении товару к предприятиям оптовой торговли материально ответственное лицо частицу товаров, которые поступили от поставщика, нарочно не оприходует своевременно. На требование материально ответственного лица, которое хочет замаскировать свои действия, создается комиссия по приему, которая подтверждает факт недоснабжения определенного количества товаров, о чем составляется коммерческий акт (акт приемки).

С целью документирования разворовывания товаров следует  проанализировать такие документы:

договор снабжения;

коммерческий  акт (акт приемки);

товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, подорожной письмо;

счет —  платежное требование, выписки банка;

товарный  отчет, товарную книгу;

отчет о движении тары.

Кроме того, в случае необходимости проводят инвентаризацию товаров, которые поступили от поставщика, и осуществляют отгрузку товаров.

Сопоставляются  также записи по кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и по дебетом субсчета 41-1 «Товары на складах».

 

2.5. Проверка достоверности и взаимоувязки показателей бухгалтерской и статистической отчетности по товарным запасам.

 

Составление бухгалтерской отчетности является логическим завершением учетного процесса.

Во время  проведения ревизии отчетности следует проверить правильность ведения бухгалтерского финансового и управленческого учета и достоверность финансовой отчетности, прежде всего выполнения Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь» /1/, внедрения национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета, Плана счетов и соблюдение Инструкции про его применение.

Источники ревизии отчетности: бизнес-план, первичные документы, отчеты материально-ответственных лиц, график сдачи отчетов, регистры синтетического и аналитического учета, накопительного ведомости, статистическая, оперативная, налоговая отчетность; финансовая отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчете о движении денежных средств, отчет о собственном капитале); акты ревизий и проверок и т.п.

Правильно организованный учет, своевременно и реально составленная и представленная финансовая отчетность дают возможность вести систематический, оперативный контроль за сохранением и рациональным использованием товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Проверка  организации бухгалтерского учета  и отчетности начинается задолго  к выезду ревизора на объект — во время подготовки к ревизии. Такая  предыдущая проверка осуществляется на основании представленных в вышестоящую организацию балансов и отчетов, а также актов ревизий и проверок.

Выехав на место ревизии, ревизор устанавливает, как выполняется Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» /1/, правильно ли применяются положения бухгалтерского учета, План счетов, придерживаются ли Инструкции про его применение, как выполняются другие нормативные положения, указания по учету и отчетности. Информация, полученная по результатам предыдущей проверки, используется ревизором для дальнейшей ревизии. Проверка состояния учета и отчетности проводится на основании программы.

К началу проведения проверки ревизор знакомится с нормативными документами, которые регулируют ведение бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Ревизор должен иметь справочный материал, который сжато характеризует краткое содержание законов, постановлений, инструкций и других указаний по вопросам учета и отчетности.

Ревизор проверяет, как обеспечивается методическое руководство  вышестоящей организации относительно применения существующей формы учета, обобщается ли опыт передовых предприятий. Кроме того, ревизор должен выучить объем и особенности хозяйственной деятельности, структуру учетного аппарата, документооборот, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии.

Полнота и  своевременность документального  оформления и отображения в учете  всех операций, связанных с движением  товарно-материальных ценностей и  денежных средств, являет критерием оценки постановки и состояния бухгалтерского учета.

Ревизор устанавливает, какие меры были приняты по актами предыдущих ревизий и проверок; ли собираются постепенно учетные данные для составления отчетности, ведется ли работа по графику, установлен ли надлежащий порядок приема, проверки и обработки документов.

Реальность  статей баланса, и в частности счета 41, 42, 60, 62 проверяют соответственно приказу Министерства финансов Республики Беларусь от 20 января 2000 г. № 23 «О годовой бухгалтерской отчетности юридических лиц».

Ревизору  необходимо сопоставлять данные учета  и отчетности предприятия с его  статистической отчетностью, и в  частности, с такими отчетами «Отчет о товарообороте и запасах  товаров (форма № 1-торг, месячный), «Отчет о продаже и запасах товаров» (форма № 3-торг, месячный), «Отчет о  задолженности предприятия» (форма  № 6-ф, месячный), «Отчет о финансовых результатах» (форма № 5-ф, месячный) (см. приложение 6).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. МЕТОДИКА ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ

3.1. Оценка состояния внутреннего контроля сохранности товаров и тары.

 

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры  контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных  операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью  и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации  данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Внутренний  контроль (а в ряде организаций  и внутренний аудит) как функция  управления состоит в выявлении  отклонений от планов, заказов, сделок, лимитов, смет, норм и нормативов или нарушений отдельных законодательных актов и других регламентирующих документов. Для выявления указанных отклонений и нарушений фактические результаты сравнивают с установленными планом или регламентирующими документами. Источником данных о фактических результатах являются в основном данные бухгалтерского учета.

Ревизору  необходимо оценить состояние внутреннего  контроля с целью выявления его  слабых звеньев. Например, если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ), другой — заносить данные в компьютер, а третье лицо — сравнивать занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.