Информационные системы в социально – культурном сервисе и туризме

      Гарантии компании. Этот тип гарантирования бронирования чаще всего употребляется компаниями, с которыми гостиница заключила договор. В этом случае необходимо письмо представителя компании, содержащее фразу «в случае не заезда ... (имя гостя) и невозможности отмены бронирования до 6 ч вечера дня заезда, компания ...  (название) гарантирует оплату одной ночи проживания». Эта фраза приблизительна и зависит от политики гостиницы.

      В случае негарантированного бронирования гостиница соглашается сохранить  комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до б ч вечера, то гостиница имеет право отменить бронирование и включить данную комнату в список комнат, свободных для продажи.

      Метод оплаты может быть различным: наличный, кредитная карта (указывается тип  карты), оплата компанией и т.д.

      К дополнительным услугам, входящим в  стоимость номера, относятся: завтрак, платное телевидение, местные, междугородные  или международные звонки и т.д.

      Если  при бронировании в наличии нет  номеров требуемого типа, то данную бронь можно поместить в список ожидания. Когда какой-нибудь из номеров  данного типа будет освобожден, система  сама предупредит, что в списке ожидания находится бронь на данный тип  номеров.

      Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.

      Модуль  бронирования. Он предназначен для  оформления бронирования клиентов. Данный модуль позволяет:

- завести бронь для клиента;

- завести групповую бронь;

- отменить бронь;

- корректировать бронь;

- перенести бронь в список ожидающих;

- назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию;

- распечатать подтверждения бронирования;

- принять депозит для бронирования.

      Модуль  портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь. Во многом функциональность этого модуля похожа на модуль бронирования. Данный модуль позволяет производить следующие операции: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.

      Модуль  кассира. Он является наиболее сложным  модулем системы Fidelio FO. Пользователь, работающий в данном модуле, может:

      Бухгалтерский модуль. Модуль системы Fidelio FO — Fidelio A/R представляет собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу, а точнее книгу продаж услуг гостиницы, нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов, которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

      Система Fidelio FO предоставляет возможность  составлять различного рода отчеты и  прогнозы, которые необходимы для  дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, число работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.

      Прогнозирование загрузки гостиницы делается на основании  данных предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы Fidelio FO составляются следующие виды отчетов:

      Ежедневный  отчет об активности. В этом отчете представлена сравнительная информация о деятельности данной гостиницы  с остальными гостиницами одного типа данного региона. Первая часть  данного отчета содержит информацию об активности гостиницы за прошедший день. В нее включены данные о числе проданных номеров (разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц, включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную картину деятельности гостиниц данного региона. На основании данных этого отчета составляются некоторые прогнозы.

      Отчет об изменении спроса. Этот отчет  позволяет проанализировать, как изменялась загрузка гостиницы после каждого прошедшего дня. Обычно анализ спроса начинается за полтора месяца до обозначенного дня. Этот отчет заполняется ежедневно и дает возможность наглядно представить динамику роста спроса на номера. Разбивка этого отчета идет обычно по дням недели. Это делается для того, чтобы можно было спрогнозировать возможное число забронированных номеров. Информация группируется таким образом, чтобы можно было сравнить изменение загрузки гостиницы с предыдущими днями.

      Девятидневный прогноз. Этот прогноз составляется на последующие девять дней. Он базируется на ежедневном отчете об активности. Сравнивая  данные о загрузке предыдущих периодов с темпами роста загрузки, полученных из отчета об изменении спроса, имеется возможность спрогнозировать загрузку гостиницы на ближайшие периоды. Прогноз делается с учетом событий, влияющих на загрузку (выставок, конференций и т.д.). Прогноз учитывает не только возможный процент загрузки гостиницы, но и возможную прибыль от различных сегментов рынка. При этом прогнозируется средняя стоимость номера.

      Ежемесячный отчет. Это статистическое подведение итогов прошедшего месяца. Оно делается на основании ежедневных отчетов  по продажам. Прибыль, полученная от продажи  номеров, суммируется, подсчитывается число проданных за месяц номеров. На основании этих данных вычисляются средняя стоимость номера и средний процент загрузки.

      В системе Fidelio FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с  информацией, т. е. для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать.

      Идентификация пользователя происходит посредством  имени и пароля.

      Для удобства в системе предусмотрено  «запирание» (реализовано через  клавишу F8) системы пользователем (в случае недолгого отсутствия на рабочем месте), для последующей работы нужно ввести имя и пароль.

      Также в системе ведется журнал операций, т.е. имеется возможность вывести  отчет о действиях каждого  пользователя в системе за интересуемый период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисление имеют поле, куда проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

      Достоинством  системы Fidelio FO является наличие связи  с другими системами и внешними устройствами.

      1. Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе Micros официант или бармен может выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате, и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадают название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (т.е. подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в режиме on - line, т. е. сразу же.

      2.  Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах (в том числе с телефонной станцией Meridian). Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

      3.  Интерфейс с бухгалтерскими системами  позволяет автоматически делать  проводки в бухгалтерской системе.  Это сильно облегчает работу  бухгалтера, так как по правилам  ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок ежедневно.

      4. Программный интерфейс с телевизионными  системами.

      5.  Программный интерфейс с ресторанной  и складской системой Fidelio F&B позволяет  персоналу ресторана получать  информацию о загрузке гостиницы  и планировать количество посетителей  ресторанов и баров.

      6.  Программный интерфейс с инженерной  системой Fidelio eng позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

      7.  Программный интерфейс с системой  автоматического запирания и  отпирания дверей в номерах  позволяет отпереть дверь любого  номера в случае, если произведена  операция заселения.

      8.  Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.

      Автоматизация ресторанного и складского учета  в гостинице. Для автоматизации  ресторанного и складского учета  в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.

      В системе существует несколько основных понятий, которые рассматриваются  ниже:

- Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).

- Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.

- Блюдо — объект продаж, имеющее название и номер. Для каждого блюда существует рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт другого блюда.

- Рецепт — список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без него рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В нем может быть указан для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.

- Точка продажи — бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

      После проведения ночного аудита в системе Micros данные о проданных блюдах в  ресторанах и барах копируются в систему Fidelio F&B. Далее, используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам, автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с числом продаж.

      Данные  о продажах, потреблении товаров  с детализацией по точкам продажи  и по складам можно получить из отчетов системы Fidelio F&B.

      В системе предусмотрено наличие  программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся следующие данные: о приходах товаров на склад; о возвратах товаров поставщику; о передаче товаров в производство; о возврате товаров из производства; о списании испорченных товаров; о списании себестоимости проданных блюд.

      Кассовый  комплекс представляет собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл- и слипприн-теры). Клавиатура (в зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит активной клавиатурой, а на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.

      Программная часть комплекса работает под  операционной системой UNIX (ее разновидность SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как в большинстве случаев все остальные программные приложения, используемые в гостинице (бухгалтерские системы, гостиничные системы, например Fidelio FO, и т.д.), работают под операционной системой MS DOS, то для системы Micros требуется свой сервер.

      Вход  в систему возможен следующими способами:

- для системных администраторов и настройщиков — традиционный (ввод персонального имени и пароля);