Информационные технологии в архивном деле

 

 

 

4. Организация внедрения информационных технологий в архиве

В соответствии с концепцией информатизации архивного  дела в государственном архиве целесообразно  создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.

Эта система  должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку  учёта и поиска архивных документов; контроль над обеспечением сохранности  документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования  документов архива.

Успешное  функционирование информационно-поисковой  системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка  и её внедрение осуществляется в  несколько этапов:

изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;

разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных;

постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом;

поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы;

заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.;

создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания;

сертифицирование и регистрация программного продукта;

поддержка и обслуживание системы.

Архивист  может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства  и недостатки программы с точки  зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию.

 

 

 

 

 

5. Программное обеспечение в архивных учреждениях

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость баз данных, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), баз данных по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение. Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового программного обеспечения, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных баз данных. В оптимальном варианте эти базы данных функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая база данных может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому программному обеспечению для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для баз данных по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом – программное обеспечение для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные базы связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для базы данных информации.

 

 

 

 

Заключение

В заключении, я хочу подчеркнуть, что компьютерные технологии являются неотъемлемой частью жизни человека. Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях, так же и в архивной деятельности, хотя и в разной степени.

Внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений, но благодаря информационным технологиям увеличилась точность и оперативность учёта документов в архиве, сохранность документов, упрощение поиска необходимой информации.

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

1. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело.- 2004.
2. Информационные технологии.  Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. М.: 2009.
3. Информационные технологии управления проектами: Учеб. пособие / Светлов Н.М., Светлова Г.Н. М., ФГОУ ВПО РГАУ–МСХА им. К.А. Тимирязева, 2007.
4. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы.-2004