Представление информации в форме данных

      К унифицированным  действиям диалога относятся:

         «отказ»;

         «команда»;

         «ввод»;

         «выход»;

         «подсказка»;

         «регенерация»;

         «извлечение»;

         «идентификаторы»;

         «клавиши»;

         «справка».

     При оценивании информационных  технологий в качестве критериев  используют также оценки пользовательского интерфейса. Так, в качестве показателя рассматривают эффективность как критерий функциональности интерфейса, а соответствие пользовательским требованиям - критерий эргономичности.

Глава 3.3. ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

     3.3.1. Организация информационных  технологий на рабочем

            месте пользователя

 

     Как правило, пользователь, например, экономист, хорошо знаком  с предметной технологией, т.е. с  последовательностью операций над  данными и структурой их взаимосвязей.

     Функциональная технология  представляет собой синтез обеспечивающей и предметной технологий, осуществленный по некоторым правилам.

     Являясь некой средой  преобразования данных, она базируется  на платформе, которая состоит из технической, программной (СУБД, ОС и др.), организационной (персонал) и информационной частей.

     В конечном счете, пользователь-специалист (экономист, менеджер  и т.д.) могут применять как  отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную  в некоторый комплекс.

        Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего

     решение, реализуется  на основе автоматизированных  рабочих мест (АРМ).

     Назначение АРМ заключается  в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения поставленных целей.

 

     3.3.2. Автоматизированное  рабочее место

 

        Автоматизированное  рабочее место — индивидуальный  комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста и обеспечивающий подготовку, редактирование, поиск и выдачу на экран и печать необходимых ему документов и данных.

     Автоматизированное  рабочее место обеспечивает оператора  всеми средствами, необходимыми  для выполнения определенных функций.

        Автоматизированное  рабочее место включает персональный  компьютер, оснащенный совокупностью  профессионально ориентированных  функциональных и обеспечивающих  информационных технологий и  размещенный непосредственно на  рабочем месте.

 

     Другими, словами, АРМ  — некоторая часть экономической  информационной системы, обособленная в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой распределения целей и оформленная в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса.

    Автоматизированное рабочее  место содержит в себе целиком  функциональную информационную  технологию или се часть.

     Какая именно часть  функциональной информационной  технологии закрепляется затем или иным АРМ, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом. Такое распределение функциональной информационной технологии на АРМ не должно нарушать требований самой предметной технологии.

     В большинстве случаев  в АРМ реализована лишь возможность  подготовки информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выработать управленческое решение.

     Подготовка решений  без прямого участия сотрудника  возможна лишь в экспертной системе, которая призвана отвечать на вопрос: «Как сделать, чтобы?».

        Экспертная  система — система, предназначенная  для воссоздания опыта и знаний   профессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления.

     Такие системы разрабатываются  для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний.

     В основе построения  экспертных систем лежит база  знаний, которая основывается на моделях представления знаний.

    Ввиду больших финансовых и временных затрат в российских экономических информационных системах экспертные системы не имеют большого распространения.

     При использовании  любой информационной технологии  следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерных систем. Поэтому степень защиты АРМ может служить одним из признаков их классификации.

     Если в качестве  критерия взять организационную  структуру управления, то можно  условно выделить АРМ руководителя, АРМ управленческого работника  среднего и оперативного уровней.

    В соответствии с принципами  избирательного распределения информации  эти лица нуждаются в совершенно разной информационной поддержке.

     Руководителю требуется  обобщенная, достоверная и полная  информация, позволяющая принимать правильные решения. Ему нужны средства анализа и планирования различных сфер деятельности предприятия. К этим средствам относятся экономико-математические, статистические методы; методы моделирования, анализа различных сфер деятельности предприятия, прогнозирования. Из обеспечивающих технологий необходимы: табличные,

графические, текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.

     На номенклатуру АРМ  и совокупность включаемых в  них информационных технологий  влияют:

        структура  управления, сложившаяся в учреждении;

        технологии  предметных областей;

        распределение  обязанностей и целей между  сотрудниками.

     АРМ управляющих работников  среднего и оперативного уровней  используется для принятия решений и реализации профессиональной деятельности в конкретной предметной области: АРМ кладовщиков, операционистов, банковских работников, работников страховых компаний и т.д.

 

     3.3.3. Электронный офис

 

    Понятие офиса имеет  материальный и организационный  аспекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудование, во втором — формы и структура управления.

     Офис может быть  самостоятельным учреждением либо  он входит в более крупную  организационную структуру.

     Особенность работы  офиса заключается в том, что  он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

      Учитывая, что офис  прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, дадим следующее определение  офиса.

        Офис —  это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического  лица), преобразующее информационные  ресурсы в информационные продукты.

     Использование компьютерной  и иной организационной техники  в офисе прошло несколько этапов:

        традиционный офис;

        производственный  офис;

        электронный  офис.

       Традиционный  офис — это сравнительно небольшой  коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

 

      Типовой состав  рабочих операций в таком офисе  включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

        Производственный  офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников.

     В этом случае суть  автоматизации заключается в  формировании и поддержании крупных  информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

        Электронный  офис есть реализация концепции  всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности.

     К основным функциям и средствам электронного офиса относятся:

        прием документов, их контроль и оформление;

        обеспечение  доступа к документам без их  дублирования на бумаге;

        дистанционная  и совместная работа служащих  над документом, электронная почта;

        персональная  обработка данных;

        составление  документов и их размножение;

        обмен информацией  между базами данных;

        автоматизация  контроля за документоведением;

        организация  электронного документооборота;

        информационная поддержка принятия решения;

        работа с  автоматизированными информационными  системами;

        участие в  совещаниях, используя средства  удаленного доступа, и др.

      Электронный офис  благодаря электронной почте, ПК  и компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

     Цель и характер  деятельности организации определяют  его информационную систему, а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта.

     Если задачей организации (нотариальные конторы, туристические  фирмы, информационные агентства  и др.) является производство информационного  продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейший элемент деятельности — хранение информации, которое связывается со спецификой деятельности и необходимо для принятия управленческих решений.

     Для снабженческо-сбытовых  контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на  продукцию и обеспечивать заключение  договоров и выполнение контрактов.

     Однако при всей  специфике деятельности современных  бизнес-организаций важнейшим и  неотъемлемым элементом деятельности  является обеспечение эффективности  процессов прохождения документов.

     Анализ базовых задач, решаемых специалистами в процессе экономической деятельности офисов, показывает, что их основные информационные потребности могут быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств.

     К ним относятся  программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документации, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.

 

 

     Глава 3.4. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ   ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

     3.4.1. Определение гипертекста

 

        Под гипертекстом  понимают систему информационных  объектов (статей), объединенных между  собой направленными связями, образующими  сеть.

     Каждый объект связывается  с информационной панелью экрана, на которой пользователь может ассоциативно выбирать одну из связей.

     Объекты не обязательно  должны быть текстовыми, они могут  быть графическими, музыкальными, с  использованием средств мультипликации, аудио- и видеотехники.

     Обработка гипертекста  открыла новые возможности освоения  информации, качественно отличающиеся  от традиционных способов.

     Вместо поиска информации  по соответствующему поисковому  ключу гипертекстовая технология предполагает перемещение от одних объектов информации к другим с учетом их смысловой, семантической связанности.

     Обработке информации  по правилам формального вывода  в гипертекстовой технологии соответствует запоминание пути перемещения по гипертекстовой сети.

 

     3.4.2. Структура гипертекста

     Структурно гипертекст  состоит из информационного материала, тезауруса гипертекста, списка главных  тем и алфавитного словаря.

      Информационный материал  подразделяется на информационные  статьи, состоящие из заголовка статьи и текста. Заголовок содержит тему или наименование описываемого объекта.

    Информационная статья  содержит традиционные определения  и понятия, должна занимать одну  панель и быть легко обозримой, чтобы пользователь мог понять, стоит ли ее внимательно читать или перейти к другим, близким по смыслу статьям.

    Текст, включаемый в информационную  статью, может сопровождаться пояснениями,

примерами, документами, объектами реального мира.

     Беглый просмотр текста  статьи упрощается, если эта вспомогательная  информация визуально отличается от основной, например подсвечена или выделена другим шрифтом.

     Тезаурус гипертекста  — это автоматизированный словарь, отображающий семантические отношения  между лексическими единицами  дескрипторного информационно-поискового  языка и предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию.

     Тезаурусная статья  имеет заголовок и список заголовков  родственных тезаурусных статей, где указаны тип родства и заголовки тезаурусных статей.

     Заголовок тезаурусной  статьи совпадает с наименованием информационной статьи и является наименованием объекта, описание которого содержится в информационной статье.

     Список заголовков  родственных тезаурусных статей  представляет собой локальный справочный аппарат, в котором указываются ссылки только на ближайших родственников.

     Тезаурус гипертекста  можно представить в виде сети: в узлах находятся текстовые  описания объекта (информационные  статьи), ребра сети указывают  на существование связи между  объектами и на тип родства.