Применение компьютерных программ в работе с кадрами

Внесение  дополнений и изменений в личные дела работников. Для выполнения этой функции в отделах кадров созданы  сектора (группы) учета, которые собирают и хранят всю документированную  информацию, необходимую для ведения  оперативной и статистической отчетности, а также для выдачи различных  справок о личном составе по требованию руководящих органов и других организаций и отдельных лиц. Здесь же хранятся личные дела и  трудовые книжки всего личного состава  предприятия, а также личные дела уволенных до сдачи их в архив. Основным документом, с которым работает сектор учета, является приказ. На его  основании все изменения, происшедшие  за время работы (перемещение, изменение  в должности, изменение ФИО, поощрения, взыскания и т.п.),вносятся в алфавитную карточку, трудовую книжку и личное дело. Личному делу присваивается  индивидуальный учетный номер.В  связи с изложенным, сектор учета  взаимодействует со многими подразделениями  и выдает различные справки работающим и уволенным с предприятия, отвечает на письменные заявления, различные  представления и запросы и  т.д.

Для учета  принятых и уволенных в секторе  учета ведутся соответствующие  регистрационные книги. Все сведения, составленные в секторе учета, представляют собой в основном справочный материал для служебного пользования.

Оформление  персональных пенсий работникам. При  уходе на пенсию документы и представления  на работающих оформляются предприятиями. На основании заявления уходящего  на пенсию работника отдел кадров заполняет соответствующие документы, и вместе с паспортом и трудовой книжкой в 10-дневный срок представляет в райсобес по месту жительства оформляемого. Учет оформленных на пенсию ведется  в специальной книге по оформлению на пенсию. При исполнении своих  функций в процессе решения многочисленных задач работники отдела кадров вступают в различные взаимоотношения  с другими структурными подразделениями, которые также используют в своей  работе информацию о кадрах. К ним  следует отнести как основные производственные подразделения, так  и многочисленные общественные организации  и другие сторонние организации. С учетом изложенного выше становится ясно, что проблема управления кадрами  является довольно сложной и комплексной.

 

2. Автоматизация работы кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся  большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Использование автоматизированных технологий позволяет  существенно повысить эффективность  работы кадровой службы. Документы  по личному составу - это специфическая  документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня  практически в любой организации  есть своя компьютерная служба. В небольшом  офисе - это один или несколько  «компьютерщиков». В средних и  крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники IT служб - это  программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации  службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы  программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться  в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения  потребностей своего подразделения  и составлении оптимального задания  для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых  в работе с документацией по личному  составу.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор  программных продуктов для решения  актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов  в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная  система управления кадровой службой  позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую  информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими  ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и  управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут  получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета  кадров были разработаны на основании  программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей  предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого - найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой  позволяет:

· оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

· организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних  и тех же данных в учетную систему  и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб  компании;

· наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для  анализа и планирования затрат на персонал;

· вести учет в соответствии с законодательством  и минимизировать риск финансовых санкций  со стороны фискальных органов.

На сегодняшний  день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые  охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и  узкоспециализированными решениями.

Определение цели проекта автоматизации

Как и в  любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных  целей проекта. Именно от правильно  расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта  автоматизации, то есть выбирать продукт  для автоматизации следует в  соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем -- сначала выбрать  информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так  как все существующие на отечественном  рынке программы имеют различный  функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для  чего нужна автоматизация, какие  требования предъявить к информационной системе и каких результатов  от нее ожидать.

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны  на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции  системы затруднят работу пользователей  и отнимут дополнительные ресурсы  «компьютерного парка» компании.

Обычно среди  автоматизируемых функций - основные и  наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также  в автоматизации нуждаются такие  процессы, как учет рабочего времени  и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы  на западные стандарты, необходима автоматизация  планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной  структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью  интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия  с западным стилем менеджмента (в  основном -- представительства иностранных  компаний).

Основные  потребности большинства отечественных  предприятий определяются двумя  факторами: общей ситуацией с  автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация  учета кадров на многих предприятиях - «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в  «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача - навести элементарный порядок  в кадровом учете.

Необходимо  отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей  автоматизации в большинстве  компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты  проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти  задачи вполне сравнимы. Довольно часто  по этой причине на первом этапе  автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных  задач.

Внедрение и сопровождение системы

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко  осознавать, что эффективность бизнеса  повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается  в своевременном предоставлении максимально полной информации для  принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации  обычно является максимальное привлечение  к работам по проекту сотрудников  предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании- внедренца.

Автоматизация любого процесса - серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов  кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей  и схем. Автоматизация отдела кадров -- процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное  участие, а заложенные в системы  «книжные» модели управления кадрами  не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны  для развития корпоративной системы  управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее  подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно  сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах  с потенциальными подрядчиками работ  по внедрению программы.

 

3.Внедрние в работу  компьютерных программ.

3.1. Возможности  компьютерных  программ.

Кадровик  сегодня должен быть не только квалифицированным  работником, но и грамотным пользователем  в области современных информационных компьютерных технологий, способным  заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.

В настоящее  время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие  функции:

1) составлять штатное расписание;

2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;

3) оформлять прием сотрудников;

4) вести Личные карточки;

5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);

6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);

7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);

8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;

9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;

10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;

11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);

12) вести учет листков нетрудоспособности;

13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;

14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;

15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;

16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);

18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);

19) формировать первичные учетные документы:

а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника  на работу»;

б) № Т-2 «Личная  карточка работника»;

в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;

г) № Т-3 «Штатное расписание»;

д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического  работника»;

е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника  на другую работу»;

ж) № Т-5а  «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику»;

и) № Т-7 «График  отпусков»;

к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с  работником»;