Проектирование информационных баз данных

Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

 

7. Сохранить форму, выбрав из  меню Файл команду Сохранить  как, и в открывшемся окне выбрать  режим сохранения «в текущей  базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

8. Просмотреть форму в режиме  Конструктора, выполнив щелчок по  кнопке Открыть.

9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор  и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл  — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

 

В рамках данной работы работа с формами не рассматривалась как элемент задания, поэтому их создание было принято нецелесообразным и все данные вводились непосредственно в таблицы.

 

4.4. Ввод данных.

 

Несмотря на то что форма наиболее подходит для ввода данных (особенно если с базой данных Access работает несколько пользователей), данные можно вводить и изменять непосредственно в таблице.

 

Типы данных, которые пользователь может ввести в таблицу, могут зависеть от ряда факторов.

По умолчанию поля в таблице могут принимать определенные типы данных поля, например текст или числа. Необходимо вводить

данные того типа, который задан для поля, в противном случае отображается сообщение об ошибке:

Если к полю применена маска ввода, возможно, данные придется

вводить в особом формате.

За исключением вложений и многозначных списков в большинство полей можно ввести данные только одного типа. Если неизвестно, принимает ли поле вложения, следует проверить свойства поля. Если поле является многозначным списком, в Access рядом с каждым элементом списка отображается флажок.

Просмотр настроек свойства поля

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши нужную таблицу и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Страница свойств, чтобы просмотреть свойства поля.

 

Влияние настроек свойства поля на ввод данных и редактирование

Чтобы ввести данные в таблицу, дважды щелкните ее в области навигации.

 

По умолчанию таблица открывается в режиме таблицы.

Щелкните поле, которое нужно использовать, и введите данные.

Для перехода к следующему полю в той же строке нажмите клавишу TAB, ВЛЕВО или ВПРАВО или щелкните ячейку следующего поля.

 

 Примечание.   При нажатии  клавиши TAB приложение Access по умолчанию использует региональные параметры Windows, чтобы определить направление перемещения курсора: влево или вправо. Если используется язык с направлением письма слева направо, при нажатии клавиши TAB курсор перемещается вправо. В противном случае при нажатии клавиши TAB курсор перемещается влево.

 

 Совет.   Чтобы перейти  к следующему полю в столбце, нажмите клавишу ВВЕРХ или  ВНИЗ, или щелкните нужную ячейку.

Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью форм ввод данных можно ускорить и упростить, создав макет, соответствующий требованиям и навыкам пользователей.

 

Макет формы определяет способ ввода или изменения данных. Формы включают элементы управления, такие как списки, текстовые поля и кнопки, каждый из которых связан с полями в различных таблицах, запросах, макросах или элементах управления в других открытых формах. Элементы управления используются либо для чтения данных из таблицы, либо для записи данных в нее.

 

Действия, которые можно выполнить с помощью элемента управления, зависят от факторов, указанных ниже.

Тип данных, заданный для источника данных.

Свойства, заданные для поля.

Свойства, заданные для элемента управления.

 

В приведенных ниже разделах описано применение самых распространенных элементов управления, служащих для ввода данных.

 

 Примечание.   При возникновении  вопросов о конкретной базе  данных обратитесь к администратору  или к разработчику этой базы  данных.

 

Дополнительные сведения о создании форм в Access 2010 см. в статье Общие сведения о формах.  
5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВ.

Алгоритм решения задачи представляет собой определенную последовательность действия для получения выходных документов.

 

По документам «Договор»  получаем количество каждого изделия, запланированного к поставке, до конца заданного квартала.

По документам «Договор»  получаем стоимость каждого изделия, запланированного к поставке, до конца заданного квартала.

 

 

 

 

 

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

 

# С помощью конструктора можно  создать следующие виды запросов:

# Простой

# По условию

# Параметрические

# Итоговые

# С вычисляемыми полями

 

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

 

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

 

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

 

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

 

# Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

# Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

# Сортировка – указывает тип  сортировки

# Вывод на экран – устанавливает  флажок просмотра поля на экране

# Условия отбора  - задаются критерии  поиска

# Или – задаются дополнительные  критерии отбора

 

В практической части курсовой работы нами рассматривается вопрос по  расчету спроса на товары.  Для решения данной задачи нами будет применен запрос с вычисляемыми полями.

 

6. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ.

6.1. Получение отчета с помощью Мастера отчетов.

 

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

 

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

 

 

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

 

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

# В окне базы данных щелкнуть  на вкладке Отчеты и затем  щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

# Выделить в списке пункт  Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

# В поле источника данных  щелкнуть на стрелке и выбрать  в качестве источника данных  таблицу или запрос.

# Щелкнуть на кнопке ОК.

# Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

# В меню Файл щелкнуть на  команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

 

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

 

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

 

    6.2 Получение отчета с помощью Конструктора отчетов.

 

Microsoft Access отображает в отчете  данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

 

# К числу таких элементов  относятся: Заголовок. Этот раздел  печатается только в верхней  части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка  отчета, дата или констатирующая  часть текста документа, которые  следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

# Верхний колонтитул. Используется  для вывода данных, таких как  заголовки столбцов, даты или  номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

# Область данных, расположенная  между верхним и нижним колонтитулами  страницы. Содержит основной текст  отчета. В этом разделе появляются  данные, распечатываемые для каждой  из тех записей в таблице  или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

# Нижний колонтитул. Этот раздел  появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

# Примечание. Используется для  вывода данных, таких как текст  заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

 

6.3 Вывод отчета на печать.

 

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2003 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра. Переход из одного режима в другой описан в разд. "Режимы работы с отчетами" данной главы.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

1. В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), изображенное на рис. 6.29.

.

2. Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать только данные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.
3. На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.
4. Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.
5. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) (Print (Fax)) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду Файл, Печать (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию (рис. 6.30).
6. С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.