Проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия

Учет исходящих документов будет производиться аналогично учету входящего документов. Формирование исходящего документа будет производиться в электронном виде, после чего подготовленный документ будет прикреплен в соответствующее поле формы «Исходящие документы».

Удаление и корректировка  данных будет производиться с  помощью внедренного макроса через соответствующую форму обработки входящей/исходящей корреспонденции.

Запросы будут использоваться при необходимости найти интересующую информацию по предприятию. Преимущественно  это будет справочная информация, необходимая для формирования отчетности.

Формирование отчетов  будет производиться автоматически  на основании хранимых в соответствующих  таблицах данных.

После внедрения проектируемого модуля ИС, организация документооборота будет представлена в виде модели TO-BE  на рисунке 5, декомпозиция этого процесса представлена на рисунке 6:

 

Рис. 5. Документооборот предприятия “Ambition” после автоматизации в нотации IDEF0

 

Рис 6. Декомпозиция бизнес-процесса «Документооборот предприятия после автоматизации» в нотации IDEF0

 

3. Постановка задачи

В процессе ознакомления со спецификой деятельности предприятия «Ambition» была выявлена необходимость в автоматизации документооборота данного предприятия с целью повышения продуктивности деятельности сотрудников при работе с большими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошибок при сборе и обработке данных, возможность осуществления оперативного контроля, возможность отслеживания объемов документооборота предприятия.

При использовании базы данных «Документооборот предприятия» секретарь-делопроизводитель вводит данные о входящих и исходящих документах, что впоследствии значительно упрощает процесс поиска необходимой информации.

На основе хранимых данных по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ текущих данных для заданного документа и выдача отчетов. Отчеты должны содержать сведения о входящей и исходящей корреспонденции, а также о документах, находящихся на контроле и исполненных документах.

Комплекс задач «Документооборот предприятия» проектируется в первую очередь для секретаря-делопроизводителя. С помощью спроектированного  модуля информационной системы секретарь-делопроизводитель предоставляет отчетные данные для директора предприятия, который в свою очередь принимает управленческие решения, опираясь на эти данные.

1. Описание входной и выходной информации

Для решения поставленной задачи необходимо будет автоматизировать всю входную информацию, использующуюся на предприятии. К ней относится  условно-постоянная информация – данные о контрагентах, начальниках отделов и рядовых сотрудниках, а также данные о подразделениях, в которых работают эти сотрудники, и оперативно-учетная информация – это собственно сами документы, которые регистрируются в базе данных.

Входными данными для делопроизводителя будет являться любой правильно оформленный входящий документ: письмо, договор, счет и т.д. В случае если входящий документ предполагает необходимость отправки ответного документа, выходной информацией будет исходящий документ-ответ. Кроме того, выходной информацией будут служить различного рода отчеты, необходимые для определения объема документооборота в организации – журнал зарегистрированных входящих/исходящих документов, для облегчения контроля за переданными на исполнение входящими документами – реестр документов, переданных на исполнение, а также отчеты, с помощью которых можно контролировать исполнение документов – сводка об исполнении документов.

Контекстная диаграмма потоков  данных в нотации DFD представлена на рисунке 7:

 

Рис 7. Документооборот предприятия в нотации DFD

2. Описание технологии и алгоритмов решения задачи

По мере поступления документов секретарь должен осуществлять ввод данных из этих документов в базу данных, где они должны храниться. Таким, образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

По условию задачи необходимо обеспечить контроль над исполнением того или иного документа. В этом случае необходимо обратиться к отчету, содержащему сведения о запрашиваемом документе. Для обращения к отчету пользователю требуется удобно спроектированное меню.

Для решения рассматриваемой задачи должен производиться ввод и накопление оперативно-учетной информации о входящей и исходящей корреспонденции. Справочная информация о контрагентах должна быть ранее загружена в базу данных (в соответствующий справочник) с соответствующих документов, аналогично должна быть загружена информация о сотрудниках и подразделениях.

Процесс проектирования базы данных начинается с создания инфологической модели. Инфологическая модель данных - обобщенное неформальное описание создаваемой базы данных, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств, понятных всем людям, работающих над проектированием базы данных. Инфологическая модель базы данных представляет собой описание объектов (сущностей), с набором атрибутов и связей между ними, которые выявляются в процессе исследования как входных, так и выходных данных. Она предназначается для структурного образования предметной области, с ориентированием на информационное внимание пользователей, разрабатываемой системы. 

Инфологическая модель базы данных представлена на рисунке 8.

На рисунке 9 представлена схема решения задачи обработки входящего документа. 

Рис. 8. Инфологическая модель проектируемой базы данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 9. Информационно-технологическая схема обработки входящего документа

4. Технико-экономическое обоснование разработки комплекса задач

Проект представляет собой  автоматизированный комплекс задач, связанный  с документооборотом предприятия. Предлагаемый к внедрению проект должен обеспечить более быстрый процесс решения поставленной задачи, а также снизить затраты на эксплуатацию компьютерной техники.

Далее приведен сравнительный  анализ затрат на проектирование модуля ИС собственными силами и с привлечением сторонней организации.

 

Расчет капитальных  затрат на проектирование модуля ИС собственными силами

Капитальные затраты на проектирование модуля информационной системы рассчитываются по следующей формуле:

,

где К_пр – затраты на проектирование ИС; К_тс  – затраты на технические средства управления; К_лс – затраты на создание линий связи локальных сетей; К_по – затраты на программное обеспечение; К_ио – затраты на формирование информационной базы; К_уч – затраты на обучение персонала; К_во – затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и т.д.); К_оэ – затраты на опытную эксплуатацию.

Затраты на проектирование () вычисляются по следующей формуле

,

где К_раб – затраты на заработную плату проектировщиков; К_свт – затраты на средства вычислительной техники; К_ипс – затраты на инструментальные программные средства; К_проч – прочие затраты.

В данном варианте разработку модуля ИС решено провести без привлечения сторонних организаций. Модуль ИС будет разработан штатным IT-инженером. Оклад IT-инженера на предприятии составляет 40 000 рублей. Работы по проектированию модуля ИС будут длиться 2 месяца, IT-инженер будет ежедневно тратить на проектирование 80% своего рабочего времени. Таким образом, затраты на заработную плату проектировщика составят:

 рубля.

Для расчета затрат на средства вычислительной техники предварительно следует рассчитать амортизацию  одного компьютера за год, затраты на обслуживание вычислительной техники, стоимость часа машинного времени, годовой полезный фонд времени работы оборудования.

Итак, оборудование используется на предприятии 21 день в месяц по 8 часов ежедневно, следовательно, годовой полезный фонд времени работы оборудования составит: часов.

На предприятии будут закуплены ноутбуки стоимостью 15 000 рублей. Амортизация одного ноутбука составит: рублей в год.

Один час машинного  времени составит:

 рубля.

Оборудование, использующееся при проектировании, будет эксплуатироваться 80% всего рабочего времени, это составит часов.

Таким образом, затраты на средства вычислительной техники составят:

 рублей.

Затраты на инструментально-программные  средства равны 0, т.к. известно, что  дополнительно ПО для проектирования закуплено не будет.

К прочим затратам следует  отнести покупку антивируса, что  составит 4900 рублей.

Таким образом, затраты на проектирование составят:

 рублей.

Перед началом работ по проектированию на предприятии будут приобретены 3 ноутбука с предустановленной ОС.

 рублей

Стоимость ОС будем считать  равной 0, т.к. она уже включена в  стоимость ноутбуков. На решение  поставленной задачи будет тратиться 80% рабочего времени, ноутбуки до принятия решения о проектировании эксплуатировались 1 год. Поэтому затраты на технические средства управления () составят:

 рублей.

Затраты на линии связи  составят рублей.

Затраты на программное обеспечение рассчитаны за покупку пакета программ Microsoft Office на базе которых было решено проектировать модуль ИС и составили: рублей.

Формирование информационной базы будет длиться 7 дней силами штатного IT-инженера и составит по стоимости:

 рублей.

На обучение персонала  будет потрачено 2 дня. Секретарь-делопроизводитель пройдет обучение в течение 1 дня, генеральный директор предприятия также пройдет обучение в течение 1 дня. Обучение будет проводить разработчик. Затраты на обучение составят:

  рубля.

Затраты на вспомогательные  средства оборудования будем считать  равными нулю.

Опытная эксплуатация модуля ИС длилась 3 дня и составит по стоимости рублей.

Таким образом, капитальные  затраты на разработку модуля ИС собственными силами составят рублей.

 

Расчет эксплуатационных затрат на проектирование модуля ИС собственными силами

Эксплуатационные затраты  на проектирование модуля информационной системы рассчитываются по следующей  формуле:

,

где С_зп – зарплата управленческого персонала, работающего с использованием ИС; С_ао – амортизационные отчисления; С_то – затраты на техническое обслуживание; С_лс – аренда линий связи; С_ни – затраты на носители информации; С_пр – прочие затраты.

С модулем ИС работают 3 сотрудника. Секретарь-делопроизводитель тратит на работу с системой 70% своего рабочего времени, директор предприятия – 10%, штатный IT-инженер – 50%. Следовательно, затраты на заработную плату составят: рублей в год.

Амортизационные отчисления составят рублей в год.

Затраты на техническое обслуживание составят рублей в год.

Затраты на линии связи  составят рублей в год.

Затраты на носители информации будем считать равными нулю.

Прочие затраты составят рублей в год. К прочим затратам относятся затраты на канцелярские товары, бумагу и т.п.

Таким образом, эксплуатационные затраты на разработку модуля ИС собственными силами составят: рублей в год.

Совокупная стоимость  владения за 5 лет составит:

 рублей.

 

Расчет капитальных  затрат на проектирование модуля ИС с привлечением сторонней организации

 

В данном варианте разработку модуля ИС решено провести с помощью привлечения сторонней организации. Модуль ИС будет спроектирован сторонним разработчиком. Оклад стороннего разработчика на предприятии составляет 60 000 рублей. Работы по проектированию модуля ИС будут длиться 4 месяца, разработчик будет ежедневно тратить на проектирование 40% своего рабочего времени. Таким образом, затраты на заработную плату проектировщика составят:

 рубля.

Амортизация одного компьютера составит 3000 рублей.

Годовой полезный фонд времени работы оборудования составит часов.

Один час машинного  времени составит:

 рубля.

Оборудование, использующееся при проектировании, будет эксплуатироваться 80% всего рабочего времени, это составит часов.

Таким образом, затраты на средства вычислительной техники составят:

 рубля.

Затраты на инструментально-программные  средства равны 0, т.к. известно, что  дополнительно ПО для проектирования закуплено не будет.

Прочие затраты также  будут равны 0.

Таким образом, затраты на проектирование составят:

 рублей.

Перед началом работ по проектированию на предприятии будут приобретены 3 ноутбука с предустановленной ОС.

 рублей

Стоимость ОС будем считать равной 0. На решение поставленной задачи будет тратиться 80% рабочего времени, ноутбуки до принятия решения о проектировании эксплуатировались 1 год. Поэтому затраты на технические средства управления () составят: