Проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия

Рис.11. ER-диаграмма базы данных «Документооборот предприятия».

В базе данных все связи  заданы в виде «один ко многим». В реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности данных. Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

7. Проектирование экранных форм

Экранные формы образуют основу интерфейса в человеко-машинном диалоге.

Порядок проектирования экранной формы подразумевает следующие  этапы:

• проектирование содержания экранной формы;
• проектирование ее формы представления;
• программное обеспечение экранной формы.

Проектирование сценария диалогового режима решения задачи состоит в разработке взаимосвязанной  последовательности экранных форм и  правил перехода между ними. Правила перехода между формами представлены в разделе «Проектирование иерархического меню».

В базе данных «Документооборот предприятия» разработано девять экранных форм. Для ввода информации в базу данных используются следующие формы:

• Входящие документы;
• Исходящие документы;

Для поддержания диалогового  режима работы пользователя с базой данных используется форма «Главное меню».

Формы для ввода информации проектировались при помощи конструктора и содержат такие же реквизиты, как и соответствующие таблицы, на основе которых они были спроектированы.

Таблица 9

Структура формы «Входящие документы»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Регистрационный номер	Поле
Регистрационная дата	Поле
Исходящий номер	Поле
Исходящая дата	Поле
Код вида доставки	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник видов доставки»
Код вида документа	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник видов документов»
Код корреспондента	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник  корреспондентов»
Подразделение-получатель	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник  подразделений»
Содержание документа	Поле
Документ	Поле объекта OLE
Табельный номер сотрудника	Поле
Резолюция	Поле
Срок исполнения	Поле
Дата исполнения	Поле

 

 

Таблица 9 (продолжение)

Структура формы «Входящие документы»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Отметка об исполнении	Поле
Контроль	Флажок
Рисунок Карандаш	Кнопка	Добавляет запись
Рисунок Сохранить	Кнопка	Сохраняет запись
Рисунок Корзина	Кнопка	Удаляет запись
Рисунок Стрелка вправо	Кнопка	Следующая запись
Рисунок Стрелка влево	Кнопка	Предыдущая запись

 

Таблица 10

Структура формы «Исходящие документы»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Регистрационный номер	Поле
Регистрационная дата	Поле
Подразделение	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник подразделений»
Код вида документа	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник видов документов»
Содержание документа	Поле
Код вида доставки	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник видов доставки»
Код корреспондента	Поле со списком
…	Кнопка	Открывает форму «Справочник корреспондентов»
Документ	Поле объекта OLE
Рисунок Карандаш	Кнопка	Добавляет запись
Рисунок Сохранить	Кнопка	Сохраняет запись
Рисунок Корзина	Кнопка	Удаляет запись
Рисунок Стрелка вправо	Кнопка	Следующая запись
Рисунок Стрелка влево	Кнопка	Предыдущая запись

 

Таблица 11

Структура формы «Главная форма»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Работа с документами	Кнопка	Открывает форму «Работа  с документами»
Отчетность	Кнопка	Открывает форму «Отчетность»
Справочники	Кнопка	Открывает форму «Справочники»

Таблица 12

Структура формы «Работа с документами»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Входящие документы	Кнопка	Открывает форму «Входящие документы»
Исходящие документы	Кнопка	Открывает форму «Исходящие документы»
Главное меню	Кнопка	Открывает «Главную форму»
Выход	Кнопка	Закрывает форму «Работа  с документами»

 

Таблица 13

Структура формы «Отчетность»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Журнал зарегистрированной входящей корреспонденции	Кнопка	Открывает отчет «Журнал  зарегистрированной входящей корреспонденции»
Журнал зарегистрированной исходящей корреспонденции	Кнопка	Открывает отчет «Журнал  зарегистрированной исходящей корреспонденции»
Входящие документы на контроле	Кнопка	Открывает отчет «Входящие документы на контроле»
Сводка об исполнении документов	Кнопка	Открывает отчет «Сводка  об исполнении документов»
Главное меню	Кнопка	Открывает «Главную форму»
Выход	Кнопка	Закрывает форму «Отчетность»

 

Таблица 14

Структура формы «Справочники»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Справочник «Сотрудники»	Кнопка	Открывает форму «Справочник «Сотрудники»
Справочник «Подразделения»	Кнопка	Открывает форму «Справочник «Подразделения»
Справочник «Корреспонденты»	Кнопка	Открывает форму «Справочник «Корреспонденты»
Главное меню	Кнопка	Открывает «Главную форму»
Выход	Кнопка	Закрывает форму «Справочники»

 

Таблица 15

Структура записей таблицы  «Сотрудники»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Табельный номер	Поле
ФИО	Поле
Наименование подразделения	Поле
Наименование должности	Поле
Рисунок Стрелка вправо	Кнопка	Следующая запись
Рисунок Стрелка влево	Кнопка	Предыдущая запись

 

Таблица 16

Структура записей таблицы  «Подразделения»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Код подразделения	Поле
Наименование подразделения	Поле
Рисунок Стрелка вправо	Кнопка	Следующая запись
Рисунок Стрелка влево	Кнопка	Предыдущая запись

 

Таблица 17

Структура записей таблицы  «Справочник корреспондентов»

Имя поля	Объект формы	Комментарий
Код корреспондента	Поле	Да
Наименование корреспондента	Поле	Нет
Адрес	Поле	Нет
Телефон	Поле	Нет
Рисунок Карандаш	Кнопка	Добавляет запись
Рисунок Сохранить	Кнопка	Сохраняет запись
Рисунок Корзина	Кнопка	Удаляет запись
Рисунок Стрелка вправо	Кнопка	Следующая запись
Рисунок Стрелка влево	Кнопка	Предыдущая запись

 

8. Проектирование отчетов

Отчет позволяет организовать и форматировать данные в соответствии с конкретными задачами и спецификациями. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Отчеты в базе данных «Документооборот предприятия» представляют собой журнал входящей/исходящей корреспонденции, реестр документов, находящихся на контроле и сводку об исполненных документах. Пример отчета представлен ниже. Примеры других отчетов представлены в приложении.

Рис.12. Отчет «Журнал зарегистрированной входящей корреспонденции» в режиме представления отчета

 

Рис.13. Отчет «Журнал зарегистрированной входящей корреспонденции» в режиме предварительного просмотра перед печатью

 

9. Программная реализация проекта

Модуль информационной системы  разработан с помощью программного продукта Microsoft Access 2007. Дружественный интерфейс  и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств приложения Microsoft Office Access. Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавить в таблицу одну или несколько записей;
• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

В базе данных «Документооборот предприятия» были реализованы запросы  «Входящие документы на контроле», «Начальники подразделений», «Сводка об исполнении документов». Ниже представлены данные запросы в режиме SQL.

Входящие документы на контроле:

SELECT [Входящие документы].[Регистрационный  номер], [Входящие документы].[Регистрационная дата], [Справочник корреспондентов].[Наименование корреспондента], [Входящие документы].[Содержание документа], [Входящие документы].Документ, [Входящие документы].[Срок исполнения], Сотрудники.ФИО