Разработка автоматизированной системы управления предприятием автосервиса

- рассмотреть теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием;

- проанализировать возможности совершенствования информационной системы;

- исследовать информационное обеспечение управления предприятием;

-выявить недостатки и достоинства информационного обеспечения управления предприятием;

-разработать  функциональную модель бизнес-процессов для предприятия;

-определить экономическую выгоду от внедрения на предприятии информационной системы управления;

- предложить автоматизированную систему управления предприятием автосервиса.

Гипотеза. В настоящее время использование информационных систем на предприятии стало неотъемлемой частью организации производственного процесса. Применение данной системы на предприятии позволяет автоматизировать практически все операции, а также повысить общую степень контроля наличия и состояния объектов основных средств данного предприятия. Это бы привело к получению материальных выгод по следующим направлениям:

а) уменьшение количества времени, затрачиваемого на оформление документации, что позволит сократить цикл основного производства;

б) сокращение объема документооборота, что позволит снизить расходы на хранение и утилизацию промежуточной документации;

в) наглядность представления и быстрота получения информации позволила бы ускорить и облегчить процесс принятия управленческих решений, что могло бы благоприятно сказаться на хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Таким образом, спроектированная нами система должна отвечать следующим требованиям:

1) На основе информации, содержащейся во входных документах обеспечивать ввод данных по объектам основных средств;

2) Обеспечивать хранение информации в структурах реляционной базы данных в удобной для ее обработки форме;

3) Получать необходимую пользователю информацию в виде выходных документов в полном объеме и в любой момент времени;

4) Выходные данные, получаемые в результате функционирования системы, должны быть верными и непротиворечивыми.

Методы исследования. При анализе существующей проблемы используются методы теоретического поиска, эмпирического исследования, изучение и использование передового опыта, а также – опытная работа.

Новизна. Современный бизнес стремится к автоматизации. Не чужд автоматизации и бизнес по организации автосервиса. В настоящее время достаточно большое число компаний занимаются автоматизацией сервисных центров. Отметим, что автоматизация автосервиса позволяет существенно повысить эффективность бизнеса за счет сокращения времени для выполнения рутинных операций (оформление заказ-нарядов, заказ запчастей, наличие «под рукой» всей накопленной информации, и т.п.), для анализа деятельности предприятия и принятия своевременных управленческих решений. Современные программы для автоматизации автосервиса вполне приемлемы по цене и окупаются меньше чем за год.

Работа состоит из введения, четырех основных разделов, заключения и библиографического списка.

В первом разделе рассматриваются основы информационного обеспечения управления сервисным предприятием.  Автор отмечает, что Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и на­кладные расходы: значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; заменяет в кон­торском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескас­совых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во втором разделе проведен анализ возможностей информационного обеспечения управления предприятием автосервиса. По мнению автора предметной областью является учет работ отделов автосервиса. Процесс оказания автосервисных услуг состоит из трех взаимосвязанных элементов: прием заказов на услуги от населения; выполнение заказов;  реализация услуг.

В третьем разделе рассмотрены преимущества и недостатки управленческой структуры станции технического обслуживания  ООО «Камелот» произведена разработка модели информационной системы для данного предприятия.

В четвертом разделе произведен расчёт эффективности применения программного продукта. Затраты на разработку проекта (производственные затраты) представляют собой единовременные расходы на всех этапах инновационного процесса: исследование, разработка, эксплуатация. Определение затрат на разработку проекта производится путем составления калькуляции плановой себестоимости. В плановую себестоимость включаются все затраты, связанные с ее выполнением, независимо от источника их финансирования.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ сервисным ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса [1, с. 12].

Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

-       фонда заработной платы

-       коммунальных услуг

-       стоимости программного обеспечения

-       расходов на почту

-       расходов на оформление договоров

-       расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

-       избежание будущего роста численности персонала

-       уменьшение требований к обработке данных

-       снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

-       улучшение качества информации

-       повышение производительности

-       улучшение и ускорение обслуживания

-       новые производственные мощности

-       более уверенные решения

-       улучшение контроля

-       уменьшение просроченных платежей

-       полное использование программного обеспечения [4, с. 45].

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1.1). 

Рисунок 1.1 – Процесс передачи и получения информации

Это простая схема передачи информации в одном направлении. Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка  и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации [30, с. 32].

Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). Система управления объектом рассмотрена на рисунке 1.2[6, с. 121].

где, Iвх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; Iос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; Iу – управляющая информация в результате сравнения; U – воздействие исполнительного органа на объект управления; V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды.

Рисунок 1.2 – Система управления объектом

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

  - Качество, достоверность и оперативность получения информации

-       Знания, опыт, личные качества руководителя

-       Квалификационный состав подчинённых

-       Ситуация на рынке

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности [5, с. 26].

Состав, содержание и качество информации, которая прив­лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко­номическими данными, а широко использует техническую, тех­нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те­кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про­ектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис­тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация [6, с. 122].

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при­надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо­лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре­зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от­четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен­ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре­зультатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи­мосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри­мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ­водственных запасов) и тем самым создают условия для повы­шения эффективности аналитических исследований [11, с. 76].

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко­торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку­менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы [28, с. 19]:

1)           Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2)           Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3)           Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4)           Материалы изучения передового опыта, полученные из раз­ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).