Разработка автоматизированной системы управления предприятием автосервиса

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.

По  словам  Билла  Гейтса,  главы  компании Microsoft: «нам потребуется еще немало  времени,  чтобы  превратить персональный компьютер в  настоящее  электробытовое  устройство». Исполнительный менеджер корпорации Oracle  как  бы  вторит ему:  «Миру  нужны  более  дешевые  и  простые   в    обращении компьютеры». Действительно, менеджерам просто  некогда  осваивать сложные системы. Именно поэтому стали  появляться  новые  операционные системы, основной конек которых  -  простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько  операций одновременно [25, с. 31].

Насколько важную роль играет рынок  информационных технологий достаточно ярко  характеризует  представленная ниже таблица 1.1.

Таблица 1.1 – Объем производства по отраслям мировой промышленности

В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности [37].

По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о  высоком потенциале и  возможной привлекательности для  потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано  говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь  современных  управленцев. 

Таким образом, рассмотрев и проанализировав использование информационных систем в управлении предприятием (в том числе и предприятием автосервиса), делаем вывод о необходимости модернизации СТО «Камелот» посредством внедрения автоматизированной системы управления, с целью повышения эффективности работы предприятия с использованием современных информационных систем.

Эти вопросы будут рассмотрены в следующем разделе.

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ предприятием автосервиса

2.1 Анализ предметной области

Предметная область – учет работ отделов автосервиса. Процесс оказания автосервисных услуг состоит из трех взаимосвязанных элементов:

- прием заказов на услуги от населения;

- выполнение заказов;

- реализация услуг.

Прием заказов от населения – это начальная стадия процесса оказания услуги. Он включает определение состава услуги. При этом на данной стадии выполняется ряд операций технологического характера, которые в значительной степени влияют на весь дальнейший процесс производства (например: выявление дефектов автотранспорта подлежащего ремонту).

Следующая стадия оказания услуг – непосредственное производство, организация которого в значительной степени определяется характером выполняемых услуг.

Заключительная стадия процесса оказания автосервисных услуг – реализация заказов, т.е. доведение услуг до потребителя. Одной из особенностей, присущих предприятиям сферы обслуживания, является то обстоятельство, что они имеют непосредственный контакт с потребителем при оказании услуг, т.е. в процессе своей деятельности осуществляют не только производственные, но и торговые функции.

Взаимоотношения предприятий автосервиса, оказывающих платные услуги, и заказчиков в процессе их обслуживания, регулируются правилами предоставления услуг, которые определяют порядок приема и оформления заказов, исполнения заказов, расчетов с заказчиками, а также имущественную ответственность как предприятия, так и заказчика.

Заказы на платные услуги оформляются как специальными первичными документами, так и путем выдачи жетонов, талонов, кассовых чеков, расписок и т.д.

На предприятиях автосервиса используются следующие формы документов строгой отчетности:

БО-1 – квитанция – оформляется на все виды ремонта, требующего расхода материалов;

БО-9 – кассовая ведомость приема выручки – оформляется на срочный и мелкий ремонт, выполняемый в присутствии заказчика [33].

В процессе эксплуатации автомобиля могут выявиться конструктивные и производственные недостатки (дефекты), приводящие к изменению технического состояния деталей, узлов, агрегатов, вследствие чего происходит их естественный износ.

Различают механический, абразивный, коррозийный и усталостный износ.

Механический износ происходит вследствие сминания или выкрашивания частиц с поверхности деталей, что вызывает изменение массы и размера детали.

Абразивный износ – это результат царапающего или режущего воздействия более твердых частиц одной из сопряженных деталей, частиц внесенных воздухом или попавших вместе со смазкой.

Коррозийный износ является следствием воздействия агрессивной среды (кислот, щелочей, кислорода) на поверхность деталей.

Усталостный износ вызывается воздействием многократных переменных нагрузок.

Большинство деталей автомобильного транспорта подвергаются одновременному износу нескольких видов.

Отклонение технического состояния автомобиля (прицепа) и его агрегатов от установленных норм называется неисправностью. Нарушение работоспособности автомобиля, приведшее к прекращению транспортного процесса, называется отказом.

Для обеспечения бесперебойной работы автомобильного транспорта необходимо не только повседневное наблюдение за его состоянием в процессе эксплуатации (смазка, осмотр и т.п.), но и периодическое проведение ремонта. Неравномерность снашивания отдельных узлов и деталей, входящих в состав того или иного объекта автомобильного транспорта, потребовала разработки специальной системы планово-предупредительного ремонта. Система технического обслуживания автомобильного транспорта является планово-предупредительной, и все работы, предусмотренные для каждого обслуживания, являются обязательными к выполнению в полном объеме. Эта система способствует постоянному поддержанию автомобилей и прицепов в работоспособном виде, уменьшению интенсивности износа деталей, предупреждению отказов и неисправностей, снижению расхода топлива и смазочных материалов, повышению надежности и безопасности эксплуатации и увеличению пробега автомобилей до ремонта.

Крепежные, смазочные, заправочные, регулировочные, электротехнические и уборочно-моечные работы, проводимые в предусмотренные техническим обслуживанием сроки, позволяют обеспечить нормальные условия работы всех систем и механизмов автомобиля.

Техническое обслуживание является профилактическим мероприятием, проводимым принудительно в плановом порядке через определенные пробеги или время работы подвижного состава. Периодичность технического обслуживания устанавливается по фактически выполненному пробегу в километрах с учетом условий эксплуатации. Для каждой категории условий эксплуатации наибольшая периодичность технического обслуживания принята для легковых автомобилей, затем – автобусов и грузовых автомобилей.

Ремонт подвижного состава автомобильного транспорта предназначен для регламентированного восстановления и поддержания работоспособности автомобилей и прицепов, устранения отказов и неисправностей, возникших в работе или выявленных при техническом обслуживании. Ремонтные работы выполняют как по потребности (после появления соответствующего отказа или неисправности), так и по плану через определенный пробег или время работы подвижного состава.

Существует два вида ремонта: капитальный и текущий. Последний, в свою очередь, делится на средний, малый, и текущее (межремонтное) обслуживание. Капитальный ремонт, как правило, выполняют на специализированных ремонтных предприятиях, текущий – на автотранспортных предприятиях или на станциях технического обслуживания.

Капитальный ремонт включает контрольно-диагностические, сборочные, регулировочные, слесарные, механические, медницкие, жестяницкие, обойные, электротехнические, шинoремонтные, малярные и другие работы. Ремонтные работы могут выполняться по определенным агрегатам узлам, а также по подвижному составу в целом. При капитальном ремонте агрегат полностью разбирают, выявляют дефекты, восстанавливают или заменяют отдельные детали, затем собирают, регулируют и испытывают. Если капитальному ремонту подлежит весь автомобиль, то его тоже полностью разбирают, все детали дефектуют, восстанавливают и заменяют, собирают, а узлы и агрегаты регулируют и испытывают.

Текущим ремонтом считается такой, при котором агрегат разбирается лишь частично, а восстанавливаются и заменяются только те части, срок службы которых равен межремонтному периоду. Текущий ремонт обычно осуществляется без снятия агрегата с фундамента. При этом средний текущий ремонт отличается от малого лишь объемом ремонтных работ. Текущее (межремонтное) обслуживание сводится к повседневному наблюдению за состоянием оборудования и устранению мелких неисправностей [34].

Учет ремонта транспортных средств следует вести по его видам: капитальный и текущий с разделением на средний, малый и межремонтное обслуживание [33].

Разработанная информационная система должна давать возможность ведения базы данных по отделам, видам оказанных слуг, сотрудникам, а также обеспечивать диалоговые средства ввода, редактирования, поиска информации и вывода отчетов.

Входными данными должны быть:

- по заявкам – номер, дата заявки, контрагент, сумма авансового платежа, вид оказываемых услуг;

- по контрагентам – сведения о контрагенте, предоставляемая скидка;

- по отделам – код отдела, наименование;

- по видам работ – наименование работы, работник, выполняемый данный вид ремонта;

Выходными данными должны быть:

- сформированный счет, за оказанный ремонт;

- начисленная заработная плата сотрудников.

2.2 Функциональная модель бизнес-процессов

       для автосервиса

Построение модели информационной системы начинается с описания функционирования системы в целом в виде контекстной диаграммы (рис.2.1).

Рисунок 2.1 – Контекстная диаграмма «Автосервис»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов («Обращения клиентов» и «Оплата услуг»), выходов («Оказанные услуги» и «Полученная прибыль»), управления («Законы о защите прав потребителя» и «Внутренние правила автосервиса») и ресурсов («Запчасти» и «Персонал автосервиса»).

Клиенты – люди, обращающиеся за услугами автосервиса.

Оплата услуг – денежные средства, переводимые на счет автосервиса за оказанные услуги.

Внутренние правила автосервиса – свод прописанных и негласных правил, которому подчиняются все работники автосервиса.

Законы о защите правах потребителя – законы о защите прав потребителя, и те, которые тем или иным образом контролируют качество, оказываемых автосервисом услуг.

Запчасти – основной ресурс для процесса функционирования автосервиса, так как они используются в процессе оказания услуг (ремонта и тюнинга).

Персонал автосервиса – люди, работающие в автосервисе, осуществляющие приём клиентов, оказания услуг (ремонта и тюнинга), управление и др.

Оказанные услуги – услуги, оказанные автосервисом клиентам.