Анализ коммуникации в организации на примере компании "Эльва Моторс"

Введение.

Коммуникации играют важнейшую  роль в процессе управления организацией. В какой бы области не существовала компания, она никогда не будет развиваться на 100% успешно без грамотно построенного и контролируемого обмена информацией. Коммуникации сопровождают каждый этап деятельности любого сотрудника. Это значит, что качество обмена информацией напрямую влияет на эффективность работы и максимально успешную реализацию целей компании.

На сегодняшний день далеко не все компании уделяют такому элементу, как коммуникация, должное внимание. Безусловно, крупнейшие интернациональные  или всероссийские холдинги осознают важность коммуникаций и даже создают  целые отделы, которые занимаются налаживанием грамотной внешней  и внутренней коммуникации. Но  в большинстве более мелких компаний руководители и топ-менеджеры не занимаются серьезным развитием коммуникаций, в силу чего в компании присутствует некий «хаос» среди сотрудников, которые не понимают сложность и важность этой проблемы.  Они ощущают недостаток информации от руководства, не всегда своевременно получают отклик на свои предложения, что порождает невысокую эффективность их работы и результатов компании в целом. Подводя итог вышесказанному, автор отмечает, что данная проблема является достаточно актуальной и требует более тщательного изучения.

Целью курсовой работы является анализ структуры дилерского автоцентра Эльва Моторс и ее связи с существующими актуальными проблемами внутренней коммуникации между сотрудниками.

Для достижения заявленной цели автор работы ставит следующие задачи:

1. Изучить типы организационных структур.
2. Изучить виды коммуникаций и определить их ключевые особенности.
3. Определить взаимосвязь проблем коммуникации со структурой компании и распределением ответственности сотрудников.
4. Предложить возможные методы совершенствования коммуникационного процесса.

Предметом изучения в курсовой работе является организация внутренней коммуникации между сотрудниками автоцентра Эльва Моторс. Объектом же изучения является связь организационной структуры и системы коммуникаций в компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  аспекты коммуникации в организации.

1.1.  Понятие организации

Для изучения процессов коммуникации в организации необходимо, прежде всего, выяснить – что понимается под словом «организация» и какие у нее существуют особенности.

Существует множество  разнообразных определений организации,  каждое из которых отражает определенную сторону ее деятельности. Автор работы остановился на том определении, которое было выбрано для основы дальнейшего изучения как самой  организации, так и коммуникаций в ней.

Организация – это система средств и методов, с помощью которых большое число занятых  сложными задачами  людей связывает себя  с  каждым  другим  лицом  в процессе  сознательного,  систематического   установления   и   последующего достижения взаимно согласованных целей¹. Данное определение подчеркивает, что между людьми, работающими для достижения одних целей, присутствует постоянная взаимосвязь.

Любая организация, независимо от ее размеров и целей, обладает следующими общими элементами²:

1) Организация – это социальная система (т.е. люди в ней объединены в группы);

2) Любая деятельность  сотрудников интегрирована (как  подчеркивалось в определении,  они работают сообща);

3) Действия людей в организации целенаправленны.

Традиционно организации  разделяют на формальные и неформальные³.

______________________

1. Статья «Понятие организации» URL: http://www.finekon.ru/ponjatie%20org.php

2.Статья «Организация  как система» URL:  http://teororgan.ru/teoriya-organizatsii-osobennosti-sotsialnykh-organizatsij/208-organizaciya-kak-sistema-ponyatie-organizacii.html

3. http://studopedia.ru/view_menedjment.php?id=11

1. Формальная организация  - группа людей, созданная по воле руководства для достижения цели организации.

 Главной ее функцией является выполнение конкретных задач и достижение цели организации. Отношения между людьми в такой организации регулируются различными нормативными документами, законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегируемых ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области.

Согласно Мескону,¹ любая формальная организация, кроме наличия нескольких взаимосвязанных целей, обладает общими характеристиками.

• Ресурсы

Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация. Общая цель любой организации – преобразование ресурсов для достижения результатов.

• Зависимость от внешней среды

Ни одна организация не может быть «островом в себе». Организации полностью зависимы от окружающего мира — от внешней  среды, — как в отношении своих  ресурсов, так и в отношении  потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие, более подробно описанные в гл. 4. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.

_______________________ 
1. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента (Management). Издательство: Дело, 1997 г.

• Горизонтальное разделение труда

Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие  специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно.

Классическим образцом горизонтального  разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

• Подразделения

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих  специфические конкретные задания  и добивающихся конкретных специфических  целей. Такие подразделения часто  называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия.

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения  представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

• Вертикальное разделение труда

Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Вертикальное разделение труда отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

• Необходимость управления

Управление является крайне важной деятельностью для организации. Для того чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

2. Неформальная организация - стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для определенных целей (цели).

  Отношение между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов.

В такой организации также  есть свой лидер. Опора неформального лидера – признание его группы. Сфера влияния такого лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Как показывают многочисленные исследования, неформальная организация  играет важную роль в коммуникационном процессе организации и способна влиять на него. В связи с этим управляющий персонал и топ-менеджмент должны уделять такой организации  должное внимание, контролировать ее и направлять ее цели на благо всей организации. В противном случае это может привести к конфликтам в коллективе или распространению  неформальными лидерами ложной информации, что плохо повлияет на результаты работы всего коллектива.

Для автора существование  неформальной группы и ее влияние на коммуникацию играют важное значение, о чем более подробно будет рассказано во второй главе курсовой работы.

1.2. Организационная  структура и ее типы.

Организационная структура  – это форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ¹.

Для выполнения функций подразделения  их должностные лица наделяются определенными  правами на распоряжения ресурсами  и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

Организационную структуру  обычно изображают в виде схемы (органиграммы), отражающей статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Внутри любой организации  существуют различные связи подчиненных. Гольдштейн в своем пособии выделял  следующие:

• Линейные  (административное подчинение);
• Функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения);
• Межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

В зависимости от распределения  обязанностей и ответственности, указанных  выше, традиционно выделяют следующие  типы организационных структур²: 

1) Линейная

В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает

 

_____________________

1. Г.Я. Гольдштейн Основы менеджмента. Конспект лекций. Таганрог: ТРТУ, 1997.

2. Емельянов С. М. Теория  и практика связей с общественностью.  СПб. : Питер, 2006

управление нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности.

Достоинство - простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток - высокие требования к квалификации руководителей.

2) Функциональная

Функциональная организационная  структура реализует тесную связь  административного управления с  осуществлением функционального управления.

3) Линейно-функциональная

При такой структуре линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Иногда такую систему  называют штабной, так как функциональные руководители соответствующего уровня составляют штаб линейного руководителя

4) Матричная

Данная структура создается на базе линейного типа, однако задачи не разделяются по отделам; основной акцент делается на создание условий для выполнения целевой программы.

5) Дивизиональная

Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности или  географически.

6) Множественная

Она объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная.

Согласно приведенной  классификации, в дилерском автоцентре Эльва Моторс существует линейная структура организации. Об этом более подробно будет рассказано во второй части курсовой работы.

1.3.  Коммуникации  в организации и методы их изучения.

Как уже отмечалось автором  работы,  коммуникация является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то речь уже идет о более серьезном коммуникационном процессе¹.

Грамотный руководитель тратит большую часть своего времени на коммуникацию для того, чтобы реализовать собственные роли и цели в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах принятия решений, а также в управлении, планировании, мотивации деятельности подчиненных и контроле над ними. По этой причине можно сделать вывод, что коммуникация является главным связующим процессом управления организацией.