Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)

Для объединения  интересов торговых организаций  на принципах логистики автор  предлагает концепцию организации  закупочных фирм.

Рассмотрим  схему закупок, которая объясняет  преимущества описываемой методики (см. рис. 3.1). При данной схеме три  фирмы, каждая из которых единолично закупает товар по цене 100 у. е. за 10 единиц товара, объединяются в одну компанию, которая размещает заказ на 30 единиц товара и соответственно получает скидку в 60 у. е. Каждая компания экономит по 20 у. е. за 10 единиц товара.

 

Рис. 3.1 - Схема получения преимущества при объединении в закупочную фирму

 

Приведем  алгоритм действий закупочной компании. Компания получает заказ на закупку  товара из фирмы 1. Одновременно с этим заказом к ней поступают заявки на поставку товара от фирм 2 и 3. Компания объединяет все поступившие заказы, размещает объединенный заказ у  производителя и получает скидку на партию нужного товара. После  выполнения заказа товар доставляется во входящие в закупочную компанию фирмы силами производителя или  силами самой закупочной компании. Фирмы, входящие в закупочную компанию, получают минимальные цены и возможность представления конкурентоспособных предложений своим покупателям. Таким образом, увеличивается товарный оборот и прибыль.

Другой  вид закупочной деятельности - это ее аутсортинг. Схема такая же, как и в первом варианте, но здесь закупочная компания сама ищет фирмы, которые будут участвовать в закупке товара. При этом компания, которой закупки передаются на аутсорсинг, осуществляет закупочную политику и отвечает за результаты своей деятельности. Алгоритм действий компаний при аутсорсинге закупок такой же, как и при работе единой закупочной компании (см. рис. 3.2).

 

Рис. 3.2 - Схема работы при аутсорсинге закупок и при создании единой закупочной фирмы

 

Цель закупочной компании - в увеличении закупаемых партий товара путем привлечения новых акционеров и потребителей закупаемой продукции. Заключив контракт на поставку товара, компания также берет на себя ответственность за выкуп определенных объемов продукции в определенный промежуток (чаще всего это год). Объемы равномерно распределяются по месяцам. Таким образом, достигается стабильность в закупках, что поощряется со стороны поставщика в виде дополнительных скидок.

Еще одним  преимуществом закупочной компании в этом случае будут низкие складские  издержки. Компания работает без склада либо имеет склад одного дня. Принцип  действия этого склада таков: на него поступает партия товара одной из фирм-учредителей компании, и происходит перезагрузка продукции без размещения ее на складе (кросс-докинг). Другими  словами, продукция распределяется по другим компаниям в режиме поступления. Все это происходит в течение 30 мин. Продукция не хранится на складе закупочной фирмы, а сразу поступает  в компании-учредители фирмы. Поставка товара может происходить силами производителя. Если такой возможности  нет, то нанимается транспорт, который  развозит товар по соответствующим  адресам. Низкие складские издержки в свою очередь означают низкую цену на товар.

При объединении  в одну закупочную компанию фирмы  получают возможность:

• работать на рынке по конкурентным ценам и делать выгодные предложения;
• получать максимальную прибыль из-за возрастающей разницы между закупочной и продажной ценами;
• для завоевания рынка в своем регионе поставлять покупателям товар по демпинговым ценам;
• увеличивать объем продаж благодаря низким ценам;
• соблюдать принцип «точно в срок» с минимальными затратами;
• сокращать складские издержки: при больших объемах и минимальных складских площадях товары на ответственное хранение можно размещать в закупочной фирме.

Все это  ведет к повышению статуса  компании среди поставщиков.

НТЦ «Орион» имеет возможность провести переговоры о создании закупочной компании с другими компьютерными фирмами Ростова. Расходы на создание закупочной фирмы представлены в таблице 3.1:

 

Таблица 3.1 - Смета создания закупочной фирмы

Вид расходов	Сумма, тыс. руб.
Регистрация фирмы	15
Заработная плата сотрудникам (годовая  из расчета: директор, менеджеры по закупкам – 5 чел.)	352
Аренда, 12 мес.	123
Транспортные расходы, 12 мес.	54
Налоги, 12 мес.	79
ИТОГО:	623

 

Анализ, проведенный автором, показал, что  при оптимизации логистических  процессов инвестиции в создание закупочной фирмы окупятся через  один год работы.

 

3.2 Организация цепей  поставок торговой фирмы

 

С момента рождения компании «Орион» на ростовском компьютерном рынке прошло уже более семнадцати лет, за это время у компании появилось большое количество оптовых покупателей почти во всех городах Южного Федерального Округа. В связи с этим имеет смысл создание в НТЦ «Орион» специализированного дилерского отдела. В связи с этим необходимо открытие дополнительного офиса и склада для работы с компаниями-дилерами, создание службы доставки товара для дилеров фирмы, обособление отдела гарантийного обслуживания.

Система дилерских скидок в зависимости  от объемов ежемесячных закупок  представлена в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2 - Система дилерских скидок

Сумма закупаемой продукции, тыс. руб.	Дилерская скидка, %
100–200	5
200–300	7
300–500	9
свыше 500	12

 

Организационные расходы на создание дилерского отдела отображены в таблице 3.3.

 

Таблица 3.3 - Смета создания закупочной фирмы

Вид расходов	Сумма, тыс. руб.
Заработная плата сотрудникам (годовая  из расчета: директор, менеджеры по закупкам – 3 чел.)	253
Реклама	27
ИТОГО:	280

 

Для оптимизации  закупок в НТЦ «Орион» необходимо создание должности менеджера по логистике, подчиненного непосредственно коммерческому директору предприятия.

Целью работы менеджера по логистике является организация и обеспечение функционирования логистических процессов компании в целом.

Основными задачами менеджера по логистике  являются:

• участие в организации бесперебойности и продуктивности ежедневной работы отдела логистики
• оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций
• оценка и анализ производительности операций по логистике.
• оценка и анализ затрат рабочего времени на выполнение операций
• выработка предложений по оптимизации логистических процессов в компании;
• соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета;
• совершенствование, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности работы отдела.
• анализ, планирование, организация и управление (включая организацию контроля за исполнением) логистическими процессами предприятия.

Функциональные  обязанности менеджера по логистике:

• проектирование и разработка логистических систем.
• разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений (отдела закупок), определение функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.
• разработка форм и методов ведения отчетности.
• контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела закупок.
• координация внутренних и внешних связей компании.
• участие в процессе формирования бюджета на логистику. Анализ затрат на логистику и логистических издержек.
• анализ баланса стоимости и эффективности логистических операций предприятия.
• координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами.
• координация документооборота логистических процессов.
• согласование взаимодействия менеджера по логистике с другими подразделениями (отдел закупок, бухгалтерия) предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими схемами.

Менеджер  по логистике имеет право:

• давать подчиненным ему службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
• требовать от руководителей и сотрудников всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации работы.
• запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
• выступать представителем от имени предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к его компетенции.
• вносить предложения по расстановке и взаимодействию персонала в логистической цепи предприятия.
• проводить совещания (оперативки, летучки, планерки) по обсуждению и решению вопросов, входящих в компетенцию отдела с подчиненными ему службами предприятия.
• подавать предложения по совершенствованию своей работы.

Менеджер  по логистике несет ответственность  за:

• результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.
• невыполнение своих функциональных обязанностей.
• недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий.
• невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководителя.
• непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.
• нарушение внутреннего распорядка предприятия.

В работе менеджер по логистике руководствуется:

• нормативными, методическими и другими руководящими материалами в области транспорта, складского хозяйства;
• стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей, организациями закупок, действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями руководителя, уставом предприятия.

При заработной плате менеджера по логистике  в размере 10–15 тыс. рублей в месяц  его деятельность окупится в течение 6 мес.

 

3.3 Эффективность закупочной  логистики в торговой фирме

 

Для повышения  эффективности закупочной логистике  НТЦ «Орион» предлагается автоматизация логистических процессов.

Рассмотрим конкретные системы  для автоматизации логистической  деятельности торговых предприятий.

Немалую долю рынка автоматизации  торговли, особенно в малых торговых компаниях, заняли системы, созданные  компанией 1С и ее партнерами. Компания 1С известна своими разработками в  области экономического и делового программного обеспечения. Программы  семейства «1С: Предприятие» стоят  в десятках тысяч организаций  России. Многие розничные торговые организации в своей работе используют «1С: Предприятие. Управление торговлей». В данной системе реализуются  следующие логистические функции:

• управление поставками;
• управление складскими запасами;
• планирование продаж и закупок;
• мониторинг и анализ показателей торговой деятельности.

Основные функции подсистемы управления закупками: