Пути обеспечения эффективного взаимодействия организации со всеми субъектами внешней среды

 

Глава 3. Пути обеспечения  эффективного взаимодействия организации  со всеми субъектами внешней среды

3.1 Пути повышения  эффективности анализа внешней  среды на «Витебский хлебозавод »

Для того, чтобы предлагать какие-либо нововведения для повышения эффективности проведения анализа внешней среды на «Витебский хлебозавод » необходимо рассмотреть то, как данный анализ проводится сейчас. Необходимо отметить тот факт, что теперь ни на одном из предприятий, успешно действующем на рынке, не игнорируется влияние воздействия внешней среды, и, следовательно, осуществляется данного рода анализ. Об этом говорит то, что результаты опроса руководителей разных рангов показали, что в целом сегодня руководство осознает важное значение внешней среды и большое влияние ее факторов на экономическое и социальное развитие их предприятий. При этом основное внимание обращается на факторы микросреды организаций, оказывающих прямое непосредственное воздействие. В то же время факторы микросреды, за исключением экономических условий в стране, получают довольно низкую оценку, хотя они могут иметь самое решающее значение для предприятия. В связи с этим можно сделать вывод, что еще не все руководители достаточно четко представляют значение для предприятий ряда факторов внешней среды.

В целом можно  отметить, что на «Витебский хлебозавод» руководители предприятия и структурных подразделений находятся в курсе событий и изменений, происходящих во внешней среде, так как постоянно в своей повседневной деятельности ощущают ее влияние и получают информацию о ней из разных источников. Так, например, основным связующим звеном между организацией и внешней средой (преимущественно компонентами микроокружения) является отдел сбыта и отчасти отдел снабжения, которые изучают потребителей, посредников, конкурентов, транспортные организации, поставщиков, а также находятся в курсе изменений экономических условий в стране (рис. 3.1.).

Рис. 3.1.

Однако анализ внешней  среды не является доминирующей задачей  этих структурных подразделений (аналогично обстоит дело и с другими службами), поэтому информация о факторах внешней  среды у руководителей имеется  в недостаточном объеме, она не всегда достоверна или поступает  к ним несвоевременно. Кроме того, на «Витебский хлебозавод » существует еще один недостаток, так как сбор, анализ и передача данного рода информации в значительной мере осуществляется нецеленаправленно, спонтанно и случайно (за исключением разве что отдела маркетинга, но и он функционирует не столь эффективно как нужно). Поэтому на сегодняшний момент времени информация о внешней среде на «Витебский хлебозавод» в значительной степени разрознена и не дает о ней целостного представления, в результате чего можно заключить, что многие руководители представляют будущий характер внешней среды, полагаясь на интуицию, а некоторые вообще практически не имеют о ней должного представления.

Одной из главных  причин подобного положения дел  на «Витебский хлебозавод » является отсутствие четких методических рекомендаций по комплексному исследованию внешней среды. Кроме того, это обусловлено неудовлетворительным информационным и другими видами взаимодействия между различными подразделениями, недостатком квалифицированных кадров и, прежде всего, специалистов по маркетингу, а также отсутствием или нехваткой необходимых финансовых ресурсов.

По вышеизложенным причинам для повышения эффективности  анализа внешней среды на «Витебский хлебозавод» необходимо использовать следующую методику комплексного исследования данной проблемы, использующую логическую последовательность этапов и процедур, представленных на рис. 3.2.

 

Рис.3.2. Процесс анализа  внешней среды «Витебский хлебозавод ».

На первом этапе  необходимо установить стратегическую цель анализа, в качестве которой  должно быть регулярное и своевременное  предоставление руководителям предприятия  и структурных подразделений  разнообразной информации о внешней  среде для устранения или снижения уровня рисков при принятии управленческих решений, а также при разработке стратегии дальнейшего развития организации. Также конкретные цели могут быть определены и скорректированы  высшим руководством, для решения  какой-либо неотложной проблемы, не забывая  о приоритете стратегической цели и  не отдавая предпочтение одному из объектов анализа.

Затем должна быть разработана программа исследования, в которой определяется необходимая  информация, источники и методы ее сбора и анализа, методы прогнозирования  факторов внешней среды, а также  конкретные исполнители исследований, календарный план и сроки предоставления полученных результатов. При реально  сложившейся ситуации на «Витебский хлебозавод» данного рода анализ должен быть возложен на сотрудников отдела маркетинга, который, по моему мнению, имеет еще значительные внутренние резервы для осуществления этой задачи, в силу недоиспользования своего потенциала. При этом создание новой специализированной структурной единицы для такого предприятия является излишней, и могла быть оправдана только на очень крупных организациях.

Следующим этапом должен быть поиск и сбор информации о  внешней среде для разработки и принятия стратегических решений. При этом необходимо использовать как  можно большее количество источников информации, как внутренних, так  и внешних, в целях получения  более полной и достоверной картины  о внешней среде (рис. 3.3.). Сбор информации о компонентах макро- и микроокружения из внутренних источников следует проводить, как изучая различные документы  и материалы подразделений предприятия, имеющих какие-либо контакты с внешней  средой, так и проводя экспертные опросы их сотрудников. При сборе внешней «вторичной» информации необходимо использовать различные газеты, журналы, официальные издания, справочники, сборники, каталоги, другую печатную рекламу, справочно-правовые системы, электронную сеть Internet.

Для получения исчерпывающей  информации о потребителях, конкурентах  и других субъектах рынка, относящихся  к микросреде предприятия, следует  также собирать «первичную» информацию с помощью методов наблюдения, опросов и экспериментов. Параллельно  со сбором информации о внешней среде  для решения стратегических задач  должен осуществляться мониторинг внешней  среды. Он необходим для предоставления руководству оперативной информации для своевременного принятия управленческих решений уже при появлении  «слабых сигналов» каких-либо изменений  во внешней среде.

Рис. 3.3. Схема сбора  и дальнейшей передачи информации о  внешней среде на «Витебский хлебозавод ».

После сбора информации ее необходимо соответствующим образом  обработать: вначале проверить на достоверность и непротиворечивость, затем систематизировать по отдельным факторам внешней среды так, чтобы ее было удобно анализировать и хранить.

На этапе анализа  собранной информации при помощи методов экстраполяции, структурно-аналитических  и экспертных методов следует  определить состояние внешней среды  и выявить открывающиеся для  предприятия возможности и угрозы.

Вся собранная, обработанная и проанализированная информация должна храниться в базах данных по потребителям, поставщикам, конкурентам и макросреде в целом. Их следует построить таким образом, чтобы можно было предоставить информацию о внешней среде разным пользователям с необходимым для них уровнем детализации. Все базы данных должны быть взаимосвязаны друг с другом и должны обновляться по мере поступления новой информации, в том числе в ходе мониторинга.

Для разработки стратегических планов предприятия и их ежегодной  корректировке необходимо проводить  прогнозирование внешней среды. Заключительным этапом анализа внешней  среды является подготовка и предоставление отчета руководству предприятия  и его подразделениям (рис. 3.2.). Они  должны содержать основные выводы и  результаты исследований, а также  рекомендации по использованию новых  возможностей во внешней среде или  устранению (сокращению до минимума) угроз  для предприятия.

Таким образом, именно отдел маркетинга должен проводить  комплексное исследование внешней  среды. При создании этого направления  работы целесообразно объединить усилия отдела маркетинга с другими подразделениями, занимающимися изучением отдельных  аспектов внешней среды. Поэтому  необходимо разделить между этими  подразделениями полномочия и ответственность  в системе исследования внешней  среды предприятия, а также наладить информационное взаимодействие таким  образом, чтобы не происходило дублирование работ и, в то же время, не возникали  информационные пробелы по каким-либо направлениям. Это, прежде всего, касается взаимодействия специализированного  подразделения с юридическим  и финансово-экономическим отделами. Со снабженческими и сбытовыми подразделениями  должен быть налажен свободный обмен  информацией. А отдел маркетинга должен не только собирать информацию от подразделений, но и координировать и направлять их усилия на более  активный сбор информации о внешней  среде. Для этого необходимо разработать  и предоставить методические рекомендации работникам предприятия о том, какую, где и от кого следует собирать информацию. Деятельность по исследованию внешней среды должна осуществляться при активной поддержке высшего  руководства. Оно должно предоставлять  отделу маркетинга открытый доступ к  информационным ресурсам предприятия, в том числе конфиденциальным, а также самим снабжать его  информацией, полученной по своим каналам.

Для решения разовых, нетипичных задач по сбору и анализу  информации о внешней среде (в  том числе при первоначальной организации исследований и для  формирования базы данных), а также  при разработке прогнозов кроме  постоянно действующих специалистов отдела маркетинга им могут оказать большую помощь специально созданные временные проблемные группы. Они должны работать в тесном контакте с отделом маркетинга, от которого должны получать необходимую методическую помощь и информацию.

Организация исследования внешней среды на комплексной  и регулярной основе требует также  соответствующего финансового обеспечения. При этом все затраты на проведение анализа следует рассматривать  как инвестиции в информацию, способствующую выработке оптимальных стратегических решений, а также своевременному устранению опасностей и использованию  возможностей, выгоды от которых могут  иметь долговременный характер. Поэтому  необоснованное сокращение финансовых ресурсов на этот вид деятельности может отрицательно сказаться на качестве стратегических и оперативных  управленческих решений.

 

Заключение

В завершении вышерассмотренной  темы хочется отметить следующие  моменты, которые определяют высокую  степень значимости этой проблемы. На сегодняшний день внешняя среда  имеет важное значение для всех без исключения организаций. В целях выживания и развития в условиях чрезвычайно динамичной и неопределенной внешней среды организациям необходимо приспосабливаться к изменениям, а также самим активно формировать свое будущее. Поэтому определяющее значение в рыночных условиях играет стратегическое управление, информационной основой которого является анализ макро- и микроокружения организации.

Сегодня практически  все основные функциональные подразделения  промышленных предприятий имеют  определенное представление о внешней  среде. Однако процедуры сбора, анализа  и передачи информации о ней осуществляется в большинстве случаев нецеленаправленно, спонтанно и случайно, поэтому  она не дает целостного представления  о внешней среде и ее влиянии  на результаты деятельности предприятия.

В силу вышесказанного можно сделать вывод, что единственно  правильным вариантом поведения  современного предприятия для достижения эффективного долгосрочного функционирования и успешного развития является уделение повышенного внимания осуществлению анализа внешней среды. А для этого необходима разработка и осуществление комплексного анализа с учетом индивидуальных особенностей предприятия при соответствующим кадровом, финансовым и техническом обеспечении. Только при этом условии можно рассчитывать на эффективность принимаемых стратегических и оперативных управленческих решений.

 

                                                                                                                              Библиографический список

1.                Басовский Л.Е. Менеджмент. М., 2000 г. – 150 с.

2.                Виханский О. С., «Стратегическое управление». М.: «ЭКОНОМИСТЪ», 2008 г. – 75 с.

3.                Виханский О. С., А. И. Наумов. «Менеджмент». М.: «ЭКОНОМИСТЪ», 2007г. –15 с.

4.                Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.,2001 г. – 85с.

5.                Вестник управления ценообразования и сметного нормирования в строительстве. – М.: Выпуски I и II за 2008 г. – 654 с.

6.                Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник, 2-е изд. – М.: Банки и биржи. ЮНИТИ, 1995. – 472 с.

7.                Забелин П.В., Анискин Ю.П. Стратегический маркетинг как основа программы преодоления кризисной ситуации на фирме // Маркетинг. – 2005. - №6 – С. 56-63.

8.                Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. / Общ. ред. и вступ. ст. Паньковой Е.М. – М.: Прогресс, 1990. – 736 с.

9.                Мордовин С. К. «Модульная программа для менеджеров». М.: «ИНФРА-М», 2008 г. – Модуль 16: «Управление человеческими ресурсами».

10.           Мардас А. Н., «Организационный менеджмент». СПб.: «Питер», 2010 г.

11.           Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1998

12.           www.marketing.spb.ru