Управление персоналом как элемент системы наук о труде и персонале

^{Среди основных функций  коммуникаций наиболее существенны следующие:}

^{· побудительная - убеждение, внушение, приказ, просьба;}

^{· информативная - передача истинных или ложных сведений;}

^{· экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний;}

^{· фактическая - устремление и поддержание возможности коммуникативного контакта.}

^{Для осуществления процесса коммуникации необходимы и достаточны четыре основных элемента:}

^{· отправитель информации;}

^{· сообщение - собственно информация;}

^{· канал - средство передачи информации;}

^{· получатель информации.}

^{Этапы обмена информацией показаны на рисунке. Эффективными можно считать коммуникационные процессы, в которых обе стороны (отправитель и получатель информации) поняли и разделили исходную идею или сообщение, что подтвердилось реакцией получателя (т. е. наличием обратной связи).}

^{Коммуникационный  процесс удобно разбить  на пять логических этапов. На всех этапах коммуникационного  процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации. В теории передачи информации их называют шумами. Это могут быть языковые различия восприятия (вербальные и невербальные); семантические - различное толкование одних и тех же символов получателем и отправителем; культурные различия и т. д.}

^{Предлагается  следующая классификация  информации:}

^{· по объекту – показатели качества товара, социального развития коллектива, параметры инфраструктуры рынка и т. д.;}

^{· по принадлежности к подсистеме менеджмента - информация по экономике менеджмента, внешней среде, персоналу и т. д.;}

^{· по форме передачи – вербальная, невербальная;}

^{· по изменчивости во времени – условно-постоянная, условно-переменная;}

^{· по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная, т. д.;}

^{· по режиму передачи – в нерегламентируемое время, по запросу, принудительно в назначенные сроки;}

^{· по назначению – экономическая, техническая, организационная;}

^{· по стадии жизненного цикла объекта;}

^{· по отношению объекта управления к субъекту.}

7. Коммуникационные мотивы и виды коммуникации

^{Люди  общаются друг с другом в организациях по разным причинам. Мотивы коммуникации могут быть рассмотрены с разных точек зрения:}

^{· организационной;}

^{· групповой;}

^{· индивидуальной.}

^{Коммуникации  с организационной  точки зрения.}

^{Одна  из мотивирующих причин взаимодействия в  организации –  это стремление к  достижению целей.}

^{Информационные  потоки в организации классифицируются следующим образом:}

^{· “сверху вниз”;}

^{· “снизу вверх”;}

^{· горизонтальные;}

^{· внешние.}

^{Коммуникации  “сверху вниз” – главная мотивирующая причина таких коммуникаций состоит в необходимости управлять поведением и направлять работников, стоящих на более низких уровнях.}

^{Катц  и Кан определили пять типов коммуникаций “сверху вниз”:}

^{· рабочая (должностная) инструкция; директива о том, что и как должно быть сделано;}

^{· обоснование работы; информация, направленная на понимание задания и его взаимосвязь с другими заданиями;}

^{· процедуры и практика; информация о регулировании, политике и вознаграждениях;}

^{· обратная связь; информация о том, насколько хорошо индивидуум, группа или организация справляются со своими обязанностями;}

^{· постановка целей; информация идеологического характера для лучшего понимания миссии.}

^{Многие  сообщения “сверху  вниз” проходят через  несколько иерархических  слоев. При прохождении  через каждый из них  происходят две вещи: содержание сообщения  становится более  специфическим и оно может быть искажено.}

^{Коммуникации  “снизу вверх” являются лучшим механизмом обратной связи, позволяющим верхним слоям оценить эффективность коммуникации “сверху вниз” и функционирование организации в целом.}

^{Важное  значение придается  горизонтальным коммуникациям. С организационной точки зрения мотивы такой коммуникации относятся к выполнению задач. Эти коммуникации предоставляют возможность для координирования действий, что особенно необходимо сотрудникам, тесно взаимодействующим друг с другом.}

^{Внешние коммуникации необходимы организации для нормального функционирования, поскольку она должна поставлять во внешний мир информацию о себе и получать извне информацию о возможностях рынка, потребительском спросе, ресурсах и т. д.}

^{Коммуникации  с точки зрения группы.}

^{Как уже отмечалось, с  организационной  точки зрения основным стимулом коммуникационных процессов является стремление персонала  к выполнению поставленных задач. С групповой  точки зрения основным мотивом будет  – достижение групповых  целей. Цели организации и группы могут совпадать, частично совпадать или вообще конфликтовать. Группа достигает своих целей, оказывая влияние на своих членов, вынуждая их вести себя определенным образом.}

^{Когда член группы демонстрирует  отклоняющееся поведение, напряженность в процессе коммуникации между ним и остальными членами группы возрастает. Группа пытается заставить его изменить свое поведение. Если индивидуум подчинится, может последовать словесное поощрение. В случае же, когда он будет упорствовать, реакция группы может быть карательной. Если и после этого индивидуум не смирится, то он будет изгнан из группы, так что все виды коммуникаций, кроме имеющих непосредственное отношение к работе, будут прекращены.}

^{Коммуникации  с индивидуальной точки зрения.}

^{То, что группа может использовать коммуникации как поощрение для индивидуума, и, наоборот, наказать его лишением этой возможности, говорит о том, что коммуникации представляют определенную ценность для индивидуума. Таким образом, кроме организационных и групповых, возникают еще и личностные мотивы коммуникации. Из этих мотивов выделяют следующие: оказание влияния на других людей, снижение неопределенности (внесение ясности), обратная связь и т. д.}

8. Проблемы повышения эффективности процесса коммуникации

^{Рассматривая  коммуникационные процессы и проблемы повышения их эффективности в системе управления персоналом, необходимо учитывать, что возможно сознательное искажение информации, что происходит, например, если какой-нибудь руководитель не согласен с сообщением. В этом случае он может модифицировать сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Подобные проблемы могут возникнуть при фильтрации в межуровневых коммуникациях. Искажение информации может наступить и вследствие информационных перегрузок.}

^{Два фактора – уникальность каждого человека и способность выборочного восприятия - лежат в основе всех трудностей коммуникации, а усложняется процесс выбором средства коммуникации и внешними помехами.}

^{Исследования  показывают, что около 50 % всей передаваемой информации воспринимается неправильно. Это может возникнуть по следующим причинам: информация не достигла цели (не получена), информация была искажена отправителем или передающим и информация была неправильно воспринята.}

^{Отправители сообщений могут  увеличить искажение и препятствия к получению сообщения:}

^{· использованием языковых средств, которые получатель не может понять;}

^{· использованием языковых средств, провоцирующих эмоциональный ответ, который мешает передаче сообщений;}

^{· неуверенностью в том, что они хотят сказать;}

^{· тем, что плохо выражают свои мысли;}

^{· возможным несоответствием содержания сообщения и формой его передачи (интонацией, невербальными сигналами);}

^{· выбором неподходящего средства передачи информации;}

^{· чрезмерной длительностью сообщения или излишней информационной насыщенностью.}

^{Получатель  может создать  препятствия в  коммуникации в результате:}

^{· фильтрации информации, которая ему не нравится, либо он не понимает ее или она его беспокоит;}

^{· искажения сообщения по разным причинам: несимпатичен говорящий, различия в классовой принадлежности, образовании, предвзятость;}

^{· усталости, мешающей воспринимать связь, когда невозможно усвоение информации.}

^{Перечисленные выше трудности не исчерпывают всех причин возникновения  коммуникативного барьера. Но такие барьеры в коммуникации можно преодолеть. Причем менеджерам необходимо знать и соблюдать ряд правил, которые способствуют гладкому протеканию процесса коммуникации.}

^{Отправитель информации должен придерживаться следующих рекомендаций при передаче информации:}

^{· цель. У участников коммуникации должны быть четкие цели. Чем больше они знают, о чем хотят сообщить, тем легче другим будет понять это;}

^{· подготовка. Необходимо продумать и проанализировать информацию, которую отправитель собирается сообщить, это повысит вероятность взаимопонимания при коммуникации;}

^{· оформление. Важно рассмотреть общее оформление процесса коммуникации: следует ли передавать сообщение в устной, письменной форме, публично или конфиденциально, за письменным столом или в неформальной обстановке;}

^{· помощь и советы. Надлежит определится, с кем следует посоветоваться перед тем, как начать процесс коммуникации, узнать мнение других людей по этому вопросу;}

^{· тон. При передаче сообщения важно правильно выбрать интонации, фразеологию, скорость, языковые средства;}

^{· предвидение. Необходимо предвидеть реакцию получателей сообщения;}

^{· обратная связь. Следует установить обратную связь, чтобы было ясно, прошел ли процесс коммуникации успешно, достигла ли информация цели;}

^{· поведение. Поведение должно поддерживать коммуникацию;}

^{· слушание. Способность выслушать является важной частью процесса коммуникации. Это дает возможность менеджеру делиться опытом с теми, с кем он общается, демонстрирует желание понять других людей;}

^{· стиль. Стиль передачи сообщения должен соответствовать целям коммуникации;}

^{· средства. Отправителю необходимо тщательно продумать средство передачи информации, взвесив достоинства и недостатки каждого из них. Некоторые средства могут при этом использоваться как вспомогательные, например, визуальные средства могут сопровождать устную коммуникацию.}

^{Процесс общения является двусторонним, поэтому  и отправитель, и  получатель сообщения  должны предпринять  некоторые конструктивные шаги по совершенствованию  процесса коммуникации:}

^{· необходимо осознавать свои собственные предубеждения и предрассудки, которые могут вызвать помехи и постараться нейтрализовать их влияние на процесс коммуникации;}

^{· уделять пристальное внимание сообщению;}

^{· использовать невербальные сигналы, чтобы показать свое отношение к информации;}

^{· реагировать на сообщение спокойно, избегая проявления эмоций;}

^{· поддерживать обратную связь, чтобы уточнить значение сообщения и показать, что оно понято.}

9. Коммуникации в процессе управления

^{Сегодня коммуникации имеют  огромное значение. Технократический менеджмент прошлого стремился сохранить свои корпоративные цели, миссии, планы в строжайшем секрете. Сейчас, напротив, мы видим, как открытость, особенно на Западе, становится чрезмерной. Коммуникации приобрели для делового развития значение в силу двух причин:}

^{· лидеры получают информацию посредством общения со своим окружением и внутри своих организаций. Достаточно часто пути эффективного делового развития могут быть найдены внутри самой организации;}

^{· коммуникации представляют собой, пожалуй, наиболее действенный инструмент достижения высокой эффективности разрабатываемой стратегии.}

^{Исследователи определили, что руководитель тратит от 50 до 90 % своего времени на коммуникации, поэтому коммуникационный процесс часто  называют "связующим  процессом", так как он присутствует во всех видах управленческой деятельности.}