Эффективное делегирование полномочий

Содержание

 

1. Сущность делегирования полномочий……………………..…………….3
2. Основные принципы делегирования……………………………………..6
3. Эффективное делегирование полномочий……………………………...10

Список используемой литературы……………………………………….……..17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность делегирования полномочий

 

Под делегированием в общем смысле понимается передача подчиненным задачи или деятельности из сферы действий руководителя. С точки зрения организации бизнеса это ориентация на то, как максимально эффективно достигать реализации поставленных целей, используя человеческие ресурсы (рис. 1).

Разгрузить вышестоящих  руководителей, освободить их от текучки  и создать наилучшие условия  для решения стратегических и  перспективных задач управления.

Повысить дееспособность нижестоящих звеньев.

Активизировать «человеческий  фактор», увеличить вовлеченность  и заинтересованность работников.

 

Рис. 1 Цели делегирования.

Процесс делегирования полномочий состоит из следующих этапов:

I этап - поручение работникам  индивидуальных конкретных заданий.

II этап - предоставление соответствующих  полномочий и ресурсов подчиненным.

III этап - формулирование  обязательств подчиненных выполнить  порученные им задания.

Метод делегирования полномочий формирует организационный диапазон исполнения управленческих решений, вывода руководителя из узкого, тесного коридора поручения заданий на широкую  дорогу в поисках надежных попутчиков. Можно представить, от чего должен уходить руководитель и к чему он должен стремиться, чтобы расширить организационный диапазон исполнения (см. таблицу 1).

Переходя к методу делегирования  полномочий, руководитель не только определяет сроки исполнения, качество и объемы работы, но и конечные результаты, наделяя работников ответственностью за полную реализацию управленческого решения. Они договариваются о том, как оформить и представить результаты, а также о том, как эти результаты будут вознаграждаться. Работнику предоставляется право на риск, а значит, и право на ошибку, т.е. право самому выбирать наилучший способ достижения результата.

Преимущества метода делегирования  полномочий

Таблица 1.

Узкие организационные  рамки руководителя	Широкие организационные  рамки руководителя
1. Выдача заданий в пределах обязанностей работников	1. Выдача заданий в расширенных пределах обязанностей
2. Повседневная передача  поручений	2. Разовая передача поручений
3. Принятие мелких управленческих решений на ходу	3. Право работников на свободу маневра
4. Передача дополнительных разъяснений	4. Отладка постоянной «обратной связи» с работниками
5. Дополнение уже принятых  решений новыми	5. Право работников решать  на месте.
6. Торможение тех решений,  которые перестали исполняться	6. Самоувязка управленческих решений в новые звенья
7. Принятие на себя  ролей приказчика, распорядителя, «погонялы», надсмотрщика	7. Принятие на себя  ролей советчика, консультанта, арбитра,  наблюдателя
8. Организационная среда  наполнена некачественными решениями  и перегружена управленческими  циклами	8. Организационная среда  наполняется теми решениями, которые  работают на самореализацию управленческих  циклов

продолжение Таблицы 1

9. Руководитель «ворочает  камни», которые подрывают проявление творческих возможностей	9. Руководитель "разбрасывает" зерна-которые расширяют поле его творческих возможностей
10. Личностный ресурс руководителя  «затаптывается"	10. Личностный ресурс руководителя  возрастает

 

Отношения собственности  оказывают значительное влияние  на полномочия и власть менеджера, а  также на систему управления предприятия. Каждое предприятие имеет в своей  собственности, хозяйственном ведении  или оперативном управлении обособленное имущество, которое обеспечивает материально-техническую  возможность функционирования предприятия. Право хозяйственного ведения - это  право предприятия владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом собственника в пределах, установленных законом  или иными правовыми актами. Право  оперативного управления - это право  предприятия владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом собственника в пределах, установленным законом, в соответствии с целями его деятельности, заданиями  собственника и назначением имущества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные принципы делегирования

 

После того, как выбрали делегата, нужно приступать к непосредственному процессу передачи полномочий. Для большей эффективности нужно соблюдать следующие основные правила делегирования.

Первое правило заключается  в том, что начинать нужно с  указания конечного результата. Понимание  сотрудником того, ради чего он будет  трудиться, зарядит его энтузиазмом  и желанием действовать максимально  эффективно. Постарайтесь гармонично объединить цели компании с потребностями  данного конкретного сотрудника. Так вы сможете добиться хорошего результата.

Второе правило заключается  в четком определении рамок, в  которых будет действовать ваш  коллега. Зачастую очень много проблем  происходит как раз из-за того, что  сотрудник и руководитель не согласовали  процедуру выполнения задания, границы  ответственности, сроки выполнения и график реализации проекта.

Существует 5 основных уровней, в которых подчиненный может  проявлять инициативу в той или  иной степени:

Первый уровень работает по принципу «ждите указаний». Сотруднику предоставляется минимум творческих возможностей для выполнения задания. В таком формате делегирования  нет необходимости контролировать сроки и объемы выполнения работы.

Второй уровень подразумевает, что работникам дают некоторую свободу  выбора временных рамок для достижения результата, но их действия при этом жестко контролируются руководством. Есть возможность обсуждать с  менеджером варианты выполнения задания, но конечное решение принимает руководитель.

Третий уровень подразумевает  принцип «получите рекомендации, и за работу». Исполнителям предоставлена  определенная свобода выбора сроков и методов выполнения задания.

Четвертый уровень дает возможность  сотрудникам самим решить, как  реализовывать тот или иной проект, но при этом обязательным условия  является стабильная отчетность о своих  действиях руководителю, чтобы он мог убедиться в правильности выбранного направления.

Пятый уровень подразумевает  полную свободу действий, которая  ограничивается лишь плановым контролем  со стороны менеджера. Данный вид  передачи полномочий позволяет работнику  максимально реализовать свой творческий потенциал.

Каждый менеджер должен иметь  ясное представление, в каком  формате он собирается делегировать задачи подчиненным.

Третье правило передачи полномочий гласит, что, для эффективного выполнения поставленных задач необходимо обсудить все вопросы непосредственно  с работником. Пусть он сам скажет, в какие сроки он готов уложиться  и какие он видит пути достижения поставленной цели. При таком подходе  не стоит навязывать человеку уже  якобы принятый вариант реализации проекта. Общение должно проходить  в формате сотрудничества, а не управления и подчинения.

Доверительный климат между  менеджером и работником может сыграть  на руку всем, поскольку в процессе общения могут «вылезти» интересные варианты решения тех или иных задач. При этом нужно все же предоставлять  некоторую самостоятельность сотруднику. Если работник постоянно «дергает»  начальника по мелким вопросам, теряется весь смысл делегирования.

Четвертое правило делегирования  полномочий заключается в передаче прав сотрудникам без риска злоупотребления  служебным положением.

Пятый принцип делегирования  гласит, что лучше всего поручать выполнение задание сотрудникам  низшего эшелона с оглядкой на возможность выполнения такового. Из-за того, что менеджеры видят проблему широко, не вникая в детали, может быть потрачена уйма времени на сбор дополнительной уточняющей информации. В то же время нижестоящие сотрудники, непосредственно связанные с тем или иным явлением, могут предложить гораздо более эффективные варианты решения поставленных задач.

Шестое правило делегирования  заключается во всевозможном оказании поддержки исполнителям со стороны  линейного руководителя. Работник, на которого возложили новые для  него обязанности, будучи уверенным, что  его не бросили с проблемой  один на один, будет выполнять свои обязанности гораздо эффективней (рис. 2).

Рис. 2 Эффективное делегирование полномочий

Следуя седьмому принципу, вам следует четко озвучить всем коллегам, кому и какие полномочия вы передаете. Если вы заметите хоть какие-либо признаки нежелания подчиняться  новому временному руководителю или проявления моббинга, повторите свое распоряжение еще раз, чтобы это осознали все единогласно.

Исходя из восьмого принципа, руководитель должен делегировать свои полномочия постепенно. Кроме того, не нужно отдавать подчиненным только неинтересную рутинную работу. Делитесь и теми заданиями, которые требуют творческого подхода. Если ваши подчиненные поймут, что вы отдаете им только «черновую» работу, они потеряют всякий интерес к ней, и упадет продуктивность их труда.

Девятое правило заключается  в том, чтобы пресекать любые  попытки возврата полномочий. Ваши подчиненные должны свыкнуться с  мыслью, что необходимо уметь решать задачи оперативно и без участия  руководителя. Вам следует понять, что команда должна состоять из профессиональных исполнителей, а не из «слепых котят». Настойчиво и искренне разъясняйте, почему вы даете то или иное задание, предоставляя работникам поле для проявления собственной инициативы. Объясните  тем, кто хочет ускользнуть от работы, что задания нужны для  повышения квалификации самого работника.

Последнее правило основывается на том, чтобы качественно мотивировать сотрудника на достижение конечного  результата. Независимо от того, как  вы собираетесь вознаградить работника (материально или морально), скажите  о том, какой вклад он внесет в  развитие общего бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Эффективное делегирование полномочий

 

Современные руководители все  чаще сталкиваются с проблемой нехватки времени. Все это происходит потому, что им приходится самостоятельно решать большинство рабочих задач в  организации. Однако, есть  действительно результативный способ расставить все на свои места. Это - эффективное делегирование полномочий.

Эффективное делегирование  полномочий заключается в том, чтобы директор смог дать служащим свободу принятия решений определенных вопросов. Каковы же цели делегирования? Во-первых, это освободить директора от решения тактических задач и переключить его на выработку и реализацию стратегии компании. Во-вторых, делегирование позволяет увеличить работоспособность работников компании. В-третьих, в результате грамотной передачи полномочий повышается вовлеченность сотрудников в работу. Таким образом создаются необходимые условия для повышения квалификации работников, которые смогут на практике научиться выполнять новую для них работу (рис. 3).

Рис. 3 Основные стадии делегирования

Что делегируется при передаче полномочий? Как правило, это отдельные  виды работы, проекты, тактические решения  и т.д. Однако, специалисты рекомендуют не делегировать определение целей, оценку эффективности работы, рискованные решения, инновации и т.д.

Эффективное делегирование  полномочий помогает сотруднику найти  действительно творческое решение  поставленной задачи. Ему будет интереснее работать над своим проектом, нести  за него ответственность, что способно значительно повысить результаты труда.