Анализ существующей организационной структуры управления Иркутского филиала ОАО «Ростелеком»

ОАО "Ростелеком" намеревается продолжать расширять спектр предоставляемых им услуг для удовлетворения растущих потребностей конечных пользователей, в частности - крупных коммерческих организаций, на долю которых приходится существенная часть доходов и в борьбе за которых ОАО "Ростелеком" сталкивается с наиболее жесткой конкуренцией. В частности, ОАО "Ростелеком" планирует расширить объем предоставляемых услуг добавленной стоимости, в том числе, факсимильной передачи данных, пейджинга, электронной почты, мультимедийных услуг, доступа к сети "Интернет", IP-телефонии.

Маркетинговая стратегия ОАО "Ростелеком" нацелена на сохранение и укрепление его положения ведущего оператора международной и междугородной связи в России, в том числе на:

-поддержание  и увеличение числа абонентов  на существующих рынках;

-разработку  более гибкой ценовой политики  для максимизации доходов и  стимулирования роста трафика;

-более  полную информированность клиентов  о предоставляемых им услугах.

Для достижения поставленных ОАО «Ростелеком» задач филиал должен работать по следующим направлениям:

-проведение  анализа рынка с целью выявления  и сегментирования базы коммерческих  клиентов;

-осуществление  программы контроля за качеством обслуживания;

-в бюджете  филиала должны выделяться дополнительные  средства на проведение рекламной  кампании в целях стимулирования  услуг международной и междугородной  связи.

Таким образом, отдел маркетинга должен обладать более высоким статусом и полномочиями, должен быть самостоятельным структурным подразделением филиала и подчиняться заместителю директора филиала по маркетингу (начальнику отдела маркетинга).

Деятельность отдела по маркетингу должна быть направлена на решение следующих задач:

-разработка  краткосрочной и среднесрочной  стратегии маркетинга (долгосрочная  стратегия определяется ОАО «Ростелеком»);

-исследование  факторов, определяющих структуру  и динамику потребительского спроса на услуги ОАО, конъюнктуру рынка;

-изучение  спроса на услуги АО и разработка долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных прогнозов потребности в выпускаемой продукции;

-исследование  потребительских свойств предоставляемых услуг предъявляемых к ним потребителями требований;

-своевременная  подготовка и заключение договоров  на оказание услуг АО;

-обеспечение  выполнения планов оказания услуг  в соответствии с заключенными  договорами;

-ориентация  разработчиков и производства  на выполнение требований потребителей  к предлагаемым услугам;

-разработка  программы маркетинга, организация  рекламы и стимулирование сбыта;

-контроль за оказанием услуг связи структурными единицами.

Для реализации этих задач отдел должен выполнять следующие функции:

-анализ  и прогнозирование основных конъюнктурообразующих факторов потенциальных рынков сбыта услуг АО: коммерческо-экономических, включая экономическую ситуацию в стране и финансовое состояние потенциальных покупателей, реальный платежеспособный спрос на услуги связи и соотношение спроса и предложения на конкретные виды услуг; наличия новых рынков сбыта и новых потребителей оказываемых предприятием услуг;

-исследование  потребительских свойств оказываемых  услуг и сбор информации об  удовлетворенности ими покупателей. Анализ соответствия объема оказываемых услуг АО потребностям потребителей в планируемом периоде (один год, пять лет);

-подготовка  предложений по привлечению сторонних  специализированных организаций по решению проблем маркетинга, изучения спроса на услуги, рекламы;

-изучение  спроса на услуги связи на  основе сбора заявок о потребности  в разрабатываемых и предлагаемых  услугах;

-выявление  системы взаимосвязей между различными  факторами, влияющими на состояние  рынка и объем продаж;

-разработка  на основе изучения конъюнктуры  и емкости рынка прогнозов  по платежеспособному спросу  на новые и уже предлагаемые  услуги связи;

-разработка  краткосрочной (1—2 года), среднесрочной (до 5 лет) и долгосрочной (до 10—15 лет) региональной стратегии маркетинга с учетом потребностей эксплуатации линий, емкости рынка, меняющегося платежеспособного спроса, проникновения на новые рынки сбыта, конкуренции;

-расчет  емкости рынка услуг связи  АО в регионе;

-координация  и согласование действий всех  функциональных отделов в выработке  единой коммерческой политики, общей  стратегии и концепции развития  филиала;

-сбор, систематизация  и анализ всей коммерческо-экономической  и маркетинговой информации по  конъюнктуре потенциальных рынков  сбыта услуг АО. Создание информационно-статистического  банка данных по маркетингу; 

-исследование  структуры, состава и организации  работы сбытовой сети, обслуживающей данный рынок;

-организация  обратной связи с потребителями. Изучение мнения потребителей и их предложений по улучшению оказываемых услуг, привлечение для этого внештатных сотрудников. Разработка по результатам изучения мнения потребителей и анализа рекламаций, предложений по повышению технического уровня и качества услуг;

-участие  в рассмотрении и удовлетворении  претензий и рекламаций, поступивших  от потребителей, на предоставленные  услуги и осуществление контроля за их полным удовлетворением в установленные сроки;

-посещения  работниками службы маркетинга  потребителей. Осуществление непосредственных контактов с потребителями услуг. Прием представителей по вопросам предоставления услуг и расчетов с ними;

-анализ  мотивов определенного отношения  потребителей к предлагаемой им услугам;

-разработка  стратегии рекламы по каждому  виду услуг и плана проведения рекламных мероприятий;

-определение  возможностей региональных рекламных  агентств и разработка предложений  по привлечению их к рекламе услуг филиала;

-организация  участия филиала в региональных  отраслевых конференциях;

-оценка  эффективности работы операторов  связи;

-анализ  состояния реализации услуг АО, выявление видов услуг, не имеющих  достаточного сбыта, определение причин этого;

-формирование  новых потребителей в целях  расширения рынка;

-разработка  предложений по созданию принципиально  новых видов услуг;

-участие  совместно с финансовым отделом, службой эксплуатации в определении  себестоимости услуг и разработке  мероприятий по снижению себестоимости, выявление возможного экономического  эффекта у потребителей и суммы  прибыли предприятия от продажи новых и уже оказываемых услуг;

-разработка  предложений по организации программы  маркетинга на один-два года  в целях обеспечения потребителей  услугами связи в необходимые сроки и в достаточном количестве;

-обеспечение  успешной коммерческой деятельности  АО по сбыту услуг связи;

-подготовка  и заключение договоров с потребителям на оказание услуг связи;

-составление  годовых, квартальных и месячных  планов предоставления услуг  в соответствии с заключенными  договорами;

-проведение  мероприятий по ликвидации необоснованных  расходов по сбыту услуг;

-составление  заявок на необходимые материалы  для осуществления функций сбыта;

-подготовка  материалов для заявления претензий  и исков к другим предприятиям  и организациям, физическим лицам  по вопросам сбыта;

-подготовка  справок об оказанных услугах.

Для эффективной работы отдела маркетинга требуется определение места отдела в общей организационной структуре и  разработка взаимосвязей отдела с другими отделами филиала. Это показано в таблице 3.1.

 

 

 

 

Таблица 3.1 – Взаимосвязи отдела маркетинга с другими отделами филиала

Получает	Выдает
Отдел главного инженера
Технические условия и вновь разрабатываемые виды услуг связи на согласование Утвержденные технические задания Сведения о снятии с обслуживания линий связи Технические  характеристики  описания преимуществ, результаты испытаний, другие данные о новых линиях, необходимые для организации их рекламы Комплекты технической документации (по мере необходимости) Изменения, вносимые в план оказания услуг	Согласованные технические условия на вновь разрабатываемые виды услуг Предложения и рекомендации по созданию и производству новых видов услуг, улучшению характеристик оказываемых услуг
Инженер по охране труда и технике безопасности
Предписания и указания по устранению нарушений норм и правил по охране труда, техники безопасности и производственной санитарии Требования о проведении в случае необходимости технической экспертизы и заключений о состоянии оборудования, оснастки, транспортных средств, их степени безопасности и безвредности технологических процессов Графики комплексных обследований состояния охраны труда подразделений объектов повышенной опасности Нормативную литературу по вопросам охраны труда	Отчеты о выполнении предписаний и указаний, приказов и распоряжений вышестоящих органов и других контролирующих органов по вопросам охраны труда и техники безопасности и устранению нарушений правил и норм охраны труда Отчеты о выполнении комплексного плана по улучшению условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий
Получает	Выдает
Экономический отдел
Планируемый объем предоставляемых услуг связи для заключения договоров с  заказчиками Плановые хозрасчетные показатели отдела Утвержденные цены на оказываемые услуги Проект цен на новые виды услуг Утвержденные нормы выработки (времени обслуживания), расценки, штатное расписание, положения о премировании	Отчеты по основным хозрасчетным показателям Сведения об оказанных потребителям услугах Сумма не предоставленных услуг по договорам за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала квартала (года) Предложения по изменению цен исходя из конъюнктуры рынка и состояния спроса на данный вид услуг Предложения по совершенствованию организации о нормирования труда, систем оплаты труда и материального стимулирования Предложения по проектам штатных расписаний
Отдел материально-технического снабжения
Лимитно-заборные карты на получение материалов График завоза материалов на предприятие	Заявки на все необходимые материалы с указанием срока их завоза
Отдел кадров
Годовые и перспективные потребности в кадрах Рекомендации по подбору, расстановке и воспитанию кадров Планы подготовки и повышения квалификации рабочих, специалистов и служащих	Отчетность по вопросам движения, подбора, расстановки и воспитания кадров Резерв на выдвижение на руководящие должности Заявки на потребность в кадрах Табели времени и другие документы учета рабочего времени Заявки на повышение квалификации рабочих, специалистов и служащих
Получает	Выдает
Бухгалтерия
Фактические расходы на рекламу	Сметы расходов на работы по тематике отдела, рекламу и стимулирование сбыта продукции Акты на списание израсходованных рекламных материалов Справки о проведенных рекламных акциях
Юрист
Завизированные проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера или проекты указанных актов без визы, но с заключениями о несоответствии законодательству отдельных положений и законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов Завизированные проекты хозяйственных договоров Заключения или ответы на заявленные контрагентами претензии и иски по поводу ненадлежащего исполнения договоров и обязательств Подготовленные претензии и иски к другим предприятиям, организациям, физическим лицам	Проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования Проекты хозяйственных договоров для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования Претензии и иски контрагентов по поводу ненадлежащего исполнения договорных обязательств предприятием для заключения или подготовки ответа Материалы для заявления претензий к другим предприятиям и организациям, физическим лицам

 

 Более  подробно рассмотрим статус начальника отдела начальника отдела маркетинга.

Начальник отдела маркетинга имеет право:

-требовать  от подразделений филиала представления  материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела маркетинга;

-вносить  предложения, учитывающие требования  потребителей, по разработке и организации предоставляемых услуг;

-давать  обязательные для цехов и отделов  указания по устранению недостатков в конкуренции и технологии оказания услуг, выявившихся в процессе их потребления;

-по результатам  маркетинговых исследований давать  предложения руководству филиала о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям филиала;

-представительствовать  в вышестоящих организациях по  поручению руководства филиала  по вопросам, относящимся к компетенции  отдела;

-привлекать  в установленном порядке специалистов  научно-исследовательских учреждений и учебных заведений, а также работников филиала для проведения исследований по изучению конъюнктуры рынка, сбыта, потребности и платежеспособного спроса;

-давать  представления руководству филиала  о назначении и освобождении  в установленном порядке, работников  отдела и о применении к  ним мер поощрения и взыскания;

-разрабатывать  и представлять на утверждение  должностные инструкции для работников отдела;

-созывать  с ведома руководства филиала совещания по вопросам маркетинга;

-требовать  от подчиненных работников соблюдения  трудовой дисциплины, правил техники безопасности, про санитарии и противопожарной защиты.

Начальник отдела маркетинга несет ответственность за:

-разработку  и осуществление эффективной  политики и программы маркетинга;

-своевременное  и качественное выполнение порученной  ему работы;

-выполнение  соответствующего законодательства  Российской Федерации, постановлений  Правительства Российской Федерации, указов и распоряжений Президента  Российской Федерации, приказов  и распоряжений руководства филиала  по вопросам, относящимся к компетенции  отдела;

-достоверность  представляемых руководству прогнозов  по конъюнктуре рынка, платежеспособному спросу и сбыту;

-обоснованность  рекомендаций по ожидаемому спросу  на новые и уже оказываемые  виды услуг;

-организацию  рекламы и ее действенность;

-организацию  работы по сбыту продукции;

-соблюдение  договорной дисциплины, оказание  услуг связи с заключенными  договорами;