Внутренняя среда организации ООО «Феррум»

В целом, рассмотренная  организационная структура управления ООО «Феррум» адекватна структуре самого предприятия и соответствует масштабам и функциональному назначению управляющих объектов.

Рассмотрим  следующую переменную. Задача, как говорилось ранее, определяет предписанную работу, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику персонально, а его должности (или подразделению). Каждая должность организации включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Исходя из организационной структуры управления,  определим задачи для каждой должности на предприятии:

Директор- направляет и координирует деятельность предприятия, организует работу подчиненных.

Секретарь- осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.

Финансовый  директор-  занимается стратегическим планированием, управляет информационными системами, контролирует затраты и составление отчетности.

Заместитель директора по персоналу- осуществляет формирование и проведение в жизнь кадровой политики компании, решает все вопросы, связанные с работой по управлению персоналом компании.

Директор  по общим вопросам –обеспечивает безопасные и здоровые условия труда, осуществляет контроль за хозяйственной деятельностью предприятия.

Директор  по закупкам- контролирует потребности и запросы отделов компании, планирует и разрабатывает новые закупочные схемы и методы и т.п.

Директор  по правовым вопросам- руководит правовой работой предприятия, обеспечивает правовую защиту интересов предприятия и правовое сопровождение предприятия.

Коммерческий  директор-управляет отделом продаж, планирует продажи, мотивирует менеджеров по продажам.

Заместитель финансового директора - реализует решения, связанные с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов и организацией оборота денежных средств.

Главный бухгалтер – организует бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия, формирует учетную политику, ведет учет имущества предприятия.

Топ-Менеджер по продажам-управляет продажами, выполняет план продаж, контролирует дебиторскую задолженность, взаимодействует с клиентом.

Бухгалтер - ведет бухгалтерский и налоговый учет предприятия.

Заведующая  складом - руководит производственно-хозяйственной деятельностью складского хозяйства , обеспечивает сохранность материальных ценностей на складе, следит за выдачей и приемом материальных ценностей.

Логист - организует транспортно-экспедиторские услуги и мультимодальные перевозки, координирует логистический процесс предприятия.

Менеджер  по закупкам - планирует, координирует деятельность по закупке сырья, материалов, товаров и услуг, анализирует рыночные и дистрибьюторские цены, проводит исследования рынка.

Специалист  по ВЭД - осуществляет работу по установлению, поддержанию и развитию прогрессивных форм внешнеэкономических связей, научно-технического и торгово-экономического сотрудничества с зарубежными партнерами (странами, организациями и т.д.).

Юрист-ведет правовое делопроизводство, ведет работу по претензиям.

Помощник  менеджера по продажам -  обеспечивает контроль за прохождением заказа, «разгрузку» менеджера (что позволяет переключить его на разрешение более важных задач).

Заведующий  хозяйственной частью – проводит своевременный и качественный ремонт, а также профилактические работы по поддержанию рабочего состояния офисного оборудования, инвентаря, мебели, электропроводки, осветительных приборов, системы водоснабжения, отопительной системы, канализации.

Начальник транспортного  отдела – организует и координирует деятельность отдела.

Уборщица  – осуществляет клиннинг офиса, контроль за чистотой.

Водитель - осуществляет вождение автомобиля, максимально обеспечивающее сохранность жизни и здоровья пассажиров и технически исправное состояние самого автомобиля.

Охранник - несет службу по охране объектов и материальных ценностей предприятия.

Из описания задач каждого сотрудника, можно  сказать, что сотрудником выполняется  определенный участок работ. Выполнение всеми сотрудниками своих задач  приведет к достижению общей цели.

Еще одним немаловажным фактором внутренней среды является технология.

 Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, необходимых для осуществления основной деятельности предприятия.

Так, как основной целью любого предприятия является извлечение прибыли из своей деятельности, то фирме необходимы потребители, а именно должна быть внешняя связь с потребителями и рынком сбыта.

Основные продажи  на предприятии осуществляются посредством  телефонной связи и Internet. Для предприятия очень важно ,что бы связь всегда была исправна, поскольку это очень сильно влияет на эффективность деятельности предприятия. Но на предприятии все таки бывают случаи неисправности из-за которых менеджеры по продажам теряют время, а время в работе менеджера один из самых важных моментов.

 В эпоху  развития информационных технологий  и Internet, можно сказать, что почти каждое второе коммерческое предприятие имеет свой сайт в Интернете, и почти каждое имеет электронный почтовый ящик.

Компания ООО  «Феррум» тоже решила не отставать от конкурентов, и в 2005 году создала свой первый сайт. В 2009 сайт полностью изменил свой интерфейс, также был добавлен раздел электронной заявки, который был создан для удобства покупателей.

Очень много  внимания уделяет фирма развитию информационных технологий внутри фирмы. У каждого сотрудника на рабочем месте имеется персональный компьютер, телефон. В зависимости от рода деятельности сотрудника на его персональном компьютере установлены специальные программные обеспечения. В бухгалтерии - бухгалтерские и налоговые программы, у юристов - справочно-информационные, у менеджеров- различные базы данных по клиентам. Каждый отдел имеет собственное многофункциональное устройство: принтер, сканер, копир, факс.

Но наличие хорошей внешней связи, персонального оборудования, программного обеспечения не является единственным необходимым средством для эффективной продажи. Залогом эффективной продажи может быть только человек, а именно профессионализм и специальная подготовка. Под профессионализмом стоит понимать качества и способности менеджера, а под специальной подготовкой подразумевается обучение менеджера технологиям продаж.

Так, как продажи  осуществляются с доставкой клиенту  очень важно,что бы у предприятия  была четкая технология в сфере логистики. Данная технология должна существенно минимизировать транспортные издержки. Транспортные издержки - одна из причин отказа от услуг компании, поскольку стоимость транспорта закладывается в общую стоимость всех услуг и товара. Для клиента очень важно качество получаемого товара, а так же его цена, а с большими издержками на транспорт с компанией могут работать только единицы.

Последней и  наиболее важной переменной внутренней среды является персонал . На основании собранных на предприятии данных, все сотрудники ООО «Феррум» соответствуют занимаемым должностям по образованию, что говорит о их компетентности.

В ООО «Феррум»  все работники аппарата управления имеют высшее образование или дополнительное высшее образование. Средний возраст работающих находится в пределах 23-50 лет и учитывая, что все работники получили отличное высшее образование, а также, что стаж работы у всех более 5 лет по специальности говорит о том, что они обладают опытом в работе на своем предприятии и хорошо знают свое дело, свое предприятие и, что является несомненным «плюсом» для работы всей компании. В компании сформировался достаточно опытный и квалифицированный персонал.

Отношения в коллективе в большей степени благоприятные, но нельзя сказать что не возникают конфликты. В коллективе в основном преобладают межличностные конфликты и межгрупповые. Под межличностным конфликтом подразумевают конфликт между сотрудниками, а межгрупповые- между отделами и неформальными группами. Причиной конфликтов является различие в целях.

В компании существуют неформальные группы, во главе которых неформальные лидеры. Из-за наличия нескольких неформальных групп с разными ценностями коллективу очень тяжело сплотиться. По сплочению коллектива проводятся выезды за город, корпоративы и другие различные культурные мероприятия.

Еще одним плюсом можно отметить то, что в компании очень хорошо организовываются праздники  и дни рождения. Руководство дарит  подарки именниникам и юбилярам.

Для новых сотрудников, только что пришедших в коллектив , создаются все благоприятные условия для адаптации и освоения. В компании есть и совсем молодые сотрудники, которые успевают учиться в высшем учебном заведении и большую часть своего времени отдавать работе. Руководитель с пониманием относится к молодым специалистам и им предоставляется учебные отпуска на время сессии.

Большое внимание уделяется образованности сотрудников, поэтому каждый год проводятся различные  тренинги и семинары.

В целом можно  сказать, что организация уделяет  много внимания развитию персонала, но существуют проблемы во взаимоотношениях между сотрудниками, поэтому организации следует разработать меры по улучшению взаимоотношений и климата в коллективе.

Вывод: Были рассмотрены все переменные внутренней среды в ООО «Феррум».  Основной нематериальной целью предприятия является -снабжение судостроительно-судоремонтных предприятий, а материальной

- извлечение прибыли из своей деятельности. Для достижения основной цели, или миссии, организация ставит перед собой ряд долгосрочных и краткосрочных целей и успешно их исполняет, поскольку они реально достижимы и соответствуют возможностям предприятия.

В ООО «Феррум» линейно-функциональная организационная  структура управления. Эта  структура  управления  представляет собой  определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения установленных целей.

 Каждый сотрудник   выполняет определенные задачи, поставленные перед ним для  достижения общей цели. У каждого  сотрудника своя задача, исходя из его должности и функциональных обязанностей. Персонал неплохо справляется с решением этих задач благодаря чуткому контролю руководителей.

Для рабочего процесса сотрудники имеют всё необходимое  рабочее оборудование: телефон, компьютер, интернет, собственный электронный почтовый ящик, многофункциональное устройство, соответствующее программное обеспечение, органайзер и т.п. Существенным недостатком в технологиях применяемых на предприятии можно отметить – непостоянство исправности телефонной связи (проблемы с провайдером), отсутствие автоматизированного документооборота. Оба недостатка отнимают очень много времени , а время в работе менеджера очень важно.

И наконец последняя  и важная переменная- люди. Персоналу  в организации уделяется особое внимание, поскольку это самый сложный и быстро изменяющий состояние элемент. Сложность  заключается в поведении персонала. В компании основной упор делается на образованность сотрудников, то есть на развитие и профессиональную подготовку персонала. Что касается отношений в коллективе, то им уделяется в два раза меньше внимания, чем уделялось на развитие. Поэтому  руководству стоит обратить внимание на взаимоотношения между сотрудниками, разработать меры по прогнозированию ,решению конфликтных ситуаций и поддержанию благоприятного морально-психологического климата.

В целом деятельность предприятия вполне может быть эффективна, если компания не будет допускать неблагоприятных изменений в любой переменной внутренней среды. Изменения хотя бы одной переменной внутренней среды. повлечет изменения в другой, поскольку они тесно взаимосвязаны между собой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Рассмотрев и проанализировав внутреннюю среду организации необходимо сделать основные выводы по данной теме.

 Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

 От внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.