-средства автоматизированной обработки текстовой
информации.
ЭВМ используются, прежде всего,
для обработки данных и решения расчетных
задач. В современных условиях ЭВМ стали
все чаще применять для обработки нечисловой
информации (текстовой, графической) и
термин "вычислительная техника" перестал
соответствовать характеру задач, решаемых
с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способны одновременно
обрабатывать текстовую, цифровую и графическую
информацию. В начале 80-х годов в крупных
промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял
около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной
информации, остальная часть приходилась
на текстовую информацию. Обработка текстовой
информации осуществлялась с применением
технических средств, основанных на использовании
встроенной микроЭВМ. В системе оперативного
управления мини-ЭВМ чаще всего используются
для:
-разработки оперативных
планов производства и контроля
за их выполнением;
-контроля движения запасов
материалов, необходимых для процесса
производства;
-расчета заработной платы;
-контроля за поступлением
заказов;
-анализа данных о сбыте
продукции;
-регистрации поступления
платежей;
-ведения учета и отчетности.
Важную роль играет использование
ЭВМ в системе производственного контроля.
Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество
поступающих на сборку частей и деталей
(сверка веса, размеров допусков применительно
к существующим стандартам).
В современных условиях получило развитие
использование ЭВМ для автоматического
печатания текста с голоса без использования
машинистки. Такие ЭВМ позволяют на 60 -
70% сократить затраты на ввод информации. Развитие
систем телекоммуникаций позволило объединить
все технические средства обработки цифровой
и текстовой информации в единую внутрифирменную
систему информации.
Наиболее эффективной считается система
информации, основанная на одновременном
использовании вычислительной техники
и средств автоматизированной обработки
текстовой информации.
Автоматизированные системы быстрого
поиска и выдачи информации создаются
для хранения большого числа различных
документов и облегчения пользования
ими.
Организация за долгие годы работы накапливает
много информации, а быстрый поиск становится
возможным при эффективном размещении
и хранении этой информации. Информационные
базы данных включают весь комплекс статистических
показателей, характеризующих хозяйственную
деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых
подразделений, а также фактический материал
относительно всех факторов, влияющих
на состояние и тенденции развития фирмы.
Набор статистических показателей для
базы данных тщательно разрабатывается
и уточняется и охватывает те показатели,
которые необходимы для глубокого всестороннего
экономического анализа результатов и
перспектив функционирования фирмы. Обычно
при формировании базы данных решается
вопрос и о системе хранения и обновления
данных, а также обоснованной увязки данных,
их взаимной согласованности, возможности
проведения сравнений и сопоставлений
оценок хранимых в банке данных. Базы данных
непрерывно обновляются на определенной
систематической основе с учетом требований
управляющих - основных пользователей
базой данных.
Во многих фирмах созданы базы данных,
в которых хранится информация о кадровом
составе работников, постоянно обновляемая
и максимально подробная, систематизированная
по самым разнообразным признакам. Выбор
информации делается с выводом на печатающее
устройство компьютера, что позволяет
следить за укомплектованностью штатов,
перемещением кадров внутри фирмы, набором
и увольнением работников, повышением
их квалификации.
Пользование банками данных, введенными
в персональный компьютер, резко ускоряет
процесс получения информации из круга
источников первичной информации и обеспечивает
возможность выбора правильного и точного
метода исследований для решения современных
научных и технических проблем.
Создание пакетов прикладных программ
получила в современных условиях существенное
развитие. Разработкой программ стали
заниматься и специализированные небольшие
фирмы. Одни из них ориентированы на разработку
программ для персональных компьютеров,
выпускаемых одной фирмой, другие - на
разработку прикладного программного
обеспечения для разных видов персональных
компьютеров. Разработкой программного
обеспечения занимаются также специалисты
государственных учреждений, университетов
на основе конкретных заказов или контрактов.
Комплексная автоматизированная обработка
информации предполагает объединение
в единый комплекс всех технических средств
обработки информации с использованием
новейшей технологии, методологии и различных
процедур по обработке информации.
Создание комплексной автоматизированной
системы включает последовательные этапы:
-автоматизация процессов
сбора, хранения и выдачи данных;
-использование устройств
для автоматизированной обработки
текстовой информации и фотонаборных
устройств;
-интеграция обособленных процессов обработки информации
в единую внутрифирменную систему;
-объединение технических
средств цифровой и текстовой
информации посредством электронной
почты;
-использование всего
комплекса технических средств
обработки информации, переход к
единой системе обработки всех видов информации.
Устройства автоматизированной
обработки текстовой информации принципиально
отличны от ЭВМ, используемых для обработки
данных. Это обусловлено тем, что обработка
текста, выраженного словами, предложениями,
параграфами, не может осуществляться с помощью
пакетов прикладных программ. Составление
и редактирование текста может производиться
только человеком, взаимодействующим
с устройством обработки текстовой информации.
Компьютеры используется им только как
средство для печати и редактирования
текста.
Внедрение персональных компьютеров в
информационно-управленческую деятельность
фирм повлекло за собой возникновение
и развитие новых видов профессиональной
деятельности, связанных с обслуживанием
компьютеров, а именно программистов,
операторов, систематизаторов, обработчиков
и хранителей информации в требуемой форме.
При этом наблюдается постоянное снижение
стоимости персональных компьютеров и
повышение уровня заработной платы обслуживающего
персонала.
Об автоматизации деятельности по управлению
персоналом в России начали говорить недавно.
Если бухгалтерские пакеты созданы давно
и активно применяются практически во
всех структурах, то над автоматизацией
труда кадровых работников задумывались
мало, а спрос на такие системы в последнее
время значительно вырос. Автоматизация
деятельности по управлению персоналом
дает:
-оперативность контроля
возможность получения непротиворечивых
и полных данных о структуре
предприятия, позициях штатного
расписания и сотрудниках;
-жесткий контроль за
деятельностью дочерних предприятий;
-настраиваемую систему разработки отчетной
документации;
-переход на новые технологии
и методы работы;
-улучшение условий труда;
- гибкость управления.
Комплексные системы управления
персоналом могут использоваться для
автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного
отделов, обучения персонала на любом
предприятии. Что является основой управленческой
деятельности? В первую очередь - это делопроизводство,
охватывающее процесс создания документов
и организацию работы с ними. От того, как
организован документооборот на предприятии,
зависит эффективность работы предприятия
в целом. На качество управления предприятием
влияют такие факторы, как оперативность
и качество формирования документов, приема-передачи
информации, согласованность работы справочно-информационной
службы, четкая организация хранения,
поиска и использования документов. Таким
образом, автоматизация документооборота
необходима для:
-формирования целостной
картины происходящего на предприятии;
-слаженной работы всех
подразделений;
-улучшения качества обслуживания
клиентов;
-эффективного использования
людских, коммуникационных, инвестиционных
и других производственных ресурсов.
Впервые требования к работе
с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал
методику ведения делопроизводства в
государственных учреждениях и стал основоположником
науки, изучающей закономерности делопроизводства,
- документоведения. Основные принципы
и задачи документооборота до настоящего
времени остались практически неизменными.
По мере развития цивилизации, внедрения
в повседневную жизнь достижений науки
и техники в делопроизводстве стала использоваться
оргтехника. И, наконец, когда на смену
печатной машинке пришел компьютер, а
переписка стала возможной без использования
конвертов и почтовых марок, совершенно
очевидным стал тот факт, что сегодня при
работе с информацией не обойтись без
использования новейших информационных
технологий:
-систем в архитектуре
клиент-сервер;
-систем сканирования
и распознавания текста;
-систем управления базами
данных;
-систем поиска документов;
-Internet/Intranet.
1.3 Пути совершенствования
информационной системы
Количество информации, которую
необходимо переработать для выработки
эффективных управленческих решений, настолько велико, что
оно давно превысило человеческие возможности.
Именно трудности управления современным
крупномасштабным производством обусловили
широкое использование электронно-вычислительной
техники, разработку автоматизированных
систем управления, что потребовало создания
нового математического аппарата и экономико-математических
методов.
К организации информационного обеспечения
анализа предъявляется ряд требований.
Это аналитичность информации, ее объективность,
единство, оперативность, рациональность
и др.
Смысл первого требования заключается
в том, что вся система экономической информации
независимо от источников поступления
должна соответствовать потребностям
руководителя, т.е. обеспечивать поступление
данных именно о тех направлениях деятельности
и с той детализацией, которая в этот момент
нужна руководителю для всестороннего
изучения экономических явлений и процессов,
выявления влияния основных факторов
и определения внутрихозяйственных резервов
повышения эффективности производства.
Поэтому вся система информационного
обеспечения должна постоянно совершенствоваться.
Это очевидно в сегодняшней практике организации
учета, планировании и статистики на предприятии.
Там постоянно пересматриваются формы
документов, их содержание, организация
документооборота, появляются принципиально
новые формы накопления и сохранения данных
(имеется в виду компьютерная техника).
Все изменения диктуются не только собственно
требованиями учета или планирования.
Они в значительной степени подчинены
необходимости информационного обеспечения
для выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна достоверно,
объективно отражать исследуемые явления
и процессы. Иначе выводы, сделанные по
результатам анализа, не будут соответствовать
действительности, а разработанные аналитиками
предложения не только не принесут пользы
предприятию, но могут оказаться вредными.
Следующее требование, предъявляемое
к организации информационного потока,
- это единство информации, поступающей
из разных источников (планового, учетного
и внеучетного характера). Из этого принципа
вытекает необходимость устранения обособленности
и дублирования разных источников информации.
Это означает, что каждое экономическое
явление, каждый хозяйственный акт должны
регистрироваться только один раз, а полученные
результаты могут использоваться в учете,
планировании, контроле и анализе. Эффективность
анализа может быть обеспечена только
тогда, когда есть возможность оперативно
вмешиваться в процесс производства по
его результатам. Это значит, что информация
должна поступать к аналитику как можно
быстрее. В этом и состоит сущность еще
одного требования к информации - оперативность.
Повышение оперативности информации достигается
применением новейших средств связи, обработкой
ее на компьютере и т.д.
Одно из требований к качеству информации
- это обеспечение ее сопоставимости по
предмету и объектам исследования, периоду
времени, методологии исчисления показателей
и ряду других признаков.
И наконец, система информации должна
быть рациональной (эффективной), то есть
требовать минимума затрат на сбор, хранение
и использование данных. С одной стороны,
для комплексного анализа любого экономического
явления или процесса требуется разносторонняя
информация. При ее отсутствии анализ
будет неполным. С другой стороны, излишек
информации удлиняет процесс ее поиска,
сбора и принятия решений. Из данного требования
вытекает необходимость изучения полезности
информации и на этой основе совершенствование
информационных потоков путем устранения
лишних данных и введения нужных.
Таким образом, информационная система
должна формироваться и совершенствоваться
с учетом перечисленных выше требований,
что является необходимым условием повышения
действенности и эффективности управления.
Получение информации не является самой
целью бизнеса. Целями, как правило, можно
назвать выживание и получение прибыли.
Информационная система управления является
кровеносной системой, обеспечивающей
достижение целей компании путем доставки
организованной, четко структурированной
и своевременной информации.
Информация - важнейший стратегический
ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой
информации порождает неопределенность.
А в условиях неопределенности точность
принимаемых решений ухудшается. В небольших
коммерческих фирмах, где количество сотрудников
невелико и бизнес ведется, как говорится,
из «общего котла», для информационной
поддержки бизнеса достаточно элементарной
аккуратности. Компьютеры в таких случаях
используются как любая другая офисная
оргтехника наряду с ксероксом или печатной
машинкой, да еще для ведения бухгалтерии.
Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются
новые проблемы.
Выясняется, что компьютерная бухгалтерская
программа, успешно выполняющая свою задачу,
мало пригодна для оперативного анализа.
Дело в том, что сведение баланса и подведение
итогов производится не так часто, как
это требуется в повседневной деятельности.
«Пользоваться данными обычной бухгалтерской
системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».
Бизнес на определенном этапе развития
становится недостаточно управляемым.
При недостатке необходимой информации
в удобной форме вдруг обнаруживается
избыток трудно сопоставимой информации,
поступающей из разных подсистем. Оказывается,
что для управления отдельными «бизнесами»
фирмы недостает механизма оперативной
оценки эффективности каждого из них.
Кроме того, нередко отсутствует стратегическое
планирование с эффективным контролем.
Иными словами, для успешного развития
нужна комплексная система управления,
объединяющая все аспекты менеджмента,
а не одну бухгалтерию. И это не только
технологические задачи. Это, во-первых,
проблемы постановки регулярного менеджмента
и, во-вторых, -- проблемы выбора и порядка
внедрения информационной системы.
Существует три основных варианта решения
проблемы внедрения информационных систем.
Первый путь - разработка системы
собственными силами. Этим путем идут
многие организации. Очень часто для автоматизации
расчетов применяются процедуры, написанные
средствами офисных программ (характерный
пример - макросы для Excel). Однако при усложнении
бизнеса, такие средства перестают удовлетворять,
поскольку не предполагают управление
данными, имеющими сложную структуру.
Создание же полноценной системы требует
не только расхода больших средств и времени.
Необходимо еще централизованное грамотное
стратегическое управление развитием
проекта. А это по плечу крупным организациям.
Развивающимся фирмам своими силами разработать
систему, которая могла бы продолжительное
время ее обслуживать, нелегко.
Второй путь - приобретение
универсальной системы или пакета прикладных
программ. Выбор систем такого рода ограничивается,
в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается
в том, что бухгалтерский учет имеет строгую
и консервативную методологию. Несмотря
на частые изменения законодательства,
форм отчетных документов, принципы и
структура данных остаются практически
неизменными. Коммерческая же деятельность
отличается большим разнообразием в разных
фирмах. Сильно варьируется сама логика
работы, причем это бывает связано не только
с разными отраслями или родами деятельности.
Бизнес, как и всякое творчество, отражает
индивидуальность мастера (исполнителя,
игрока). Поэтому, универсальных пакетов
для комплексной автоматизации коммерческой
деятельности, а не только бухгалтерии,
немного. Как и бухгалтерские программы,
они требуют настройки. Большая их часть
«выросла» из бухгалтерских программ
и является их развитием. Решение о приобретении
универсальной системы позволяет относительно
небольшими средствами решить многие
проблемы, связанные с информационным
обслуживанием бизнеса.
Третий путь заключается в делегировании
функций и полномочий по внедрению информационных технологий
внешним организациям (аутсорсинг). Этот
современный подход пока редко применяется
в российских условиях. При правильном
выборе фирмы-исполнителя достигаются
ощутимые преимущества:
-экономия средств за
счет применения решений, ядро которых прошло успешное
внедрение в других фирмах. Цена таких
систем ниже, чем у систем, разрабатываемых
«с нуля»;
-профессионализм исполнения;
-сервисная поддержка;
-возможность развития
системы в соответствии с усложнением
бизнеса.
Имеются и потенциальные опасности:
-потеря возможности развития
системы;
-опасность потери информации
из-за незнания внутренней структуры
данных;
-зависимость сопровождения
от благополучия фирмы-исполнителя.
Вопрос о том, следует ли идти
по пути разработки информационной системы собственными
силами, непростой. Он связан не только
с возможностями выделения для этого необходимых
средств. Мы считаем, что решение применить
покупную систему - проявление высокого
уровня зрелости организации. Это можно
расценить как проявление цивилизованного
разделения труда. «Не лечите зубы сами!»
- призывают рекламные агентства. И с этим
можно согласиться.
Профессионально сделанный продукт, предназначенный
для продажи, имеет одно важное качество,
которое отличает его от текущей версии
программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя.
Это -- функциональная работоспособность.
Что-то может не устраивать, но то, что
в нем заложено и гарантировано разработчиком
- работает.
Если же система разрабатывается своими
программистами, возникает соблазн перестройки
системы на ходу, не разобравшись в глубинных
причинах возникшей потребности. Конечно,
при наличии высокопрофессиональной группы
программистов внутри фирмы и при хорошо
организованной постановке задач, принципиально
возможно разрешить проблему разделения
ответственности заказчика и исполнителя.
И такие примеры есть. Эта проблема, как
и многие другие, возникающие при управлении
информационными системами, связана с
менеджментом, а не с технологией.
Привлечение сторонней организации для
внедрения информационной системы дает
определенные удобства. Одно из них заключается
в необходимости сформулировать бизнес
- правила, без которых невозможно заключить
договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая
установку системы, предполагает, что
требования должны уже быть сформулированы.
Существуют поставщики, предлагающие
комплексное решение. Они либо проводят
реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно,
либо - привлекают третью организацию,
которая выступает в качестве консультанта
или постановщика задачи. Стоит отметить,
что самостоятельное решение задачи аппаратного
обеспечения информационной системы тоже
часто приводит к неприятностям, связанным
с функционированием системы. Многих проблем
можно избежать, заказывая систему у поставщика,
работающего по принципу «все из одних
рук».
Итак, допустим, руководитель осознал,
что для внедрения информационной системы
необходимо приобретение программного
обеспечения. Какую программу выбрать?
По каким критериям?
Рассмотрим рынок существующих программ
с точки зрения удовлетворения ими потребностей
клиентов, как мы его себе представляем.
Система должна обладать следующими свойствами:
Сохранение инвестиций; Внедрение и эксплуатация
системы всегда предусматривает расходы,
выходящие за рамки стоимости «коробки»
и договора.
Это, во-первых, средства, необходимые
на адаптацию системы в соответствии с
изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых,
это расходы, связанные с развитием новых
технологий, которые могут возникать,
например, в процессе интеграции системы
с новыми программными продуктами и. т.д.
Мы считаем, что можно говорить о возможности
сохранения инвестиций в связи с внедрением
информационной системы, если эти расходы
будут минимальными. На это влияет, во-первых,
выбор системы управления базами данных.
Здесь речь идет не только о технических
аспектах. Необходимо учитывать позиции
разработчика на рынке, его техническую
политику в отношении инноваций. Имеет
значение и стоимость самой базы данных.
Второй аспект - техническая реализация
в разработке преимуществ, предоставляемых
системой управления базами данных: объектно-ориентированный
подход, модульная структура и т.д.