Надежность - во-первых, гарантированная
сохранность и доступность данных при
любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной
защиты данных от несанкционированного
доступа.
Возможность роста - масштабируемость,
расширяемость, модульность, разработка
модулей на заказ.
Степень автоматизации различных видов
деятельности - полнота автоматизации
всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.
Интуитивность интерфейса - возможность
пользователя разобраться в интерфейсе
без описания.
Возможности интеграции с электронным
документооборотом - реализация функции
документооборота в системе или возможность
интеграции с внешней системой документооборота
Адаптированость к бизнесу клиента
- степень согласования свойств системы
с нуждами клиента при завершении расчетов
с поставщиком. Доступность по цене. Ряд
программ, предлагаемых на рынке, имеет
свою специфику. Особенностью комплекса
программ, разработанных фирмой МонолитИнфо,
например, является возможность многовалютного
учета, многоязычность и ориентация на
международные стандарты учета (GAAP и др.),
что определяет ее популярность среди
совместных и иностранных предприятий.
Заметно выделяется среди прочих предложений
система «ЛокОффис» тем, что позволяет
обеспечивать работу удаленных филиалов.
Однако эта система реализована на системе
управления базами данных Raima Data Manager, не
являющейся реляционной, не поддерживающей
распределение данных и тиражирование
транзакций. Эти и другие свойства база
данных Raima не позволяют реализовать на
ее основе надежную систему управления
динамично развивающейся средней или
крупной фирмой. Однако для предприятий,
не предусматривающих значительного роста
и усложнения бизнеса, она представляет
определенный интерес.
Большое распространение получили программы
фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного
внимания. Они сочетают в себе доступную
цену и неплохие характеристики. Внедрение
программ этого семейства начинается,
как правило, с программы «1С: Бухгалтерия».
Для автоматизации склада, торговли существуют
соответствующие программы. Однако они
не являются готовыми продуктами, которые
могли бы успешно работать без настройки,
которую весьма нелегко выполнить собственными
силами. Набор начальных базовых процедур,
как правило, не удовлетворяет потребностям
конкретного бизнеса. Для настройки и
сопровождения системы «1С: Торговля»
предполагается привлечение региональных
представителей разработчика. Внедрение
«1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую
уже обходится заказчикам по $50, но иногда
дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться
в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры
разбираются в программном обеспечении
сами. Реально, где-то за неделю.
В работе менеджера в настоящее время
все чаще и чаще можно встретить предметы,
которые составляют понятие новая информационная
технология. Под ней понимается совокупность
внедряемых в системы организационного
управления принципиально новых средств
и методов обработки данных, представляющих
собой целостные технологические системы
и обеспечивающих целенаправленное создание,
передачу, хранение и отображение информационного
продукта (идей, знаний) с наименьшими
затратами и в соответствии с закономерностями
той социальной среды, где развивается
эта технология. Переход на новые информационные
технологии оправдан, если он является
следствием фундаментального переосмысления
и радикального перепланирования деятельности
корпорации с целью резкого улучшения
критических по отношению к затратам показателей
- качества, обслуживания и скорости производственных
процессов.
Появление нового, информационного общества,
многим видится только на базе использования
новых информационных технологий. С появлением
и массовым внедрением компьютерных сетей
и средств современной коммуникации кардинальным
образом изменилась концепция рабочего
места. Если раньше последнее ассоциировалось
с местом у станка или столом в учреждении,
то сегодня “рабочее место” - это скорее
не место работы, а средства, с помощью
которых она осуществляется. К ним можно
отнести мобильный телефон, портативный
компьютер с модемом и мини-принтер. Таким
образом, рабочим местом становится любое
помещение, где есть сетевая розетка.
Умение пользоваться персональным компьютером
теперь уже вошло в современную культуру
управления. И это не зря - компьютер позволяет
экономить огромные средства, которые
при традиционной системе организации
труда были бы израсходованы на содержание
различных отделов, которые выполняли
утилитарные функции, не связанные с процессом
производства.
1.4 Формирование комплексной
информационной системы
Развиваясь, компания сталкивается
с серьезными проблемами:
-старые методы управления
дают все больше сбоев;
-контроль требует большего
количества персонала, дополнительных расходов и
усложнению управления;
-согласование решений
занимает все больше времени,
а данные для принятия решений
либо отсутствует, либо сильно
запаздывает;
-количество финансовых
операций и принимаемых решений
превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие
к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо
решить технические, административные
и организационные задачи. Информационная
система есть плод совместных усилий поставщика
и персонала компании. Для успешной реализации
проекта:
-необходимо провести
обследование и проектирование
будущей системы. Другими словами,
необходим точный анализ текущей ситуации и модель
будущей системы;
-разработчик должен произвести
настройку системы. При внедрении
требуется этап тестирования, с
целью выявления потенциальных
ошибок;
-внедрение разбивается
на две крупные части: подготовка
администраторов из персонала предприятия и непосредственно
запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при
достаточно низких ценах и удовлетворительной
функциональности обладают ограниченными
возможностями по консультированию заказчика
и ориентированы на бухгалтерские службы, а
не на менеджмент. Слабая проработка контрольных
и управляющих функций является ахиллесовой
пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ
и отдельных бизнес приложений должны
применяться непротиворечивые, согласующиеся
технологии. И, наконец, соблюдение единой
технологии эксплуатации и обслуживания
системы. Помимо этих ключевых требований,
есть еще целый ряд общих технических
требований для любой информационной
системы:
-быстродействие, то есть достаточно
малое время реакции системы (единицы
секунд) при вводе, поиске и обработке
информации;
-надежная защита от
несанкционированного доступа к
данным и регистрация действий
персонала;
-удобный пользовательский
интерфейс рабочих мест;
-возможность масштабирования
и развития системы;
-интеграция с модулями,
используемыми в системе передачи
данных;
-возможность проведения
конвертации данных из использовавшихся
в прошлом приложений в новую
систему;
Методика создания корпоративных информационных систем содержит
ряд следующих общих положений:
Технология построения системы по моделям
"как надо", без попыток программирования
действующих сейчас алгоритмов. Практика
создания систем по модели "как есть"
показала, что автоматизация без проведения
реинжиниринга бизнес процессов и модернизации
существующей системы управления не приносит
желаемых результатов и неэффективна.
Ведь использование в работе программных
приложений - это не просто сокращение
бумажных документов и рутинных операций,
но и переход на новые формы ведения документооборота,
учета и отчетности.
Технология построения систем с подходом
"сверху вниз". Если решение об автоматизации
принято и одобрено высшим руководством,
то внедрение программных модулей осуществляется
с головных предприятий и подразделений,
а процесс построения корпоративной системы
проходит гораздо быстрее и эффективнее,
чем при внедрении системы первоначально
в низовые подразделения. Только при внедрении
"сверху вниз" и активном содействии
руководства можно изначально правильно
оценить и провести весь комплекс работ
без незапланированных издержек.
Технология поэтапного внедрения. Поскольку
комплексная автоматизация - это процесс,
в который вовлекаются практически все
структурные подразделения предприятия,
технология поэтапного внедрения является
наиболее предпочтительной. Первыми объектами
автоматизации становятся те участки,
на которых в первую очередь необходимо
наладить процесс учета и формирования
отчетных документов для вышестоящих
органов и смежных подразделений.
Привлечение к разработке будущих пользователей.
При выполнении работ по комплексной автоматизации
фирмой-интегратором меняются функции
отделов информационных технологий фирмы-заказчика,
и возрастает их роль в общем процессе
перехода предприятия на прогрессивные
методы управления. Во время реализации
проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками
работают с информацией и моделями, участвуют
в принятии решения по выбору технологических
решений и, самое главное, организуют взаимодействие
поставщиков решения и сотрудников предприятия.
При эксплуатации информационной системы
на плечи сотрудников автоматизированной
системы управления ложится обслуживание
и сопровождение системы (если не заключен
договор на сопровождение с фирмой-поставщиком).
Специалисты заказчика являются инициаторами
и исполнителями подготовки предложений
по совершенствованию и развитию существующей
системы. Это позволяет им лучше приспособить
ее к своим требованиям, поэтому эти требования
должны быть основательно продуманы, чтобы
информационные технологии не использовались
там, где легко можно справиться с задачами
управления с помощью карандаша и листа
бумаги. Система должна поддерживать такую
схему взаимодействия между модулями
и автоматизированными рабочими местами,
которая отвечала бы требованиям и техническим
возможностям пользователя. Важнейшими
параметрами информационной системы являются
надежность, масштабируемость, безопасность,
поэтому при создании таких систем используется
архитектура клиент-сервер. Эта архитектура
позволяет распределить работу между
клиентской и серверной частями системы,
предусматривает развитие и совершенствование
в соответствии с особенностями решаемых
задач. В последние годы наблюдается устойчивая
тенденция увеличения спроса на клиент-серверные
приложения, которые обладают в области
учета и управления большими возможностями,
чем файл-серверные системы при обработке
больших объемов данных, возможностью
создания распределенных систем, а также
достаточной интеграцией с другими системами.
На современном этапе формирования рынка
большое внимание уделяется малым предприятиям.
Так, по мнению западных экономистов, будущее
мирового производства за мелкими фирмами.
Например, 96% фирм Великобритании - мелкие.
Очевидно, что с мелкого предпринимательства
начинается всякое производство, всякий
бизнес, основанный на применении силы
свободного человека. Ограничение численности
предприятия кажется некоторым экономистам
серьезным барьером, который не будет
позволять предприятию расти и развиваться.
Но это не так. Производство можно наращивать
за счет внедрения техники, передовой
технологии, одним из основных направлений
которой в настоящее время считается внедрение
информационных технологий на базе интегрированной
информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной
системы для малого бизнеса заключаются
в большом многообразии предприятий, в
разных формах организации производства,
в широком ассортименте выпускаемой продукции.
Хотя для отдельного предприятия число
видов изделий и услуг весьма ограничено.
Все это обуславливает создание информационной
системы для малого бизнеса, по объему
и функциональным возможностям соизмеримых
с информационной системой крупных корпораций,
поэтому, с одной стороны, можно проектировать
информационную систему для отдельных
компаний, учитывая их специфику. Но разработка
индивидуальной информационной системы
для каждого предприятия экономически
невыгодна. Особенно это касается малых
предприятий, когда практически каждое
из них несет особенность организации
процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным.
С другой стороны, более радикальным можно
считать построение универсальной интегрированной
системы, позволяющей уменьшить масштаб
данной системы для конкретного заказчика
путем исключения и перевода в пассивное
состояние не задействованных модулей.
При этом панели управления этими модулями
также переводятся в "скрытое" состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных
технологий приходит все большее число
руководителей предприятий самых разных
сфер бизнеса. Хотя внедрение системы
обходится весьма дорого, сохранение существующего
порядка, (а, как правило, беспорядка) может
обойтись еще дороже. Конкуренция не дает
возможности остановиться и расслабиться.
В то же время, только информационные системы
как таковые и технические средства, применяемые
для их внедрения, не являются достаточными
для достижения конкурентного преимущества.
Эффективность от их внедрения проявляется
лишь при должном внимании к вопросам
менеджмента и организационным аспектам
бизнеса.
Потребность в информационных технологиях
многолика и проявляется в конкретных
условиях. Существуют виды деятельности,
где информация особенно важна. Это, например,
банковская, биржевая деятельность. В
таких организациях применение информационных
технологий жизненно необходимо. Организации
различаются по эффекту, который ожидается
от внедрения компьютерных информационных
систем. В некоторых случаях грамотное
внедрение специальных информационных
систем может благоприятно повлиять на
достижение конкурентного преимущества,
например, за счет улучшения согласованности
в работе с удаленными агентами или за
счет увеличения скорости выполнения
заказов. В других ситуациях компьютерная
техника может облегчить выполнение рутинных
операций и способствовать систематизации
информации. В небольших организациях
эффективной оказывается лишь автоматизация
бухгалтерии.
2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
2.1 Общая характеристика
объекта исследования
Чувашский государственный
университет был открыт в 1967 году на базе
Волжского филиала Московского энергетического
института. Новые экономические условия требовали создания в Чувашском
государственном университете коммерческой
организации, основными задачами которой
стали бы: привлечение инвесторов в образование
и науку; создание новых рабочих мест и
повышение заработной платы сотрудников;
развитие современных форм коммерческой
деятельности. Большинство подразделений
университета занимаются образовательной
деятельностью. Ниже представлена структура
ЧГУ, которая определяется видами его
деятельности. В состав ЧГУ входят следующие
подразделения:
Центр довузовской подготовки (Школа абитуриентов,
Подготовительные курсы, Центр технологий
тестирования);
Подразделения среднего образования
(Классический Лицей, Открытый Лицей, Школа
индивидуальной подготовки);
Институт современных технологий
и экономики
Дополнительное профессиональное образование
(Компьютер-колледж, Отдел языковой подготовки,
Отдел мультимедийных технологий, Отдел
международного образования);
Производственно-коммерческие
подразделения (Управление информатизации,
Управление электронной техники, Управление сетевых технологий, Рекламно-издательский
центр;
Сервисные подразделения Подразделения
управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации,
Управление региональной политики, Управление
юридического и кадрового обеспечения).
Основной доход Чувашский государственный университет получает
за счёт своих как бы трёх китов: Лицей,
Школа абитуриента и Подготовительные
курсы.
В лицее учащиеся получают среднее
общее образование. Здесь преподают ведущие
профессора, доценты, опытные педагоги
и лучшие учителя города.
В 2005году гимназию и лицейские
классы университета окончило 614 человек,
из них 92,7% успешно сдали ЕГЭ по математике
на"4" и "5" и 97,0% (594 чел.)стали
студентами Чувашской республики и Российской
Федерации. Следующими звеньями центра
довузовской подготовки являются Школа абитуриента
и Подготовительные курсы. Основная задача
подготовительных курсов - организация
филиалов довузовской подготовки для
учащихся выпускных классов образовательных
учреждений районов Чувашской республики.
В университете уровень требований ко
всем сотрудникам очень велик. Кадры подбираются
с особой тщательностью. Только квалифицированный
персонал может выполнить задачи, поставленные
перед университетом Отделами Управления
были выполнены следующие мероприятия:
внедрены автоматизированная система
учета кадров и расчета заработной платы,
автоматизированная система учета и контроля
поручений; успешно эксплуатируется система
электронного документооборота Технического
университета на основе локально-вычислительной
сети.
Приоритетные направления деятельности ЧГУ разработка
и реализация новой региональной политики
в области образования, науки и производства;
развитие подсистемы довузовского
образования как части системы непрерывного
образования;
развитие международных образовательных,
научных и коммерческих проектов;
совершенствование системы
управления университетом на основе компьютерных
технологий;
совершенствование системы
вузовской подготовки с участием иностранных
партнеров на базе Института современных технологий и экономики;
развитие мультимедийных технологий
и их использование в учебном процессе.
Все подразделения в такой структуре
являются независимыми и если даже происходит
кооперация для достижения общих целей,
то она происходит на взаимовыгодных условиях. Высшее
руководство университета получает прибыль
за счёт жестко установленных процентов
от реализации подразделений. Полученные
средства идут на заработную плату в подразделения
управления и на компенсацию убытков в
убыточные подразделения. Кроме того,
остаются денежные средства, которые можно
пустить на развитие производства в каком-либо
подразделении.
В организации используется
линейная структура управления. Эта форма
управления имеет определённые преимущества
и недостатки.
Преимущества организационной структуры
"ЧГУ":
четкая система взаимных связей
функций и подразделений;
четкая система единоначалия
- один руководитель сосредотачивает в
своих руках руководство всей совокупностью
процессов, имеющих общую цель;
ясно выраженная ответственность;
быстрая реакция исполнительных
подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки организационной
структуры "ЧГУ":
отсутствие звеньев, занимающихся
вопросами стратегического планирования;
тенденция к волоките и перекладыванию
ответственности при решении проблем, требующих
участия нескольких подразделений;
малая гибкость и приспособляемость
к изменению ситуации;
критерии эффективности и качества
работы подразделений и организации в
целом - разные;
тенденция к формализации оценки
эффективности и качества работы подразделений
приводит обычно к возникновению атмосферы
страха и разобщенности;
большое число "этажей управления"
между работниками, выпускающими продукцию,
и лицом, принимающим решение;
перегрузка управленцев верхнего
уровня;
повышенная зависимость результатов работы
организации от квалификации, личных и
деловых качеств высших управленцев.