Информационные технологии в управлении персоналом

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА

и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

Факультет экономики и  финансов

Специальность таможенное дело

Кафедра таможенного дела и логистики

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

на тему:

«Информационные технологии в управлении персоналом»

 

 

 

 

 

 

 

                                                                         Автор работы:

                                                                         студент  2 курса

                                                                         очной формы обучения

                                                                  Меленевский Владислав Дмитриевич

                                                                         Подпись

 

 

Руководитель работы:

                                                                               доцент, генерал-майор    

                                                                               таможенной  службы

                                                                          Озолинг Андрей Евгеньевич

                                                                          Подпись

 

 

  Санкт-Петербург  2013 г.

Оглавление

Введение. 3

Современное управление персоналом и средства достижения целей. 3

Роль современных информационных технологий в управлении персоналом и кадровой работе. 6

Возможности использования экспертных систем в деятельности по управлению персоналом. 7

Использование ресурсов сети Интернет в деятельности по управлению персоналом. 9

Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места. 9

Информационное взаимодействие с биржами труда в учебных заведениях. 10

Новые формы организации труда и обучения. 10

Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда. 11

Заключение 12

Список использованной литературы: 13

 

Введение.

Основным производственным ресурсом постиндустриального общества являются знания и информация. В  основе концепции информационного  общества наиболее ценным ресурсом считается  информация. Во главе угла ставится человек с его знаниями, умениями и навыками. В этой «системе координат» первичными являются умение и осознанная потребность получать достоверную, объективную и всеобъемлющую  информацию, критически осмысливать  ее, нести ответственность за качество распространяемой информации.

Современные методы управления организацией предполагают широкое  использование информационных технологий. Компьютерная техника, телекоммуникационные линии связи, а также персонал, владеющий навыками работы с информацией  и информационными технологиями, являются необходимыми атрибутами конкурентоспособного предприятия.

Широкое распространение  информационных технологий в сфере  управления персоналом за последние 15-20 лет обусловлено стремлением  предприятий соответствовать общемировым  тенденциям экономического развития, в которых информационно-технологическому аспекту ведения бизнеса уделяется  значительное внимание.

 Современное управление персоналом и средства достижения целей.

Службы управления персоналом любого бизнеса должны отвечать его  потребностям и вносить свой вклад  в достижения и успехи. Вклад же, в свою очередь, возможен через фокусирование  на результатах, а не на деятельности (активностях, процессах). Многие считают, что основные результаты – организационные  особенности, такие как: знания, скорость, взаимодействие, ответственность, единомыслие, обучение  и лидерство. Именно создавая уникальные организационные особенности, службы УП вносят свой неоценимый вклад в успех бизнеса. Но это лишь видение, а как перейти от стратегии к действиям, что поможет достичь желаемого результата?

Сосредоточимся на инструментах, которые предлагает современность. Для наглядности рассмотрим пример средней организации, территориально сосредоточенной в одном месте  с количеством работников около 1000 человек. Итак, однородный бизнес, плоская  организация (lean organization).

Знания. Что значит управление знаниями? Прежде всего, это понимание действующих требований, отклонений и, конечно же, анализ будущих потребностей. Через определение компетенций, их оценку, составление планов развития, оценку потенциала и происходит управление знаниями.  А что на практике? На практике это выливается в среднем в 10 ключевых компетенций для 1000 сотрудников, то есть 10 000 позиций для измерения и анализа, скорее всего минимум в 3-х вариантах (топ, средний, линейный), количество вариантов растет по мере отхождения от принципа плоской организации. Службе УП приходится действовать в условиях ограниченного временного пространства, т.к. оценка производится периодически. Интересна такая оценка лишь в случае оперативности, точности и степени проникновения на уровни предприятия.

Скорость. Что означает управление скоростью? В первую очередь, это скорость реакции на изменения в эко-системе предприятия, то есть скорость прохождения информации, методологии снизу вверх и обратно сверху вниз, снаружи внутрь, по горизонтали, по вертикали и т.д. – то есть вопрос о коммуникациях. Так почтовый ящик руководителя проекта насчитывал порядка 10000 электронных сообщений по проекту за год. В рассматриваемом примере, можно сделать следующее предположение, взаимодействие идет по связке руководитель-подчиненный, пропорция  - руководитель на семь подчиненных, модель управления соответствует 13-процессной модели с некоторыми незначительными другими допущениями. В таком случае имеем  1000 информационных связок внутри, 895 с потребителями, 13 с инвесторами и т.д. Среднее количество возникающих нестандартных вопросов – 12 в год. Сопоставив все переменные, становится ясным объем коммуникаций и важность его с точки зрения эффективности бизнеса.

Рассмотрев этот пример, возникает  вопрос,  а как этим управлять, ведь чем лучше управление, тем оно становится более затратным, и, как следствие, экономически необоснованным. Именно здесь и приходят на помощь информационные технологии, которые позволяют снизить стоимость управления до приемлемого уровня и сделать вклад службы УП в успех реальным.

Уже сейчас на рынке присутствует множество решений нацеленных на достижение результатов, о которых  шла речь в начале введения, - HRM-системы, позволяющие управлять знаниями, упорядочивающие и ускоряющие процессы принятия решений, предоставляющие данные для анализа.  Современные HRM-системы уже перешагнули через «базовую функциональность» (учет кадров, времени, расчет заработной платы) и предлагают решения в области управления компетенциями, самообслуживания сотрудников, управления документооборотом, набора персонала и обучения.

Если провести анализ рынка  систем управления персоналом, то, скорее всего, каждый отметит, что такие  системы есть практически в любой  компании. У кого-то это 1С, у кого-то – Excel, у кого-то БОСС-Кадровик. Что  касается глобальных игроков HCM, то на российском рынке сегодня конкурируют SAP ERP HCM и Oracle HRMS, внедрение и использование которых требует серьезных инвестиций, но функционал их значительно шире присутствующих на рынке российских конкурентов. При этом важно понимать, что любое решение должно жить вместе с бизнесом и развиваться вместе с развитием компании.

Среди крупных клиентов SAP ERP HCM можно отметить таких гигантов как Газпром, ФСК ЕЭС, Лукойл, ТНК-ВР, СУЭК, Мегафон. Oracle HRMS известен внедрениями в Магнитогорском Металлургическом комбинате, Вымпелком, Еврохим. Среди предприятий малого и среднего бизнеса широчайшее применение получили приложения 1С, среди предприятий среднего бизнеса - БОСС-кадровик.  При этом следует отметить, что говоря о внедрении 1С и БОСС-Кадровик, речь идет, в основном, про автоматизацию базовых HR-процессов. Внедрений с широким использованием новых направлений (набор, обучение, оценка и т.д.) не так много.

Редко встретишь предприятия  с автоматизацией на базе одного продукта.  Большинству компаний на российском рынке присуще «лоскутная» автоматизация, когда в службе УП используются разрозненные прикладные системы. Лоскутная автоматизация – наследие роста компании, порой -  недостаток общей политики автоматизации, порой  - желание воспользоваться лучшими решениями в своей области. При этом существует большая вероятность  дублирования функций, которые могла бы выполнять комплексная информационная система. Обмен данными зачастую становится сложным трудоемким процессом:  необходимая информация есть в базе данных, но она порой противоречива и недоступна напрямую руководству. Специалисты подразделений могут успешно пользоваться этими данными, но до руководства они доходят с задержками и в виде громоздких сводок, неприемлемых для оперативного анализа и принятия решений.

Роль современных информационных технологий в управлении персоналом и кадровой работе.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые  на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений  и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать  управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему  управления - как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества  согласованных, постоянно принимаемых  и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной  цели функционирования организации. Выработка  каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение  системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных  решений по объему, размещению и  формам организации информации, циркулирующей  в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Процесс управления можно  представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка  информации, тем эффективнее управление. Информационные технологии участвуют  в совершенствовании управления. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом:

1. Планирование штанных  расписаний с формированием должностных  инструкций.

2. Учет персонала (персональные  данные о сотрудниках).

3. Подбор новых сотрудников  и перемещения.

4. Планирование и учет  использования трудовых ресурсов.

5. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда,  пособия, контроль выплат, подотчетные  лица).

6. Учет подотчетных сумм  и депонентов.

7. Систему управления документами.

8. Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

Стоит отметить, что важную роль программного обеспечение играет в защите информации участвующей  в управлении персоналом.

Возможности использования  экспертных систем в деятельности по управлению персоналом.

Экспертные системы дают возможность  менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым  проблемам, о которых этими системами  накоплены знания.

Экспертные системы (ЭС) разработаны для самых различных предметных областей - коммерческая деятельность, финансовая сфера, аудит, медицинская диагностика, военная отрасль, геологоразведка и т. д. С каждым годом они находят все большее применение, и круг их пользователей расширяется.

В частности, создаются ЭС для службы персонала по отбору, оценке и расстановке  кадров, которые рекомендованы для  использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых фирмах и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и  тестирование работников, проводить  профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника  в условиях конкретного предприятия, создавать профили профессий  и должностей, оценивать профпригодность  работника, совместимость «команды»  и другие функции.

Экспертные системы -- разновидность  прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объясняя их. Результат их работы заранее  неизвестен, поскольку ход алгоритма  рассуждений строится в зависимости  от постоянно действующего при решении диалога с пользователем, а, следовательно, определяется его ответами. Экспертные системы являются первым этапом в создании искусственного интеллекта. На наш взгляд стоит выделить несколько аспектов использования ЭС в управлении персоналом:

1. Прогнозирование. Прогнозирование кадрового потенциала фирмы на определенный период времени.

2. Обучение. Эти системы констатируют и «отлаживают» знания ученика (ученика в широком смысле слова, т. е. человека, обучающегося чему-либо). В таких системах создана некая модель знаний ученика. Фактические знания ученика сравниваются с существующей моделью и при необходимости исправляются, дополняются, уточняются, т. е. «пробелы» в знаниях заполняются путем постоянного общения ученика с системой. Экспертные системы такого рода могут использоваться в кадровых службах при проведении мероприятий по обучению персонала.

3. Управление. Системы этого типа можно назвать интегрированными, поскольку они объединяют в себе элементы всех рассмотренных выше систем. К этому типу систем, например, принадлежит задача деловой активностью.

Экспертные системы можно также  разделить на консультационные (или  информационные), исследовательские  и управляющие. Консультационные системы, могут использоваться в работе государственных  служб занятости, кадровых служб  фирм и рекрутинговых фирм.

В качестве реально действующей  отечественной ЭС, предназначенной  для решения кадровых вопросов, является интеллектуальная система психологических  исследований PSY (состоит из более 6000 правил). Разработана в ВНТК «САЙНТЕКС» (г. Москва).

Система используется руководителями и специалистами кадровых служб  при решении задач отбора персонала, анализа межличностных отношений  в коллективе, ведении БД по кадрам. В ней хранятся сведения о личностных характеристиках людей, полученных в результате соответствующего тестирования.