Исследование системы управления предприятием ООО «Восток Запад»

Проблема формулируется  разными способами. Это может  быть просто констатация объекта  исследований в терминах его названия или специфики. Например, персонал управления, мотивация производительной деятельности и пр. Но такая постановка проблемы не всегда способствует концентрации внимания на противоречии, отражающем ее особенность и суть.

Постановка проблемы посредством вопроса способствует более точному представлению  о ее содержании, потому что вопрос представляет собой форму мышления, ориентированную на получение конкретного  ответа в виде суждений. Суждение, вывод  любого исследования можно рассматривать  как полученный ответ на некоторый  вопрос. Примерами исследовательских  вопросов и их конструкций могут  быть следующие:

- Как отражает система управления потребности и условия развития организации?

- Почему организация теряет позиции в конкурентной борьбе?

- Где найти дополнительные ресурсы для завершения проекта?

- Как разработать стратегию?

Практические  результаты исследования систем управления - это, как правило, рекомендации по изменению тех или иных сторон ее функционирования, повышению качества управленческой деятельности менеджера  и всего персонала управления. Эти рекомендации могут быть социально-психологического, экономического, организационного содержания, они могут относиться к области  информационного обеспечения управления, мотивации управления, изменения  условий деятельности, учета дополнительных факторов развития фирмы, качества деятельности, оценки тенденций развития, конкурентоспособности  и пр. Результаты исследования - это  возможности, которые позволяют  повысить эффективность управления и обеспечить устойчивое и перспективное  развитие организации.

Разумеется, исследование имеет и теоретические результаты - осмысление проблемы, выявление закономерностей  функционирования и развития, концепции  управления системой в определенных условиях, заданных уже не с позиции  конкретной ситуации, а категориально. В зависимости от глубины проникновения в суть проблемы и уровня обобщения теоретических результатов возникает возможность существенно расширить и практические результаты, решить важную народно-хозяйственную проблему, обеспечить возможность для тиражирования нового опыта управления. Всякое исследование требует определенного ресурсного обеспечения. Без необходимых ресурсов (человеческих, информационных, финансово-экономических, технических) невозможно провести современное исследование (а тем более невозможно реализовать его выводы на практике). Поэтому важной проблемой исследования систем управления является выделение ресурсов, необходимых для его проведения и воплощения в жизнь [12, с. 122-134].

1.2 Методы исследования  систем управления

Организации относятся  к числу сверхсложных систем: они  состоят из элементов и подсистем  разной природы (технические, правовые, психологические, социокультурные), они многофункциональны (производят продукцию, услуги, формируют человека и среду). Для объекта такой сложности приходится строить и сложную методологию. Именно системный подход позволяет рассмотреть организацию как систему, как целое - ведь основной его принцип - это принцип интеграции. От него происходит цепь производных принципов, главные из которых - целостность объекта и комплектность его анализа.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Он предполагает исходное определение системы целей организации, обусловливающих структуру задач и содержание функций аппарата управления.

Многообразие  целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции. В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной системы.

Вместе с тем  соответствие между системой целей  и организационной структурой управления не может быть однозначным. Эффективность  построения организационной структуры  не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько  структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих  поставленным перед ней целям, с  другой - насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны  объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием  эффективности при сравнении  различных вариантов организационной  структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального  развития. Однако довести этот критерий до практически применимых простых  показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его  конечными результатами чрезвычайно  трудно. Целесообразнее использовать набор нормативных характеристик  аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность  принятия управленческих решений; надежность аппарата управления, выражающаяся в  качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адаптивность и гибкость, характеризующиеся  способностью своевременного выявления организационных проблем и соответствующей перестройкой работы.

Все методы исследования систем управления можно классифицировать на две группы:

- теоретические: метод восхождения от абстрактного к конкретному, метод абстрагирования, методы анализа и синтеза, методы дедукции и индукции, метод моделирования и др.;

- эмпирические: наблюдение, сравнение, метод экспертных оценок и др.

Проектирование  организационных структур управления осуществляется на основе следующих  основных взаимодополняющих методов: аналогий; экспертно-аналитического; структуризации целей; организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных  форм и механизмов управления, которые  оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.), по отношению к проектируемой  организации. К методу аналогий относится  выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций  и определение границ и условий  их применения.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах. Первый из них заключается  в выявлении для каждого типа производственно-хозяйственных организаций  и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных  организационных характеристик  и соответствующих им организационных  форм и механизмов управления, которые  исходя из конкретного опыта или научных обоснований доказывают свою эффективность для определенного набора исходных условий.

Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих принципиальных решений о  характере и взаимоотношениях звеньев  аппарата управления и отдельных  должностей в четко определенных условиях работы организаций данного  типа в конкретных отраслях, а также  разработку отдельных нормативных  характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей. Типизация решений является средством  повышения общего уровня организации  управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных  форм управления, ускорение внедрения  наиболее рациональных, прогрессивных  форм. Типовые организационные решения  должны быть, во-первых, вариантными, а  не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми  и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия  работы организации отличаются от четко  формулированных условий, для которых  рекомендуется соответствующая  типовая форма организационной  структуры управления.

Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами  с привлечением ее руководителей  и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления; а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке. Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в тесном сочетании с другими (в особенности методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации. К нему относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа обработки списков и т.п.).

К экспертным методам  следует отнести также разработку и применение научных принципов  формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и  научных обобщений руководящие  правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке  рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных  систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих  принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т.п.). Примерами  современных принципов формирования организационных структур могут  служить такие, как «построение  организационной структуры исходя из системы целей», «отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления», «сочетание функционального и программно-целевого управления» и целый ряд других.

Особое место  среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных  описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. К такого рода описаниям относятся, в частности, маршрутная технология выполнения управленческих функций или их этапов, основанная на принципах научной организации труда, а также на прогрессивных методах и технических средствах осуществления управленческих работ, и регламентирующая порядок их выполнения. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур. Как правило, при этом осуществляется табличное представление преимуществ и недостатков каждого из вариантов с целью их последующего обсуждения и анализа.

Метод структуризации целей предусматривает выработку  системы целей организации (включая  их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных  структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании  чаще всего выполняются следующие  этапы:

1) разработка  системы («дерева») целей, представляющей  собой структурную основу для  увязки всех видов организационной  деятельности, исходя из конечных  результатов, независимо от распределения  этих видов деятельности по  организационным подразделениям  и программно-целевым подсистемам  в организации;

2) экспертный  анализ предлагаемых вариантов  организационной структуры с  точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой  из целей, соблюдения принципа  однородности целей, устанавливаемых  каждому подразделению, определения  отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя  из взаимосвязей их целей и  т.п.;

3) составление  карт прав и ответственности  за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждать и представлять на утверждение, согласовывать, подтверждать, контролировать).

Метод организационного моделирования представляет собой  разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений  распределения полномочий и ответственности  в организации, являющихся базой  для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных  структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примерами могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, индустриальной динамики и др.);

- графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями; матрицы распределения полномочий и ответственности; таблицы коэффициентов связей между функциями производства и управления и др.;