Исследование системы управления предприятием ООО «Восток Запад»

- натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты - заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты - искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения, сходные с реальными организационными условиями; управленческие игры - действия практических работников, основанные на заранее установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий (в т.ч. с помощью ЭВМ);

- математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Примерами могут служить регрессивные модели зависимости численности ИТР и служащих от производственно-технологических характеристик организации; зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ от типа организационных задач и других характеристик и т.п.

Таким образом:

1. Объектом исследования  и проектирования систем управления  выступают социальные системы,  представляющие собой сложные  системные объекты.

2. Исследование  и проектирование систем управления  осуществляется на основе научной  методологии, с применением соответствующих  методологических подходов, комплекса  методов и конкретных методик.

3. Цель исследования  заключается в поиске наиболее  эффективных вариантов построения  системы управления и организации  ее функционирования и развития.

4. Результат  исследования систем управления  представляет собой практические  рекомендации по изменению тех  или иных сторон се функционирования, повышению качества управленческой  деятельности менеджера и всего  персонала управления.

5. Системный  анализ выступает базовым подходом  и методом в исследовании и  проектировании систем управления.

6. Современными  формами организации и проведения  исследования систем управления  являются экспертная и консультационная  деятельность.

1.3 Информационная составляющая  системы управления

Любой аппарат  управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его  основная роль заключается в обработке  информации подобно, собственно, промышленному  предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех  же формах офис и производит информацию. Это могут быть:

- данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

- документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

- устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Между процессом  получения и распространения  информации аппарат выполняет ряд  разнообразных действий. Он может:

1) преобразовать  информацию (например, информацию о  продажах в информацию, о полученной  выручке и выполненной работе);

2) объединять  информацию (например, информацию о  продажах с информацией, о закупках  в информацию, о товарно-материальных  запасах);

3) накапливать  информацию (например, информацию о  продажах для составления ежемесячных  и годовых отчетов о доходах).

Как правило, аппарат  управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции - решений. Это могут быть решения:

а) местного и  оперативного характера - такие, как  решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен;

б) долгосрочного, стратегического характера - решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и  выходом из нее.

Таким образом, аппарат управления - это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом  продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения [1. с. 241-247].

Руководство предприятий  должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так  же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть большим объем информации (например, больше писем или технически инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим  количеством ошибок); более своевременная  информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности - это увеличение стоимости решений на единицу  затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа  вариантов закупок и продаж или  предложений рабочей силы); более  высокое качество решений (выбор, который  приводит к увеличению прибыли или  улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий). Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики. Один из типичных вариантов таких оценок, основанных на материалах крупномасштабных обследований, приводится в табл. 1.

Таблица 1. Интерес  руководителей к деловой информации

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов  работы. В результате изменяется организационная  структура компании, разрабатывают  новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной  и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и  взаимодействия основных элементов  современной информационной системы  организации приведена на рис. 1.

Изменения в  организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя. Особое значение приобретает  массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банка данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек - ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).

Рисунок 1 - Современная  информационная система организации

Существенно меняется также техника хранения и обработки  информации. Автоматизируются системы  принятия, упорядочения, хранения и  передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов, и  не допускаются неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций  руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную  деятельность, организационно-технологические  процессы и т.п. Все большая часть  работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно  повышается качество планов, разработанных  с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются  планы для отдельных подсистем  системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе  дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения  таких отклонений [6. с. 371-386].

В-третьих, существенно  изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через  сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций  и т.п. (участники которых могут  находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления [4. с. 332-348].

Автоматизированный  офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых - умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к  решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей  предполагают использование новых  информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

2. Исследование системы  управления предприятием  ООО «Восток Запад»