Коммуникации в менеджменте

Семантические затруднения  могут быть также обусловлены  расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации.

Все вышесказанное, можно отнести и к невербальным символам. Действительно, ведь люди в силу своих различий могут интерпретировать разные невербальные символы такие, как улыбка, мимика, жесты, взгляды, позы и т.д., совершенно по разному, а, следовательно, будет возникать шум в процессе коммуникаций.

Другим ограничителем  эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения.

Еще одним барьером может  выступать неумение слушать. Эффективная  коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного, сосредоточенного слушания. Как показали исследования, управляющий, по сути дела, слушает лишь с 25%-й эффективностью. Согласно другому исследованию, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера.

Важно уметь слышать  конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты - нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств - это выслушивание сообщения полностью. Поступая так, вы расширяете свои возможности понять ситуацию и даете знать об уважительном отношении к тому, что в действительности говорящий человек старается передать вам.

Теперь рассмотрим преграды в организационных коммуникациях.

Искажение сообщений - одна из проблем организационных коммуникаций, состоящая в изменении смысла сообщения. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин: сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

Проблемы обмена информацией  вследствие искажения сообщений  могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие, перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания. Согласно одному исследованию, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% —до начальников цехов и 20% — до рабочих.

Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому  возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.

К другим аспектам, которые  могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III. Практическая часть.

«Характеристика  и опыт работы российской фирмы ООО  «АГАТ-ТУР»

 

ООО «Агат-Тур» существует на российском рынке уже 6 лет. Уставной деятельностью является предоставление туристических услуг. В штате фирмы работает  6 ведущих менеджеров, в подчинении которых находится от 2 до 4 младших менеджеров и помощников. Эти сотрудники образуют 6 отделов 000 «Агат-Тур» Возглавляет фирму Генеральный директор, в подчинении у которого более 25 человек. Каждый месяц (в конце месяца) старшие менеджеры в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих старших менеджеров, так и тех менеджеров, которые наводятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания младших менеджеров обсуждаются с их начальниками - ведущими (старшими) менеджерами. Таким образом, на фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с  помощью секретаря собрание, на котором  по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фирмы для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации  в ООО «Агат-Тур» в основном протекают неформальным образов, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы, образуя следующую схему:

Отдел А          Руководитель                   Отдел В

          запрос                   рассмотренный запрос

     рассмотренный ответ                    ответ

                                                                                                                                                                Схема 2.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива 000 «Агат-Тур», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях  дней  рождений, встречи «Нового  года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день рождения ОOO «Агат-Тур» - дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также на фирме организуются совместные поездки в экскурсионные туры по России, где половина стоимости путёвки оплачивается фирмой.

Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал  эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, насколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.³

 

 

 

 

 

4. Выводы, предложения и рекомендации, направленные на дальнейшее совершенствование системы коммуникаций в управлении.

 

Подводя итоги можно  с уверенностью сказать, что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего, менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными, зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

Основные выводы по данной работе можно представить в виде следующей таблицы №1:   

Тип коммуникаций	Этапы процесса коммуникаций	Каналы  коммуникаций
Межличностные	Зарождение  идеи или отбор информации	Устная передача
На основе письменного общения	Выбор канала передачи информации	Совещания
Формальные	Передача  сообщения	Телефонные  переговоры
Неформальные	Интерпретация	Письменная  передача
Межличностные   На основе письменного общения  Формальные Неформальные    Вертикальные  Горизонтальные Вербальные Невербальные	Зарождение  идеи или отбор информации Выбор канала передачи информации Передача сообщения Интерпретация сообщения получателем Реализация сообщения	Устная передача   Совещания   Телефонные переговоры Письменная  передача   Служебные записки Отчёты Электронная почта Компьютерные  сети

                                                                                                                 Таблица №1.

Итак, можно сделать  вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

В  качестве  рекомендаций   могу  предложить  знаменитое высказывание     Л. Якокка: «Все хозяйственные операции можно, в конечном счете, свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надёжной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать».

Также, на мой взгляд, в отечественных организациях следует  развивать и усовершенствовать    нисходящие    формальные    вертикальные коммуникации, повышать эффективность неформальных коммуникаций между руководителями и подчиненными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Используемая  литература:

1. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности»  (Для   деловых  людей).   -  Таллин:   Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2008.
2. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: Институт молодежи, 2005.
3. Дорофеева Л.И. «Менеджмент».
4. Зингер В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. - М.: «Экономика», 2000.
5. Кричевский Р.Л. «Если Вы руководитель» - М.: Издательство «ДЕЛО», 2006.
6. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент» - М.; Издательство «Элник», 2005.
7. Матвеева А., Хорошавина Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная книга руководителя/Под ред. В. Красновой и А. Привалова. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2007.
8. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.:Дело, 2009.
9. «Менеджмент»: Дайджест основных разделов и тем/Под ред. А.К. Казанцева – Спб.: СПбГИЭА, 2007.
10. «Менеджмент организации»: Учебное пособие/Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2007.
11. «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2000.
12. «Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2005.
13. «Управление организацией»: Учебник для вузов/Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2008.
14. Юкаева В.С. «Управленческие решения»: Учебное пособие. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2009.                

1. ¹  «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2000.

²   Дорофеева Л.И. «Менеджмент»

³  Ладанов И.Д. «Практический менеджмент» - М.; Издательство «Элник», 2005.