Коммуникации в организации и их влияние на организационное поведение

       Деловые переговоры - это особая, специфическая форма совещания, отличающаяся следующими признаками:

       - переговоры ведутся двумя или  более сторонами, каждая из  которых имеет свои интересы;

       - целью переговоров является приемлемое для сторон согласование интересов;

       - результат переговоров документально фиксируется в договоре сторон (контракте).

       Симпозиум - это совещание по какому-либо значимому вопросу (обычно научного характера). Целью симпозиума является свободное творческое обсуждение важной для науки и практики проблемы, сближение позиций участников или, наоборот, выявление противоречий в их подходах [10;155].

       Участники симпозиума разделяются на выступающих и слушателей, причем слушатели могут принимать участие в обсуждении проблемы, в творческой дискуссии.

       Применительно к менеджменту симпозиум может собираться для рассмотрения и анализа отдельных теоретических и прикладных проблем этой дисциплины.

       Семинар, подобно симпозиуму, также представляет собой совещание по значимой научной или прикладной проблеме. Однако, в отличие от симпозиума, главная цель семинара - учебная. Участники семинара под руководством преподавателя ведут обсуждение заранее подготовленных ими тематических сообщений.

       Семинарские занятия сегодня широко применяются  и для изучения менеджмента в  высших учебных заведениях [3;409].

       1.3 Коммуникационные барьеры 

       Весьма  важной характеристикой любой формы коммуникации является ее подверженность всевозможным помехам.

       Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию. Основными коммуникационными барьерами являются помехи, связанные:

• с содержанием сообщения;
• с формой сообщения;
• со средствами сообщения;
• с организацией сообщения. [12;314]

       К помехам, связанным с содержанием  сообщения, относятся:

       Языковые  вербальные (связанные с речью, словами). Это, прежде всего, семантические помехи, вызванные неправильным пониманием смысла слов (например, из-за плохого перевода), недостаточной профессиональной подготовкой (непониманием специальных терминов), плохим произношением и т. п.

       Языковые  невербальные (связанные с языком жестов, телодвижениями, выражением лица). Это помехи, возникающие приведении переговоров, когда разные стороны придают одним и тем же жестам различный смысл (например, кивок головы у болгар означает не согласие, как у нас, а отрицание).

       Логические  помехи. Здесь барьером становится различная система доказательств, принимаемая сторонами, различное видение одних и тех же обстоятельств, разные принципы и установки. Так, логика богатого отличается от логики бедного, логика смелого - от логики осторожного, логика покупателя - от логики продавца и т.д.

       Помехи  восприятия. Барьером может стать обстановка, в которой воспринимается информация (например, недружелюбная атмосфера), предвзятое отношение к получаемой информации, отсутствие доверия, противоречия с предшествующими сообщениями, неготовность к восприятию (например, из-за пренебрежения необходимой подготовительной работой).

       Помехи, связанные с содержанием сообщения, могут быть в значительной степени  нейтрализованы:

       - тщательной подготовкой к формированию, передаче и приему информации;

       - привлечением к созданию сообщения и к его приему специалистов;

       - обучением персонала организации  коммуникационным процессам;

       - созданием обстановки, благоприятствующей  коммуникационной деятельности [1;37].

       К помехам, связанным с формой сообщения, относятся:

       Сложность формы. Здесь помехи возникают из-за трудности понимания сообщения (например, при злоупотреблении специальными терминами, при обилии цифровых данных и т. п.).

       Непривычность формы. Помехи появляются, например, тогда, когда распоряжение отдается нетрадиционным способом (например, в необычной формулировке).

       Несоответствие  формы содержанию информации. Например, сигнал бедствия должен передаваться коротким сообщением, а финансовая информация должна носить исчерпывающий характер.

       Неопределенное  посредничество в передаче и интерпретации информации. Помехи возникают из-за неизбежных искажений на каждом этапе приема-передачи сообщения (эффект «испорченного телефона»).

       Помехи, связанные с формой сообщения, могут быть преодолены:

       — приданием сообщению понятного  вида и доступной формы;

       — соблюдением установленных и согласованных правил представления информации;

       — обеспечением соответствия формы сообщения его содержанию;

       — исключением неоправданных промежуточных  инстанций при передаче и приеме информация [15;98].

       К помехам, связанным со средствами сообщения, относятся:

       Низкая  оперативность передачи информации. Например, запаздывание передачи информации вызвано необходимостью ее кодировать.

       Малая пропускная способность  средства. Информационные перегрузки, например, может вызвать недостаток у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.

       Несоответствие  средства сообщения характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры вынуждает довольствоваться лишь аудиотехникой, возможности которой ограничены.

       Слабая  помехозащищенность и низкое качество коммуникационных средств. Это приводит к нарушению коммуникационного процесса и резко снижает его качество. Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно снижены при выделении дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой [6;260].

       К помехам, связанным с организацией сообщения, относятся:

       Плохая  обратная связь  или ее отсутствие. Это увеличивает риск искажения информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.

       Запаздывание  информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.

       Неудачный подбор партнеров  в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.

       Неудачный выбор времени  и обстановки коммуникации. Это снижает ценность сообщения и эффективность его реализации.

       Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно уменьшены:

- обязательным налаживанием постоянной и устойчивой обратной связи;

- обеспечением своевременности в передаче информации;

- тщательным подбором участников коммуникационного процесса;

- продуманным выбором времени и обстановки коммуникации. 

       1.4. Паблик рилейшнз 

       Паблик  рилейшнз сегодня - одна из важнейших форм делового общения. Учитывая это обстоятельство, остановимся на данной форме деловых коммуникаций более подробно.

       Паблик  рилейшнз в широком  понимании - это деятельность фирмы, по установлению связей с общественностью, с необходимой социальной средой. Главная задача -- сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение определенных групп людей в русло, выгодное фирме [19;125].

       Частными  целями (задачами) паблик рилейшнз являются.

       - формирование имиджа фирмы,

       - обеспечение связи фирмы со средствами массовой информации;

       - работа с населением;

       - работа с общественными организациями,

       - работа с органами власти,

       - работа с партнерами и конкурентами;

       - информирование общественности;

       - зондирование общественного мнения;

       - отслеживание (мониторинг) общественного мнения;

       - представительская деятельность;

       - профилактика конфликтов;

       - формирование «круга друзей» фирмы;

       - преодоление кризиса фирмы;

       - спонсорство.

       Менеджмент  ставит перед паблик рилейшнз общие и конкретные задачи, привязанные к определенным периодам деятельности фирмы, обеспечивает единство организации и управления. Маркетинг придает паблик рилейшнз направленность на конечную цель деятельности фирмы - получение максимально возможной прибыли. Он берет на себя наиболее заземленную, рутинную часть этой работы. Паблик рилейшнз по отношению к маркетингу как бы играет роль разведки, своеобразного передового отряда, который призван готовить плацдарм, должен суметь закрепиться на нем, с тем, чтобы потом успешно развернуть там маркетинговую деятельность. При этом паблик рилейшнз приходится брать на себя часть функций из сопредельных с маркетингом областей. Однако как средства, так и методы паблик рилейшнз существенно отличаются от соответствующих инструментов маркетинга [19;130].

       Основными объектами приложения сил паблик рилейшнз являются социально-политическая, социально-экономическая и социально-психологическая среда: население, потребители, рыночная среда, общественные организации, государственные и местные органы управления, средства массовой информации, персонал и «друзья фирмы».

       Средства  массовой информации, являются не только средством, но и объектом паблик рилейшнз. Такая двоякая роль дает возможность сделать использование средств массовой информации постоянным, непрерывным и поддерживать взаимную заинтересованность этих средств и фирмы в совместной деятельности.

       В качестве средств паблик рилейшнз широко используются следующие средства массовой информации: пресса, информационные агентства, телевидение, радио, журналистика и литература.

       Для передачи прессе широкой информации по особенно важной теме организуются пресс-конференции. Они готовятся тщательно и, как правило, заблаговременно. Тексты основных сообщений печатаются заранее и раздаются присутствующим. На пресс-конференцию приглашаются представители всех основных средств массовой информации, независимо от их отношений с фирмой - организатором конференции [19;133].

       Работа  с радио и телевидением предполагает подготовку и широкое использование публицистических сообщений, которые могут носить информационный, аналитический и художественный характер.

       Информационная  публицистика - важнейшая форма работы паблик рилейшнз на радио и телевидении. Она может иметь форму интервью, репортажа, отчета, выступления или заметки. Аналитическая и художественная публицистика имеет форму обозрений, бесед, комментариев, очерков, корреспонденции, фельетонов.

       В самое последнее время телевидение  обрело такие мощные средства, как  видеоконференции, стало использовать всемирную компьютерную сеть Интернет. Эта новейшая техника существенно расширила возможности телевидения, а значит, и паблик рилейшнз.

       Формирование  паблисити и имиджа фирмы - это центральная, сквозная задача паблик рилейшнз. Ее смело можно отнести к сверхзадачам фирмы.

       Паблисити - это известность фирмы, ее положительный, главным образом внешний, облик. Это то, как предстает фирма перед внешним миром. Цели паблисити достигаются преимущественно средствами массовой информации.