Коммуникация и информация в управлении

Недостаточная информационная обеспеченность процесса принятия стратегических решений приводит к тому, что руководители меньше, чем следовало бы, участвуют  в этом процессе [5,c.122-127].

Существенную роль в  принятии решений играет научно- техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм- конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий  характерно применение высокоэффективной  внутрифирменной системе информации, основанной на использовании новейших технических средств.

Управленческая внутрифирменная  информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности  в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система  состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют  принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств сбора.

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  фирме; производство новой числовой, графической и иной информации.

 

2.2 Аппарат управления внутрифирменной системы информации

Аппарат управления внутрифирменной  системой информации включает:

• Вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

Центральную службу информации;

• Информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; Обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники [6,c.163-165].

 

2.3 Информационные  ресурсы предприятия

Любая организация имеет  информационную систему и информационные ресурсы, даже если эта организация состоит из одного предпринимателя, и он не догадывается об их существовании, а просто иногда делает записи о своем бизнесе в блокноте.

В управлении информационными  ресурсами предприятия существуют как

 некоторые концептуальные положения, так и конкретные вопросы отдельных информационных технологий. 

Информационными ресурсами  нужно управлять. Нужно изучать  информационные потребности, планировать  и управлять информационными  ресурсами. Ключевой вопрос для любой организации: Хорошо ли мы управляем информационными ресурсами?

Информация позволяет  принимать обоснованные и эффективные  решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения  и использования. Если в организации задумаются о том, где и как они получают информацию о своем производстве, ценах, конкурентах, то это будет первым шагом в получении конкурентного преимущества.

В настоящее время  мы вступаем в информационное общество, поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Менеджеры должны уметь  управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы, производства, качества услуг и качества управления.

Управляющая часть оказывает  на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая  часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи, с чем, с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.

В рамках информационного  контура имеется и передается информация о целях управления, о  состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях.

В настоящее время, для  нормального функционирования организации существенную роль играют информационные ресурсы. Информационные ресурсы для любой организации _ это весь имеющийся объем информации в информационной системе [7,c.3-7].

Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация- это стратегический ресурс, а информационные ресурсы являются одними из важнейших.

 

2.4 Значение  информации во внутрифирменной  системе информации

Весь современный бизнес сегодня построен на управлении информационными  потоками. Если у вас есть информация и возможности выгодно преподнести ее общественности - Вы выиграете. В противном случае ее воспользуются ваши конкуренты.

Какая информация представляет наивысшую ценность для вашего бизнеса? Есть ли она у вас? Готовы ли вы распространить ее? Какие каналы вы хотите использовать для этого?

Для современных условий  характерно применение высокоэффективной  внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств.

Внутрифирменная система  информации выполняет следующие  функции:

1. аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации.

Определение потребности  каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой  ему информации для целей оперативного управления.

Определение потребностей в технических средствах фирмы.

Централизованное планирование всех затрат на приобретение,  уровня затрат на использование технических  средств в системе информации.

Обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации.

Разработка программных  средств, прикладных программ.

Управление предприятием не может эффективно проводится без  достаточной оперативной, надежной, современной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Информация также важна  для фирмы тем, что она обслуживает  функции управления, связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой, обеспечивает движение заданной цели, позволяет выбрать определенную линию поведения организации.

 3. Анализ значения информации во внутрифирменной системе информации

 

Значение информации на сегодняшний день для компаний очень велико. Если у компании есть информационные возможности, значит у нее есть все шансы устоять в конкурентной борьбе, Завоевать признание клиентов и самоутвердиться на рынке.

ММК - одна из ведущих  металлургических компаний России. На сегодняшний день менеджеры ММК реально осознают, что для нормального развития им необходимы новые информационные ресурсы и возможности. Поэтому они не стоят на месте в этом вопросе и двигаются вперед.

 

3.1 Корпоративная  система ММК

 

На ММК внедряется новая корпоративная информационная система (КИС). В последнее время об этой системе много разговоров и мнений. Причем довольно противоречивых: от восторженных до пессимистических. В корейской фирме Posko на нее затратили 200 миллионов долларов, поскольку считают систему непременным атрибутом большой корпорации. А когда получили результат, сами поразились- он в четыре раза превышает затраты на систему. До последнего времени работа экономических, финансовых, производственных служб базировалась на анализе фактов производства, а чаще всего- постфактум. Дальше разбираются только причины произошедшего. А вот как можно сделать, чтобы не произошло? Этот вопрос не стоял из- за отсутствия информации в полном объеме. Система позволяет сделать более глубокий анализ реально происходящих событий. Это с одной стороны. С другой - люди, обладающие большим объемом интуиции и знаний, - те же самые снабженцы, с бытовики - скорее, лишь высказывают предположения, что и сколько нужно для производства, куда и кому реализовывать продукцию. И на основе предположений они могут строить свою стратегию. Но они не обладают объемом данных нормального спланированного компьютера, который может без устали накапливать знания и оперативно анализировать их. Отображение в старой системе АСУ «Заказ» было по 13 признакам каждого заказа, а теперь по 22. Возможности совершенно иные. Системы мирового маркетинга уже наработаны, а значит, открывается возможность действовать по очень многим направлениям, которое заложены в стандартной функциональности, для соблюдения которой нужно создать определенное количество отображений. Они создавались и прежде, но на бумажных носителях, которые имеют свойство забываться, поправляться. В КИС ничего невозможно подправить. Чтобы внести изменения постфактум, нужно пройти очень сложную официальную процедуру изменений, объяснив, почему это произошло.

Ежедневно работа в системе  у человека отнимает не более двух часов. Причем он работает с теми же цифрами, что и прежде, поскольку  многие направления носят сугубо локальный характер и формируются внутри только одной службы. КИС дисциплинирует людей, которые должны каждый день оставлять в ней след о своей работе, отображая реальные процессы, происходящие в компании. Предприятие должно каждый день знать ситуацию с формированием себестоимости, получением денег, формированием производственного процесса как такового. Потому должны постоянно сопровождать процесс, изо дня в день строить кривую благополучия или неблагополучия общей обстановки на комбинате. Это возможно при анализе помещения результатов предприятия по большому количеству направлений. На основе полученной информации в системе получают не только внутреннюю информацию о состоянии предприятия, но, например, уникальную возможность вести диалог с федеральными органами власти. Появляется еще и возможность разговаривать на одном языке со всем миром. Нет ни одного предприятия, на котором бы сказали, что правила КИС слишком сложны для выполнения. Она настолько проста, что с ней сотрудничать не сложно, нужно только знать правила игры и быть достаточно аккуратным человеком. На 2000 пользователей создано около 400 инструкций. Для улучшения работы планируется в ряде случаев ставить аппараты быстро чтения, чтобы вовсе не зависеть от человеческого фактора: машина все сама распознает и рассортирует.

Сокращается время работы с документами, соответственно увеличиваются  обороты в компании, причем в неявном  виде, но потом фиксируется увеличение производительности труда, сокращаются  запасы ненужных материалов, сокращаются  и ставятся препятствия к заказу не нужных деталей для проведения ремонтов.

КИС- это единая машина –сервер, которая занимается переработкой информации. По объему это гардероб для одной семьи. По сути - маленькая  машинка стоимостью почти в миллион  долларов.

 

3.2 Транспорт  для информации на ММК

 

Протяженность магистрали на ММК сегодня достигает 150 километров. Она стала связующим элементом  для множества объектов, расположенных  на обширной территории предприятия. По ее транспортным веткам проходят колоссальные информационные потоки. Не случайно магистральную инфраструктуру рассматривают как основную часть корпоративной информационной системы ММК.

Сейчас информационной «паутиной» опутаны не только производственно- управленческие структуры, но и загородные социальные объекты комбината. Реализация специалистами ОАО «ММК» и компанией «ЮжУралТрансТелеКом» крупного проекта 2 года назад позволила «благоустроить» информационную инфраструктуру ОСК «Абзаково» и горнолыжного центра. Как следствие, там появились не только надежная телефонная связь, но и дополнительные услуги: банко маты, доступ к Интернету, выход в корпоративную информационную систему комбината. Сегодня большое магистральное оптическое кольцо ММК объединяет почти 7000 активных устройств: компьютеры, прочее оборудование для передачи данных. Все входящее в это кольцо объекты обеспечены качественным информационным транспортом. Иными словами на ММК создана отказоустойчивая, высокоскоростная масштабированная система. На сегодняшний день это костяк, которой формирует весь информационный обмен- от телефонии до передачи данных. По словам специалистов, «оптика», позволяющая транспортировать огромные информационные потоки, не подвержена влиянию электромагнитных излучений. Связь- без помех. Что может быть важнее в условиях промышленного гиганта?

Подключение в корпоративную  сеть удаленных друг от друга цехов- пользователей стало возможным  благодаря работающей в цехе связи  АТС «Дефинити».

Связь на ММК позиционируется  уже как информационный сервис, который  является составной частью корпоративной информационной системы- он соответствует высочайшим требованиям как по качеству, так и по количеству услуг.

На самом деле: еще  недавно тот же телефон рассматривали  лишь как средство вербальной коммуникации. Сейчас телефонная линия служит уже  не только для переговоров, но и для передачи данных через компьютерную сеть. Потребность удаленных пользователей в высокоскоростном подключении - это как раз один из тех информационных сервисов, который необходим в рамках внедрения КИС. Среди возросшего количества функций АТС- голосовая почта, пере адресация сообщений, удержание линий. В настоящее время разрабатывается новый вид обслуживания - система конференц-связи.