Коммуникация и информация в управлении

По окончании второго  этапа модернизации «Дефинити», к 2005 году, специалисты дирекции информационных технологий планируют внедрить еще ряд полезных сервисных новшеств. Чтобы менеджеры ММК могли оперативно получать информацию, будет создана система, суть которой заключается в «привязке» телефона к информационной базе данных предприятия. Помимо того, что телефонный аппарат автоматически определит номер абонента, через АТС из базы данных дополнительно поступят все необходимые ему сведения о звонящей стороне: состояние кредиторско-дебиторской задолженности, последние платежи, объемы поставок и т.д. Сняв телефонную трубку, менеджер сразу увидит все это на экране своего компьютера и будет полностью подготовлен к общению.

В январе 2004 года в информационную сеть ММК подключена станция Рудная, что ускорило управление входом вагонов  с сырьем, их приемкой и выпуском. В итоге на каждом вагоне экономится час времени, а это позволяет ММК снизить плату за их аренду у « Российских железных дорог». Отдача от использования магистралей оптических волоконных линий, связавших объекты комбината, от внедрения КИС, повышающей управляемость предприятием, ежегодно будет исчисляться миллионами долларов. Оптические технологии обеспечивают оперативность при использовании информации, поступающей по всем направлениям- завозу сырья, запасам материалов, отгрузке готовой продукции, потокам денежных средств [9].

 

3.3 Информационные  системы управления

 

В последней четверти XX в. общественное производство в целом  и отдельные предприятия нашей  страны развивались в направлении  автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс стал протекать после выпуска ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в нашей стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство средних и даже мелких. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами. Информационная система – это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической  и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные  расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

Информационная система  управления – это постоянно действующая  система взаимосвязи людей, технических  средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией.

ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации.

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем  и предполагаемом будущем, отслеживать  все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационные системы  могут быть простыми и сложными.

При простой системе  происходит доставка информации от места  ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать  по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она  свойственна низшей ступени управления – например: рабочее место – мастер.

Более распространены сложные  информационные системы соответствующие  сложности производства и организационной  структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы также различаются:

– по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;

– по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления.

Компьютеры и современные  информационные технологии многократно  повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или  ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.

Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные  аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить:

• системы бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супер-бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер»;

• системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»;

• системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Супер-менеджер»;

• системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство» и др.

Кроме того, в работе с  потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может также как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет.

 

3.4 Интернет - информационный  ресурс

 

На базе ММК прошел слет молодежных лидеров промышленных предприятий России и ближнего зарубежья. Для посланцев рабочий молодежи визит в Магнитку был интересен, прежде всего, возможностью изучить передовой опыт крупнейшего в России металлургического комбината. ММк- одно из первых предприятий, на котором взамен распавшегося комсомола была создана новая молодежная структура- союз молодых металлургов, отметивший совсем недавно свое одиннадцатилетие. В программу слета были включены актуальные для его участников моменты. Один из таких моментов, идея расширить формы общения, создав единый международный сайт молодежных промышленных организаций. Инициативная группа союза молодых металлургов уже сделала «наброски» по информационно- аналитической части нового сайта. По замыслу СММ, на сайте должны быть представлены визитки каждой молодежной организации промпредприятий- устав и планы работы, свежие новости о прошедших конференциях, конкурсах, спортивных соревнованиях, имена победителей и событийная фотогалерея. Для неформального общения предложено открыть чат, а на форуме- обсуждать актуальные темы. Единый сайт позволить сверстать сводный план работы, анонсировать молодежные мероприятия, проходящие на предприятиях России и ближнего зарубежья.

 

3.5 Информационные  системы компании «Боинг»

 

Компания Boeing- один из главных  производителей самолетов и космических систем в США, со штаб- квартирами в Сиэтле, Вашингтоне.

Несмотря на то, что  Боинг в настоящее время является лидером в производстве самолетов, необходимо внести некоторые изменения, чтобы удержать эти позиции.

В конце 1960-х годов  дела у Боинг шли хорошо, но у компании была серьезная нехватка запчастей, которая мешала производству (около 2500- 5000 в месяц)

С 1966 до середины 1980-х  годов в Боинг было установлено 15 больших информационных систем, не считая дюжины маленьких. Информационные системы помогли Боингу решить проблему с нехваткой запчастей. Боинг создавал острова автоматизации. У информационных систем были проблемы с обратной связью и передачей данных друг другу.

Изменение ситуации на рынках космической и военной промышленности- необходима новая стратегия, в том числе и в области информационных систем. В Боинг уверены, что его конкурентоспособность на коммерческом рынке авиастроения зависит от использования информации по трем направлениям:

1. Для увеличения рыночной чувствительности Боинг. Информационные системы помогли компании:
• Конструировать по цене, т. е. создавать самолеты, учитывая затраты;

Создавать гибкие графики  перевозок, что позволит перевозить товары быстрее конкурентов;

Сделать уже существующую технику более удобной без  внесения больших изменений.

2. Получение конкретного преимущества:
• Путем более эффективной послепродажной поддержки;

за счет создания с  помощью информационных технологий документации к самолетам, основанной на оригинальных данных производства;

путем использования  методов искусственного интеллекта для диагностики самолетов.

3. Для помощи компании при реализации производства и области дизайна.

Целью Боинг в середине 1980-х годов было создание увеличенного потока информации. Так как создание и обслуживание самолетов- это действительно информационный процесс.

Различные острова автоматизации  складывались в единую неразрывную  информационную структуру. Существующие островки автоматизации были основаны на действующей организационной  структуре. Если информация должна была использоваться лучше. Она должна была пересечь границы элементов организации. Один из способов- создать группы людей из отделов производства, проектировки и др. Вместо того чтобы автоматизировать традиционные способы ведения дел, была осуществленна рационализация процессов проектирования и производства до их автоматизации. Боинг стал использовать компьютеры, где это только возможно.

В начале 1990-х годов  Боинг переосмыслил свою позицию  и предпринял широкомасштабное изучение всех процессов для выработки  новой концепции - как для деловых процессов компании, так и для информационных систем в 2010 году.

Чтобы определить концепцию  бизнеса. Боинг исследовал следующие  фундаментальные вопросы:

• Какие деловые процессы мы должны использовать?

Какая нам для этого  нужна информация?

Как связаны процессы и информация?

Как управлять данными?

Какие аппаратные, программные  и сетевые средства нужны?

Благодаря этому несомненным лидером  является именно эта компания.

На примере этих двух компаний, четко видно, что информация важна. Так же важны информационные ресурсы, которые используют компании для улучшения информационной системы. От этого непосредственно зависит деятельность организации, ее успехи и неудачи.

 4.   Защита информации

          Постановлением Правительства РФ установлен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне. К ним относятся: учредительные документы (устав, учредительный договор); документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (лицензии, патенты); документы о платежеспособности; сведения о численности, составе работников, заработной плате; документы об уплате налогов; сведения о загрязнении окружающей среды, несоблюдении условий безопасности труда.

Вся остальная информация может быть отнесена к разряду  закрытой, подлежащей особой защите.

С точки зрения защищенности всю управленческую информацию делят  на семь классов:

• первый – наличие развитой службы безопасности;

• второй – наличие полного набора механизмов защиты на нескольких ступенях;

• третий – защита при большом количестве субъектов и объектов, имеющих доступ к информации;

• четвертый – защита электронной передачи данных;

• пятый – защита распределенных информационных сетей;

• шестой – защита локальных информационных сетей;

• седьмой – минимальные требования к защищенности.

 Систему управления можно считать защищенной, если все операции выполняются в соответствии со строго определенными правилами, которые обеспечивают непосредственную защиту объектов, ресурсов и операций.

3.   Политика безопасности – это конфиденциальность, целостность и готовность. Вероятные угрозы для управленческой информации связаны с несанкционированным доступом, перехватом информации в каналах связи, кражей документации, уничтожением информации, ошибками в работе, разрушением информации вирусами, ошибками в программах обработки данных, техническими неисправностями в компьютерных сетях, фальсификацией сообщений.