Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

вносятся свои замечания и предложения.  Документ  считается  исполнен,  если

решены поставленные в нем задачи.   Если  контрольное  управление  не  имеет

замечаний  и  предложений,  то  документ  с  контрольным  делом  и  итоговой

справкой передается на согласование  заместителю  губернатора,  на  которого

возложен  контроль.  Согласованный  документ  возвращается   в   контрольное

управление, при этом помощник  заместителя  губернатора  информирует  сектор

контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою  базу

данных ПЭВМ.

      Контрольное управление на основании представленных контрольных дел  по

согласованию с  заместителем  губернатора  готовит  проект  постановления  о

снятии с контроля.

      Анализируя существующую систему контроля за исполнением  постановлений

губернатора, можно отметить, что :

в  секторе  контроля  и  контрольном  управлении  осуществляется  постоянный

контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ;

руководство  администрации  регулярно  информируется   о   ходе   выполнения

постановлений и распоряжений ;

установлен   контроль   за   выполнением   требований   регламента    работы

администрации  в  части,  касающейся  снятия   постановлений,   распоряжений

губернатора  с  контроля  и  на  контрольное  управление  возложена   задача

подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.

112.

             2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции

      Контроль  за  исполнением  входящей  корреспонденции  в  администрации

области осуществляется в порядке общего делопроизводства  в  соответствии  с

инструкцией по делопроизводству,  утвержденной  постановлением   губернатора

от   08.05.98   г.   №   373.   Схема  контроля  за   исполнением   входящей

корреспонденции  представлена  на  рис.  2.3.  Рассмотрим  эту  схему  более

подробно.

      Все   документы,  поступившие   в   администрацию   области   проходят

соответствующую  регистрацию,  классифицируются  и  ставятся   на   контроль

сектором документооборота отдела  документационного  обеспечения  управления

делами   (далее   -   канцелярия).    Контроль   за   исполнением   входящей

корреспонденции выполняется  с  помощью  ПЭВМ  и  регистрационно-контрольных

карточек.  Образец   регистрационно-контрольной   карточки   представлен   в

приложении 5.

      В регистрационно-контрольной карточке указывается :

корреспондент ;

содержание письма ;

поручение губернатора или его заместителей ;

ответственный исполнитель ;

срок исполнения ;

отметка о снятии с контроля.

|                     |                |Губернатор области              | |

|                     |                |Рассмотрение документа ,        | |

|                     |                |определение формы исполнения.   | |

|                     |                |Рассмотрение материалов о ходе  | |

|                     |                |выполнения документов, закрытие | |

|                     |                |«В дело».                       | |

|                                 |      |     |              |

|Сектор  документооборота отдела  |     |Первые заместители              | |

|документационного обеспечения    |     |губернатора области             | |

|управления делами  ( канцелярия )|     |Рассмотрение документов,        | |

|                                 |     |определение формы исполнения    | |

|Регистрация документов,          |     |Организация исполнения          | |

|подготовка документов к          |     |резолюций.                      | |

|рассмотрению.                    |     |Контроль за исполнением         | |

|Постановка на контроль, доведение|     |(специалист )                   | |

|до исполнителей,   контроль за   |     |Рассмотрение материалов о ходе  | |

|сроками исполнения, сбор         |     |выполнения                      | |

|материала  о реализации          |     |документов, закрытие «В дело».  | |

|поручения.                       |     |                                | |

|3.    Подготовка ежемесячных     |     |                                | |

|списков.                         |     |                                | |

|4.    Закрытие «В дело».         |      |     |              |

|                                 |     |Начальники структурных          | |

|                                 |     |подразделений                   | |

|                                 |     |Организация  исполнения         | |

|                                 |     |резолюций.                      | |

|                                 |     |Контроль за сроками исполнения  | |

|                                 |     |(специалист)                    | |

|                     |                  |     |              |

|                            |          |Ответственные работники         | |

|                            |          |структурных подразделений       | |

|                            |          |(исполнители)                   | |

|                            |          |Работа по исполнению резолюций. | |

|                            |          |Подготовка материалов об        | |

|                            |          |исполнении.                     | |

                    - прохождение документов на исполнение

                    - прохождение документов после исполнения

     Рис. 2.3.  Схема контроля за исполнением  входящей корреспонденции

На  обратной   стороне   регистрационно-контрольной   карточки   указывается

информация о состоянии выполнения документа.

      Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему

на  рассмотрение,  а  адресованные   заместителям   -   по   принадлежности.

Рассмотренные  письма  с  резолюциями  губернатора  и  его  заместителей,  в

которых указаны поручения и ответственные исполнители  возвращаются  обратно

в  канцелярию,  где  вносятся  коррективы  в  базу  данных  ПЭВМ.  Резолюция

оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка

резолюций представлен в приложении 6.

      В  соответствии  с  резолюцией  и  поручениями,  документы  с

регистрационно-контрольными    карточками     направляются     ответственным

исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками  исполнения  в

структурных   подразделениях   возлагается    на    специалистов    приемных

руководителей.  В  случае,  если  срок  исполнения  документа  не  указан  в

поручении, он должен быть исполнен не более, чем в  месячный  срок.  Если  в

документах, поступивших из других  организаций,  определена  дата  или  срок

проведения мероприятия, тогда срок исполнения  поручения  устанавливается  с

учетом даты, установленного организацией, направившей документ.

      Специалист   приемной   руководителя   за   2-3   дня   до   истечения

установленного  срока  делает   напоминание,   чаще   всего,   по   телефону

исполнителю о приближении срока исполнения.  В  случаях,  если  документ  не

может  быть  по  объективным   причинам   исполнен   в   срок,   исполнитель

представляет  мотивированную  просьбу  о  продлении   срока   исполнения   с

указанием причин отсрочки,  но  не  позднее,  чем  за  2  дня  до  истечения

установленного  ранее  срока1  .  Справка  о  продлении   срока   исполнения

поручения, подписанная начальником  структурного  подразделения   передается

на  согласование   заместителю   губернатора,   установившего   эти   сроки.

Согласованная справка передается через специалиста приемной  руководителя  в

канцелярию,  где   вносятся   коррективы   в   электронную   регистрационно-

контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист  приемной  руководителя,  в  свою

очередь,  делает  соответствующие   отметки   в   контрольно-регистрационной

карточке документа.

      Если  поручение  исполнено  в   срок,   и   о   результатах   сообщено

заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным   и

снимается с  контроля,  при  этом  на  документе  проставляется  отметка  об

исполнении «В дело» и согласовывается  с  руководителем,  давшим  поручение.

После исполнения задания, изложенного в письме, специалист  приемной  делает

запись  в  регистрационно-контрольной  карточке  и  передает  ее  вместе   с

исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы  в  электронную

регистрационно-контрольную карточку  базы  ПЭВМ.  Регистрационно-контрольная

карточка  исполненного  документа   с   отметкой    канцелярии    передается

обратно  специалисту приемной руководителя.

               3. Контроль за исполнением устных и письменных

                                   обращений граждан

      Обращения граждан, в которых сообщается  о  конкретных  нарушениях  их

законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на  контроль  в  отделе

писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса  о  взятии

обращения на контроль учитываются :

цель, которая при этом преследуется ;

значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .

      Контроль   за   своевременным   и   полным   рассмотрением   вопросов,

поставленных в письмах осуществляется в отделе  писем  и  приема  граждан  в

соответствии с Законом Вологодской области  «Об  обращениях  граждан»  от  7

декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы  с  письменными  и

устными  обращениями  граждан   в   администрации   области.   Контроль   за

рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 :

устранение недостатков в работе органов государственного управления ;

оказание помощи автору письма в  удовлетворении  его  законной  просьбы  или

восстановлении нарушенных прав ;

получение материалов для обзоров почты, аналитических записок  и  информаций

;

выяснение принимавшихся  ранее  мер  по  обращениям  граждан  или  получении

справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

      Порядок  работы  с  письменными  обращениями  граждан  с  момента   их

поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.

      Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется

с   помощью   ПЭВМ   и    регистрационно-контрольных    карточек.    Образец

регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.

В регистрационно-контрольной карточке  указываются :

126. фамилия, имя, отчество заявителя ;

127.  первичное или повторное обращение ;

128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;

129. регистрационный номер и дата получения обращения ;

130. адрес заявителя ;

131. краткое содержание обращения ;

132. поручение губернатора или его заместителей ;

133. ответственный исполнитель ;

134. сроки исполнения ;

135. отметка о снятии с контроля.

      Контроль за исполнением письменных  обращений  граждан  осуществляется

губернатором, его заместителями, руководителями  структурных  подразделений.

Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных  и  устных

обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.

       Поручения  губернатора,  его  заместителей  по  реализации  обращений

граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их  исполнения.  В

соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и  приема

граждан направляется исполнителю.

      Если поручение по исполнению обращения дано  нескольким  исполнителям,

то работу по его рассмотрению организует  и  контролирует  тот  исполнитель,

который указан в поручении первым.

      Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а

не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.

      В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен,  но  не

более чем на один месяц. Исполнитель представляет в  отдел  писем  и  приема

граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о  продлении  срока

исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную  с  руководителем,  на

которого возложен контроль.  При  этом  заявителю  должно  быть  сообщено  о

переносе срока исполнения.

      За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник  отдела  по

письмам   и   приему   граждан   напоминает   исполнителю   о    приближении

установленного  срока.  Подготовленный  ответ  на  обращение   за   подписью

губернатора или его заместителей передается исполнителем  в  отдел  писем  и

приема граждан, где специалисты отдела писем и  приема  граждан   направляют

ответ заявителю, а также  вносят соответствующие коррективы  в  базу  данных

ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на  все

поставленные  в  них  вопросы,  приняты   необходимые   меры   и   заявитель

проинформирован устно или письменно.

      Контроль за исполнением устных обращений граждан также  осуществляется

руководителями аппарата администрации.  Для  этого  проводятся  дни  личного

приема. После беседы с пришедшими  на  прием  руководитель,  ведущий  прием,