Менеджмент знаний

Менеджмент знаний (knowledge management) стал бурно развиваться в 90-х годах прошлого века. Это было связано со сменой приоритетов в бизнесе и жизни общества, а также продолжающейся научно-технической революцией, в основе которой лежит использование новейших информационных технологий во всех областях человеческой деятельности.

     Наиболее  прибыльным и привлекательным  направлением для вложения инвестиций  стали разработки высоких технологий  и сервиса, которые определяют  быструю окупаемость вложенных  средств, снижают зависимость от обеспечения сырьем, дают возможность захватить новые ниши использования товаров или услуг.

     В  условиях постиндустриального общества, принадлежность к которому декларируют  страны Запада, стратегически важно  занять нишу на рынке высоких технологий, избавиться от создания материалоемкой и рискованной с экологической точки зрения продукции. Те страны, которые не смогут этого сделать, навсегда останутся аутсайдерами в будущей мировой экономике.

     Все  это привело к четкому осознанию того, что ценностями организации являются не только ее активы, выпускаемая продукция и имущество, но и ее опыт, квалификация сотрудников и их лояльность, ноу-хау, культура, т. е. все то, что входит в понятие "интеллектуальный капитал".

     На  современном этапе развития рынка и общества интеллектуальный капитал - основная ценность организации и решающий фактор в конкурентной борьбе. Оценка, накопление и развитие интеллектуального капитала и, главное, управление им для достижения целей организации стали настоятельной задачей для ведущих мировых компаний.

     Менеджмент  знаний (МЗ) - управление интеллектуальным  капиталом. Его задачи:

достижение поставленных целей организации за счет роста  интеллектуального капитала и эффективного его использования;

повышение эффективности  принимаемых решений;

создание предпосылок  для появления инноваций;

использование бенчмаркинга во всех сферах деятельности;

обучение и  мотивация сотрудников;

повышение эффективности  процессов проектирования, изготовления, закупок и маркетинга.

     Система  менеджмента знаний (СМЗ) - совокупность  взаимодействующих и взаимозависимых  элементов, относящихся к управлению  знаниями (процессов, баз данных, программного обеспечения, организационных  структур и пр.), обеспечивающая  достижение поставленных целей.

     МЗ  в большей степени носит стратегический  характер. Его развитие и внедрение  определяет будущее организации,  создание ее уникальной культуры  и использование новых способов  завоевания рынка и конкурентной  борьбы.

     СМЗ  предполагает не только сбор и целенаправленное использование информации на благо предприятия, но и предоставление его работникам широких возможностей в самосовершенствовании, получении признания и самореализации, что, по Маслоу, является вершиной мотивации.

     Структура менеджмента знаний

     Первая  декомпозиция - СМЗ порождает решения,  подсказки, информацию к размышлениям, т. е. знания сотрудников, которые  в конечном счете возвращаются  в систему, дополняя и обогащая  ее.

          Весь набор данных, информации и знаний может быть разбит на внешнюю, внутреннюю и корпоративную информацию

     Внешней  информацией и данными могут,  к примеру, быть:

информация из Интернета;

печатные издания, библиотечная информация;

отчеты о посещении  выставок, конференций и семинаров;

отчеты о переговорах  с заказчиками;

результаты внешних  аудитов;

внешние стандарты, правовые и нормативные акты, касающиеся деятельности организации и практика их применения;

собеседование с нанимаемыми сотрудниками;

результаты бенчмаркинга;

патентная информация;

оценки поставщиков;

оценки заказчиков;

маркетинговая информация;

документация  заказчиков.

     Внутренней  информацией и данными могут  быть любые сведения, получаемые  в результате внутренней деятельности  предприятия и представляющие ценность для последующего использования. Например, результаты экспериментов, проводимых при разработке и запуске продукции в производство, статистика и анализ выявленных несоответствий, результаты внутреннего аудита, отчеты отдела маркетинга, рейтинги поставщиков, процедуры и методики, циркуляры, директивы и т. д.

     Если  организация входит в корпорацию, то обычно существует общая  корпоративная информация, используемая  внутри корпорации и закрытая  для сторонних организаций. Обычно  такая информация распространяется по закрытой корпоративной системе Интранет и может включать:

корпоративные инструкции и директивы;

отчеты и переписку  с вышестоящими организациями;

информацию о  корпоративных программах, стратегии, результатах корпоративной деятельности;

опыт организаций, рекомендованный для распространения;

информацию о  заказчиках и партнерах;

информацию о  публикациях;

информацию о  дискуссиях и семинарах и т. д.

     Вторая  декомпозиция представляет собой  структурирование информации, данных  и знаний по ключевым процессам организации

.      Под процессами управления понимаются  процессы линейного административного  управления или функционального  управления, приложенные к объекту  регулирования. 

     В  качестве поддерживающих процессов  должны рассматриваться процессы закупки, обеспечения людскими ресурсами, финансирования.

     Улучшающими  процессами могут быть, например, самооценка предприятия, бенчмаркинг,  анализ эффективности системы  качества, планирование развития  и др.

     Третья  декомпозиция - всю внутреннюю информацию, данные и знания можно разделить на документированную, т. е. полученную из официальных документов, и скрытую (tacit), которая находится в голове сотрудника организации или в его личных архивах.

     Четвертая  декомпозиция - документированная информация, т. е. технологическая документация, документация контроллинга, правила (например, проектирования, документооборота, процедуры, инструкции), экспериментальные данные, рекламации и данные о сбоях.

      Цели. Создание СМЗ должно вытекать из общих целей организации и быть связано с целями второго уровня в различных сферах деятельности. Оно должно повышать способность организации генерировать и развивать оригинальные и полезные идеи и решения .

    Структура  запроса. Чтобы СМЗ могла предоставить пользователю знания, он должен правильно сформулировать запрос. Структура запроса должна поддаваться кодификации и декодификации, а процесс его постановки - четко описан.

     На  первом этапе внедрения МЗ  требуется ревизия существующих  архивов и отбор информации для включения ее в систему МЗ.

     Отсутствие  достаточной мотивации, сложность  процедуры принятия решений или  ввода знаний могут привести  к тому, что они просто не  будут вводиться и система  перестанет работать. Поэтому необходимо  создать защитный механизм в виде выборочного мониторинга или формализованного рассмотрения состояния дел с введением знаний. Главным при этом должно быть назначение владельца процесса, который должен нести ответственность за конструирование такого механизма и оценку эффективности рассмотрения и поступления данных.

     Ввод  недокументированных знаний. Недокументированные  знания, как правило, имеют самую  большую ценность для МЗ, и  в то же время они наименее  доступны для коллективного использования  и включения в СМЗ.

     Недокументированные  знания составляют страховой  фонд работника организации, который  он тщательно оберегает и никогда  не отдаст в коллективное пользование.    

     Правила  ввода недокументированных знаний  могут быть мотивированные и  принудительные.

       Под принудительными правилами  понимаются установленные процедурами  или распорядительной документацией  действия по документированию  получаемых данных и вводу  их в соответствующие базы  знаний. К ним можно, например, отнести: 

обязательную  отчетность (конференции, выставки, контакты с заказчиком);

определение ответственности  за пополнение базы знаний и ее мониторинг;

обязательную  регистрацию оригинальных расчетных  методик и программ, используемых при проектировании и изготовлении;

регистрацию переписки  с заказчиком.     

СМЗ и процессы создания и распределения знаний не могут эффективно работать без  соответствующей административной поддержки.

     Для  его эффективной деятельности  необходимо:

формальное назначение;

наделение функциональными  правами и обязанностями по отношению ко всем сотрудникам;

определение правил мониторинга;

разработка критериев  оценки эффективности;

разработка методик, определяющих, что входит в интеллектуальный капитал и ноу-хау.     

     МЗ  предполагает желание делиться  полученными знаниями, достигая синергетического эффекта, и, следовательно, требует более высокого уровня мотивации, чем просто денежное вознаграждение.

     Здесь  должны применяться такие способы  мотивации, которые способствуют  признанию и самовыражению. И  первым в их ряду должно быть такое мощное мотивационное средство как развитие персонала.

     МЗ  может предоставить сотрудникам  широкие возможности для самообучения  и дальнейшего продвижения по  службе. Можно предлагать специальные  внутренние курсы обучения с использованием квалификационных градаций и сдачей экзаменов в режиме "on-line". Должен быть обеспечен самый широкий доступ к знаниям и, главное, выделены ресурсы для получения образования в рабочее время.

          Признание. Более сильным мотивационным фактором является, конечно, признание.

     Поэтому  МЗ должен включать элементы, позволяющие сотрудникам заявить  о себе, обменяться мнениями и  выслушать критику. 

     Люди, как правило, не отдают свои  личные знания в общую "копилку", если они не представляют, что им это принесет.

     Здесь  могут оказать содействие открытие  дискуссионных клубов и поощрение  выступлений. 

     Активное  участие в МЗ должно обеспечивать  поддержку во внешних публикациях  и официальных знаках признания.  Хорошим мотивационным фактором является возможность подключение к Интернету и Интранету.

     Внедрение  МЗ обычно находится в сфере  деятельности менеджера по персоналу,  перед которым встают новые  задачи.

          МЗ базируется на ключевых  направлениях деятельности организации:

маркетинге;

производстве;

инжиниринге;

бенчмаркинге;

информационных  технологиях;

менеджменте качества;

управлении персоналом.

     Основным  препятствием при внедрении МЗ  чаще всего будут низкая культура  российских организаций и недостаточно  высокий уровень использования информационных технологий.  

     Современный университет по своему годовому финансовому  обороту, по размерам, по объему и стоимости  основных средств, по структуре ничем  не отличается от крупных предприятий  производства или сферы услуг. Университет, который не имеет системы менеджмента, соответствующей самым современным требованиям мирового рынка, не может эффективно и востребованно создавать новые знания и управлять ими.

     Университет, как правило, имеет большую инновационную  составляющую нежели объекты промышленности, и более интенсивно развивается, так как услуги, которые он предоставляет, должны опережать своей новизной и практической апробацией индустрию производства и сферы услуг, в противном случае специалисты, которых университет выпускает, останутся невостребованными. Более того, высшая школа должна также научить своего выпускника всем приемам инновационного менеджмента, чтобы, придя в рынок, этот выпускник динамично развивал предприятие, на котором он стал трудиться, и сам постоянно и динамично развивал свои знания и умения.