Оптимизация материально-технического снабжения на примере предприятия ООО «Еврореспект техно

Для решения задачи автоматизации  управления запасами в ООО «Еврореспект Техно» будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

Для автоматизации системы  управления материальными запасами в ООО «Еврореспект Техно» необходимы будут следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:

• Microsoft Navision;
• Windows 7;
• MS Excel 2010 (русская версия);
• MS Word 2010 (русская версия);
• MS Access 2010 (русская версия);
• Internet Explorer (русская версия);
• 1С-Бухгалтерия 8.1.

Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами Microsoft Navision, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.

При внедрении информационной системы  управления запасами трансформации и реинжиниринга организационной структуры управления учреждением не потребуется. Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных в таблицы информационной системы, расчет показателей, получение и анализ результативной (выходной) информации будет осуществляться ответственными лицами учреждения на основе разработанного регламента и должностных инструкций. Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рис. 1.

 

Рисунок 1 - Организационная модель управления закупочной  
деятельностью в ООО «Еврореспект Техно»

 

Сбор информации будет  осуществляться путем ее занесения в таблицы данных пакета Microsoft Navision. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

Все ответственные должностные  лица, включенные в организационную  модель управления закупочной деятельностью  в ООО «Еврореспект Техно» имеют высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Microsoft Navision входят следующие блоки:

1. Исходная информация. В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета предприятия:

• справочник материальных запасов;
• сумма операционных затрат по размещению заказов;
• объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;
• средний размер одной партии поставки запасов;
• средняя стоимость размещения одного заказа;
• сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;
• стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.

2. Результативная информация:

• общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);
• общая сумма затрат по хранению товаров на складе;
• оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;
• оптимальный средний размер материальных запасов;
• норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных  данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы:

• таблица оптимальных средних размеров партии запасов;
• таблица оптимальных средних размеров запасов на складе;
• таблица показателей оборачиваемости запасов;
• таблица нормативов запаса материалов на складе;
• таблица дефицитных материальных запасов;
• таблица излишков материальных запасов на складе.

В таблице 3 представлена сравнительная характеристика системы Microsoft Navisionс системами конкурентов.

 

Таблица 3. Сравнительная характеристика системы Microsoft Navision с другими автоматизированными системами управления запасами

 

Показатель	Microsoft Navision	Традиционные системы
Объект	Основное внимание на наиболее существенном объекте – товарных запасах	Все стороны хозяйственной деятельности фирмы
Функции	Система класса МРП, осуществляющая управление, включающее учет, прогнозирование спроса, нормирование, оперативные готовые решения, оценку эффективности, имитационное моделирование, оптимизацию ассортимента. Наличие другой учетной программы – необходимое условие работы системы	Учетно-аналитические процедуры
Методы	Использование математико- статистических, аналитических методов в области теории управления запасами и ряда авторских методов и методик	Использование простейших математических методов обработки: сложение, вычитание, умножение, сводка, группировка и др.
Цель	Одновременное значительное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов. Обеспечение автоматизации работы логиста и переход на более высокий уровень управления – управление по параметрам	Достоверная, полная, оперативная  информация о фактах хозяйственной жизни
Результаты	Выработка готовых ответов на вопросы управления запасами:  что, в какой момент, в каком количестве заказывать	Получение отчетов для целей  налогообложения и обеспечения управления
Параметры	Учет всех факторов (причин), определяющих оптимальный материальный запас	Не требуется учет факторов, влияющих на оптимальные запасы.

 

Внедрение автоматизированной системы закупок на ООО «Еврореспект Техно» поможет избежать избыточного образования товарных ресурсов на складах.

Поддержание запасов  на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара.

Высокоэффективная торговля в настоящее время возможна только при условии:

• системной организации сбыта;
• управления запасами на основе научных методов;
• организации управленческого учета;
• компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза и обработки информации.

Это позволит не только оптимизировать запасы, снизить расходы на хранение, высвободить оборотные средства, но и значительно ускорить обслуживание клиентов.

 

3.2. Расчет экономической эффективности  
предложенных мероприятий

Оценку эффективности  внедрения автоматизированной системы  управления закупками на предприятии можно разделить на две составляющих:

1) Экономическая компонента, то есть система показателей,  позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения;

2) Процессная составляющая, целью использования которой  является оценка соответствия  результатов внедрения системы  целям и задачам предприятия, а также непосредственно контроль за ходом внедрения системы на каждом этапе реализации проекта.

Исходя из значения термина «эффективность», эффективность внедрения информационной системы можно определить как достижение оптимального соотношения затраты/результат, под которым понимается сопоставление экономического результата внедрения системы и затрат на приобретение, установку, доработку, эксплуатацию системы. Но концентрироваться только на анализе лишь этого соотношения было бы ошибочно, так как в силу многих факторов финансовый анализ не дает полного представления об эффективном или неэффективном результате внедрения системы.

Эффективное внедрение  информационной системы подразумевает  адекватность функциональных характеристик системы конкретным целям и задачам, полагаемым компанией при принятии решения об установке или модернизации системы.

Важным преимуществом  работы с использованием новой системы  также станет то, что существенно  снизятся требования к квалификации складских работников, а это в свою очередь, отразится на затратах. Также автоматизация коснется отдела сертификации - теперь список на подбор комплекта документов автоматически будет выдаваться при формировании задачи на комплектацию заказа, тогда как раньше данный список появлялся постфактум и возникали временные задержки. За счет рациональной организации товарных потоков (максимально короткими непересекающимися путями) пропускная способность склада вырастет на 50%.

Экономическая составляющая оценивается с помощью методов  инвестиционного менеджмента, дополненных элементами экономического анализа.

Рассмотрим экономическую эффективность от внедрения данной системы на предприятии ООО «Еврореспект Техно».

В Приложении 1 приведены исходные данные для расчета экономической эффективности при внедрении программы Microsoft Navision.

Общие капитальные вложения заказчика (потребителя) программного средства, связанные с его приобретением, внедрением и использованием рассчитываются по формуле:

Ко = Кпр + Кос + Ктс + Коб,

где Кпр - затраты на приобретение и сопровождение программного средства (руб); Ктс - затраты на доукомплектование вычислительной техники техническими средствами (руб.), Кос - капитальные вложения на освоение программного средства (руб.), вычисляются по формуле:

Кос = (Зсм × Кнз) × Чпо × Тос + Цм × Тмос

Кос = (16 000 * 2) * 1 * 2 + 200*70 = 78 000 руб.,

Кпр = Цо = 559 200 руб., 

Ко = 559 200 + 78 000+150 000 + 20 000 = 807 200 руб.      

Экономия затрат на заработную плату при использовании нового программного средства (Сз) в расчете на объем выполненных работ определяется по формуле: 

Сз = Сзе ×А2,

где Сзе - экономия затрат на заработную плату при решении задач с использованием нового программного средства в расчете на 100 команд (руб.), рассчитывается по формуле:

Сзе = Зсм × (Т1с - Т2с) / (Тч × Др),

где Зсм - среднемесячная зарплата одного программиста (руб.); Тч - количество часов работы в день; Т1с, Т2с - снижение трудоемкости работ в расчете на 100 машинных команд (человеко-дней); Др - среднемесячное количество рабочих дней; А2 - объем выполненных работ с использованием нового программного средства (100 команд). Определяется по формуле:

А2 = Ао × Зт2,

где Зт2 - количество типовых  задач, решаемых за год (задач).

Сзе = 16 000 (1-0,2) / (8 * 20) = 12 800 / 160 = 80 руб.

А2 = 17,5 * 360 = 6 300 руб.

Сз = 80 * 6 300 = 504 000 руб.

Экономия затрат за счет сокращения начислений на заработную плату (Соз) при коэффициенте начислений заработной платы (Кнз) равном 2,0 определяется по формуле:

Соз = Сз × Кнз

Соз = 504 000 * 2 = 1 008 000 руб.

Экономии затрат на оплату машинного времени (См) при использовании  нового программного средства в расчете на выполненный объем работ:

См = Сме × А2,

где Сме - экономия затрат на оплату машинного времени при  решении задач с использованием нового программного средства в расчете  на 100 команд (руб.). Определяется следующим образом:

Сме = Цм × (Мв1 - Мв2)

где Цм - цена одного машино-часа работы ЭВМ (руб.); Тв1, Тв2 - средний расход машинного времени в расчете на 100 команд при применении программного средства (машино-часов); 

Сме = 200 * (0,08 - 0,05) = 6 руб.,

См = 6 * 6 300 = 37 800 руб.,

Экономия затрат на материалы (Смт) при использовании программного средства в расчете на объем выполненных  работ:

Смт = Смте × А2

где Смте - экономия затрат на материалы при использовании  программного средства в расчете на 100 команд (руб.). Рассчитывается следующим образом:

Смте = Мт1 - Мт2,

где Мт1,Мт2 средний расход материалов у пользователя в расчете  на 100 команд (руб.). 

Смте = 16,4 – 8,5 = 7,9 руб.,

Смт = 7,9 * 6 300 = 49 770 руб.,

Общая годовая экономия текущих затрат, связанных с использованием программного средства (Со): 

Со = Сз + См + Смт + Соз

Cо = 504 000 + 37 800 + 49 770 + 1 008 000 = 1 599 570 руб.

Внедрение  нового   программного   средства   позволит   пользователю сэкономить на текущих  затратах 1 599 570 руб. Для пользователя в качестве экономического эффекта выступает лишь чистая прибыль дополнительная прибыль, оставшаяся в его распоряжении (ΔПч), которая определяется по формуле:

ΔПч = Со × (1 – Нп /100),

где Нп - ставка налога на прибыль (Нп = 18%). 

ΔПч = 1 599 570 * (1-18/100) = 1 311 647,4

Предполагая, что с  внедрением данной программы ежегодный доход предприятия будет возрастать на 12%, получим:

ΔПч 2013г. = 1 311 647,4 * 12% = 1 469 045 руб.

ΔПч 2014г. = 1 469 045 * 12% = 1 645 330 руб.

ΔПч 2015г. = 1 645 330 * 12% = 1 842 770 руб.

Расчетный коэффициент  эффективности капитальных вложений на внедрение программного средства:

Ер = Со/Ко = 1 599 570 / 807 200 = 1,98

Расчетный коэффициент  эффективности (Ер) выше нормативного (Ен), 1,98 > 0,4, т.е. Ер > Ен. Следовательно, внедрение нового программного средства экономически оправдано.

Таблица 4. Расчет экономического эффекта от внедрения системы