Організація взаємодії, як функція менеджменту на підприємстві готельної індустрії

6. Проектно-цільова структура формується при розробці організаційних проектів (наприклад модернізації виробництва, освоєння нового продукту тощо). Управління проектом передбачає формування проектної команди і охоплює визначення цілей проекту, формування структури, планування і організацію виконання робіт, координацію дій виконавців. Керівник проекту наділяється проектними повноваженнями, тому велике значення має його вміння сформулювати концепцію управління проектом, розподілити завдання між учасниками команди, чітко визначити пріоритети й ресурси, конструктивно підходити до вирішення конфліктів. По завершенні проекту структура розпадається, а працівники повертаються до своєї постійної роботи.

Така структура має велику гнучкість, але за наявності декількох проектів призводить до розпорошення ресурсів і суттєво ускладнює підтримання виробничого й науково-технічного потенціалу організації як єдиного цілого. Тому для поліпшення координації в організації створюються штабні органи управління з керівників проектів або формуються так звані матричні структури.

7. Матрична організаційна структура {рис. 12) відображає закріплення в організаційній будові фірми двох напрямів керівництва. Вертикальний напрям — управління структурними підрозділами організації. Горизонтальний напрям — управління окремими проектами чи програмами, для реалізації яких залучаються люди й ресурси різних підрозділів організації.

Рис. 12 Матрична організаційна структура

За такої структури встановлюється розподіл прав менеджерів, що здійснюють управління підрозділами, і менеджерів, які керують виконанням проекту.

Перевагами такої структури є:

• працівникам фірми надаються відносно рівні права у внутріфірмовій конкуренції за ресурси та увагу, внаслідок чого активізується їхня інноваційна діяльність;

• максимізується синергічний ефект за рахунок багатофункціонального використання ресурсів фірми;

• досягається висока оперативна гнучкість з погляду управління проектами залежно від потреб ринку;

• налагоджуються й розвиваються міжфункціональні зв'язки всередині фірми.

Ця структура має й недоліки:

• складність в управлінні через подвійне підпорядкування функціональних працівників, порушується принцип єдиновладдя, що породжує конфлікти;

• необхідність балансування між двома лініями поведінки — орієнтацією на розвиток і орієнтацією на забезпечення стабільної поточної діяльності;

• збільшуються витрати на утримання функціональних служб. Для зменшення прояву вказаних недоліків центрові управління

проектами спільно з вищим керівництвом слід чітко визначати пріоритети діяльності й добирати на керівні посади менеджерів із "командним" типом мислення.

8. Останнім часом набули значного поширення мереж ні організаційні структури. Вони поділяються на три групи: внутрішні мережі, стабільні мережі та динамічні мережі.

Внутрішні мережі дають змогу використовувати всередині організації принцип вільного підприємництва завдяки створенню так званих організаційних ринків, які передбачають взаємодію між підрозділами організації на основі ринкових цін. Наприклад, підрозділи — виробники комплектуючих мають пропонувати складальним підрозділам комплектуючі за конкурентоспроможними ринковими цінами.

Стабільні мережі значну частину робіт передають підрядникам, які можуть розташовуватися поза межами основної компанії. За такою схемою діє багато японських компаній. Стабільну мережу має і "БМВ", яка близько 50 % сумарних виробничих витрат сплачує підрядникам за виконані послуги. Така форма співпраці дає змогу отримати конкурентні переваги за рахунок вузької спеціалізації підрядників.

У деяких видах бізнесу, зокрема у видавничій справі, виробництві одягу, електроніки тощо, набувають значного поширення динамічні мережі. Головна компанія за такої форми організації бізнесу керує капіталом та іншими організаціями в рамках досягнення своїх цілей, залишаючись при цьому ядром або "системним інтегратором". Вона залучає зовнішніх незалежних розробників, виробників, постачальників, дистриб'юторів тощо. Як правило, ЇЇ головні активи — унікально втілені ідеї, здатність оперативно реагувати на зовнішні зміни й дуже професійний менеджмент. Конкурентні переваги досягаються за рахунок спеціалізації та гнучкості. Саме використовуючи таку форму організації бізнесу, іноземні компанії проникають на український ринок і закріплюються на ньому. Але основна проблема динамічних мереж — високий ризик недозволеного використання їхніх знань і технологій третіми особами, що в рамках недосконалого правового захисту інтелектуальної власності в Україні стримує бажання іноземних бізнесових структур освоювати цей ринок.

9. Множинні організаційні структури виникають тоді, коли підрозділи організації не є уніфікованими, під час їх побудови не використовувався один і той самий організаційний принцип. До таких структур належать холдингові компанії, які володіють контрольними пакетами акцій багатьох фірм, що здійснюють різноманітну діяльність. Зважаючи на юридичну самостійність цих фірм, холдинги не в змозі безпосередньо контролювати їхню структурну організацію. Лише за умови відчутного зниження фінансових результатів контрольованих холдингами фірм у них з'являється можливість здійснити перебудову.

Інший різновид множинної структури — конгломерат — за умови його організаційного проектування власником бізнесу може формуватися на основі єдиних принципів, але різні умови діяльності потребують вибору адекватної організаційної структури для кожного підрозділу, що веде свій бізнес. Тому конгломерат зазвичай складається із штаб-квартири, що здійснює загальне керівництво, й багатьох оперативно самостійних, але юридично залежних філій. Штаб-квартира розробляє загально-корпоративну стратегію, веде спільну бухгалтерію, здійснює фінансове планування й контроль, надає допомогу філіям, але не втручається у їхнє оперативне управління й дозволяє мати ту організаційну структуру, яка є для них найефективнішою.

Множинні структури мають перспективне майбутнє, зважаючи на інтенсивні глобалізаційні процеси. З одного боку, зростання масштабів діяльності, їх диверсифікація, активність зовнішнього середовища змушуватимуть фірми підвищувати ефективність управління кожним видом діяльності, в тому числі й за рахунок оптимізації організаційних структур. З іншого боку — наявність сучасних інформаційних технологій і засобів комунікації дає змогу зосереджувати у штаб-квартирі дедалі більшу кількість інформації і ефективно її опрацьовувати, формуючи адекватні ситуації управлінські рішення. Це сприяє накопиченню позитивного досвіду й використанню його за відповідних обставин, підвищуючи й за рахунок цього ефективність управління.

 

Розділ 2 Проблематика структури управління на прикладі готелю «Прем’єр палац»

2.1 Співпраця підрозділів готелю

Взаємодія служб готелю Прем’єр палац

     Всі служби  дуже важливі для готельного  підприємства. Не одну їх цих  служб не можна виключити, інакше  вся злагоджена робота готельного  підприємства буде порушена.

      У готелі  Прем’єр палац процес обслуговування гостей починається з відділу маркетингу та зв'язків з громадськістю. Маркетологи працюють в тісній співпраці з адміністративною службою і конференц-менеджерами. На ранньому етапі маркетологи досліджують ринок і визначають той його сегмент, на який вони будуть орієнтуватися. Потім вони вивчають роботу своїх конкурентів, визначаючи їх сильні і слабкі сторони. Фахівці зі зв'язків з громадськістю повинні надавати можливим гостям привабливу інформацію про роботу готелю.

      Якщо ця  інформація зацікавила клієнта, то починає сою роботу служба  бронювання, під яким розуміється  попереднє замовлення місць і  номерів.

      Далі служба  бронювання зв'язується зі службою  прийому і розміщення. Служба  бронювання дає інформацію про  те що замовив клієнт (дата  і час заїзду / відїзду, число гостей, категорія номера, послуги в номері, тип харчування, ПІБ гостя і його особливі побажання) Служба прийому та розміщення, отримавши дану інформацію інформує службу експлуатації номерного фонду про приїзд гостя та прибирання номера до певної дати. Покоївка виконує прибирання номера та готує його до приїзду гостя.

      Далі служба  прийому і розміщення зустрічає  гостя і виконує необхідні  формальності і після цього  заселяє в номер і видає  ключ. Також вона заповнює картотеку  гостя і дає йому необхідну  інформацію про роботу готелю.

      Потім служба  обслуговування супроводжує гостя  в номер і допомагає з багажем  і розміщенні в номері. Перевіряє  роботу всіх приладів.

      Служба  прийому та розміщення інформують  службу харчування про кількість  прибулих гостей і системі  їх харчування. При замовленні  напоїв або блюд в номер  клієнт звертається до портьє (служба обслуговування і розміщення), а ті в свою чергу зв'язуються  зі службою харчування.

 Служба безпеки контролюють  роботу інших служб, тобто виконання  їх посадових функції і нічого  зайвого. Робота цієї служби буде  ефективною тільки в тому випадку, якщо в цій роботі візьме  участь весь персонал. Також вона  забезпечує підтримання порядку  і безпеки клієнтів готелю.

 Готель Прем’єр палац  користується великим попитом у клієнтів, завдяки взаємодії всіх служб і їх роботі на високому рівні.

Організаційна структура готелю є відображенням повноважень та обов'язків, які покладені на кожного робітника. Ця структура досить складна, нестандартність її зумовлена функціональними особливостями та специфікою управління організацією. ”Прем'єр Палац” входить в мережу готелів Premier Hotel, саме цей факт визначає її організаційну структуру.

Управлінська компанія „Premier International Ltd.” має своє керівництво в особі Генерального директора та його заступника, які визначають основні стратегічні напрямки розвитку мережі Premier Hotels. Відділ маркетингу Управлінської компанії займається дослідженням ринків в усіх п'яти регіонах та розробляє маркетингові стратегії для порівняно різних категорій готелів.

В готелі “Прем'єр Палац” функціонує багато відділів, які виконують певні функції згідно положень про підрозділи. Форми реалізації функцій управління на підприємстві наступні:

1. Адміністративна -- Голова  спостережної ради, Голова правління, Генеральний менеджер та перший  заступник голови правління вирішують  такі питання: визначення загальних  напрямків політики підприємства  у рамках поставлених цілей  та задач, прийняття рішень, які  орієнтовані на певний сегмент  ринку, що спрямовані на задоволення  потреб споживачів, вирішують питання, пов'язані з фінансовою політикою  та економічним управлінням.

2. Операційна - служба прийому  та розміщення, номерний фонд, ресторанна  служба, відділ банкетного сервісу  та клубного обслуговування - забезпечують  створенні та реалізацію основних  та додаткових послуг готелю. Інженерна служба, енергетична, транспортна  та складська служби забезпечують  безперебійну роботу всіх систем  готелю, постійне постачання енергії, своєчасне завезення всіх ресурсів  на підприємство та ін.

3. Безпека - служба безпеки - забезпечує безпеку проживання  гостей та охорону матеріальних  цінностей готелю.

4. Логістична - відділ закупок  займається закупівлею обладнання, техніки, продуктів споживання та  інших матеріалів, необхідних для  функціонування готелю

5. Маркетингова - відділ продажів  та маркетингу 

6. Кадрова - відділ кадрів  розробляє проекти мотивації  праці робітників, організовує тренінги, курси підвищення кваліфікації  персоналу, визначає потребу у  збільшенні штату працівників.

7 . Еккаутинг - бухгалтерія - облік всіх господарських операцій підприємства.

8. Фінансова - фінансовий  директор - здійснює всі фінансові  операції підприємства.

9. Інвестиційна - голова правління  та його замісник - визначення  обсягу інвестицій на майбутній  період, визначення форм інвестування, формування інвестиційного портфелю, контроль за ефективним використанням  інвестицій, визначення основних  інвесторів.

10. Інноваційна - відділ продаж  та маркетингу.

11. Автоматизація, комп'ютеризація, інформаційне, програмне, інформаційно-технічне  забезпечення - відділ інформаційних  технологій - забезпечення ефективного  та безперебійного функціонування  оргтехніки підприємства

12. Зовнішньоекономічна - відділ  продаж та маркетингу - укладання  договорів з іноземними партнерами.

На сьогодні необхідною складовою успіху будь-якого підприємства є вивчення ринку, а саме вивчення споживачів, конкурентів, умови функціонування, цін на товари та послуги та ін. В готелі “Прем'єр Палац“ цією діяльністю займається відділ продажів та маркетингу. Даний відділ безпосередньо підпорядковується голові правління.

Начальник та працівники даного відділу повинні забезпечувати продаж основних (проживання та харчування) та додаткових послуг (послуги фітнес-центру, перукарні, сауни (фінської та турецької), джакузі, тренажерних залів, масажного кабінету, солярію та ін.). До інших функцій відділу відносяться: