• рабочая тара для сырья, материалов,
полуфабрикатов, готовых изделий, отходов
производства (контейнеры, поддоны,
коробки, ящики);
• средства для поддержания
на рабочем месте нормального микроклимата;
• хозяйственные средства для
ухода за оборудованием и рабочим местом
(щетки, ветошь, совки, веники, масленки,
урны для мусора и др.)
Средства оснащения подразделяются
на постоянные и временные. К предметам
постоянного пользования относится все,
что должно находиться на рабочем месте,
независимо от характера выполняемой
работы:
• оборудование;
• постоянно используемые
приспособления и инструменты;
• подъемно-транспортные
устройства;
• вспомогательные материалы
и инструменты по уходу за оборудованием;
• инвентарь постоянного
пользования и др.
Количество полок в
шкафах и стеллажах, ящиков в
тумбочках и столах должно
быть достаточным для размещения
технологической оснастки, рабочей документации,
предметов хозяйственного обихода.
Большое значение имеет выбор
средств освещения. При освещении рабочих
мест необходимо обеспечить достаточный
уровень общего освещения, специальное
освещение рабочей поверхности или пространства,
одинаковость освещения разных приборов,
контраст между рабочими элементами и
фоном, отсутствие слепящего действия
света.
Обслуживание рабочих мест
является важной частью производственного
процесса и имеет своей целью обеспечение
их средствами и предметами труда, необходимыми
для осуществления производства [4].
В общем виде разработка системы
обслуживания рабочих мест, включает:
• выбор форм ее организации;
•определение профессионального
состава обслуживающего персонала;
• установление ее регламентации;
•обеспечение обслуживающего
персонала соответствующей технической
и инструктивной документацией;
•расчет норм обслуживания;
•организацию труда и оснащение
рабочих мест вспомогательных рабочих;
•организацию регулярной и
надежной связи между рабочими местами
основного производства и обслуживающим
персоналом [5].
Таким образом, в первой главе описаны
теоретические аспекты понятия рабочее
место, приведена классификация рабочих
мест по пятнадцати различным критериям,
рассмотрены основные правила планировки
рабочих мест, их оснащения и обслуживания.
В следующей главе будет рассмотрено конкретное
рабочее место в туристическом агентстве
«Индиго».
Глава 2. Анализ организации рабочего
места в ООО «Индиго»
2.1. Характеристика туристического
агентства ООО «Индиго»
ООО "Индиго" – является крупной
фирмой на рынке туристических услуг.
На рынке компания работает с 1996 года.
Полное фирменное наименование Общества
на русском языке: Общество с ограниченной
ответственностью "Индиго". Фирма
находится по адресу: г. Нижнекамск, ул.
Центральная 65.
Фирма сотрудничает с проверенными
туроператорами России и мира, имеет повышенную
комиссию и, как следствие, возможности
для серьёзных скидок и рассрочек постоянным
клиентам.
Миссия предприятия – «Мы помогаем
вам получить максимальное удовольствие
от отдыха».
Цели компании:
- Повышение конкурентоспособности
продукта, предоставляемого "Индиго"
на рынках въездного и выездного туризма;
- Комплексное воздействие на
потребителей на всех этапах обслуживания;
- Обеспечение условий, необходимых
для развития творческого потенциала
сотрудников предприятия, повышения уровня
удовлетворенности и заинтересованности
в работе.
Основные задачи:
- качественная консультация
клиентов, исходя из их запросов
- подбор туров по критерию "Цена
- Качество";
- повышение квалификации персонала;
- повышение конкурентоспособности;
- организация продажи продукта
в соответствии с современными методами
торговли, а также использование специфики
и особенностей туристического рынка
[6].
Предоставляемые услуги:
- Организация деловых поездок,
командировок, семинаров, встреч, тренингов,
поощрительных поездок и отдыха, в соответствии
с Вашими целями и пожеланиями в России
и по всему миру;
- Бронирование авиа - и ж/д билетов
для поездок в командировки, как по России, так и за рубеж, проработка маршрутов;
- Бронирование гостиниц, конференц-залов
для переговоров, туристических баз;
- Помощь в оформлении виз, загранпаспортов;
напоминание о датах окончания сроков
действия;
- Организация отдыха в детских
лагерях детей сотрудников компании;
- Организация экскурсий, культурно-массовых
мероприятий, корпоративных вечеров;
- Организация отдыха VIP-персон
в специально подобранных группах и индивидуально.
Фирма осуществляет дополнительные
сервисные услуги:
- бронирование туров через интернет;
- поиск попутчика;
- самостоятельный подбор тура;
- on-line сервис;
- оформление путевки в кредит
или в рассрочку;
- туристическая сим-карта.
На рисунке 1 представлена организационная
структура компании.
Рисунок 1. Организационная
структура
Туристическое агентство имеет
линейно-функциональную структуру.
Линейно-функциональная структура
управления предприятия состоит из линейных
подразделений, осуществляющих в организации
основную работу, и специализированных,
обслуживающих функциональных подразделений.
Линейные звенья принимают
решения, а функциональные подразделения
информируют и помогают линейному руководителю
в разработке конкретных вопросов и подготовке
соответствующих решений, программ, планов
для принятия конкретных решений.
Функциональные службы доводят
свои решения до исполнителей либо через
высшего руководителя, либо (в пределах
специальных полномочий) прямо.
Функциональные службы осуществляют
всю техническую подготовку производства;
готовят варианты решения вопросов, связанных
с руководством процессом производства;
освобождают линейных руководителей от
планирования, финансовых расчетов, материально-технического
обеспечения производства и т.д. [7]
Численный состав сотрудников компании
представлен в таблице 3.
Таблица
3. Численный состав сотрудников
№ п/п |
Наименование должности |
Кол-во штатных единиц |
1. |
Генеральный директор |
1 |
2. |
Секретарь |
1 |
3. |
Директор по внутреннему туризму |
1 |
4. |
Директор по выездному туризму |
1 |
5. |
Директор по лечебно-оздоровительной
работе |
1 |
6. |
Главный бухгалтер |
1 |
7. |
Бухгалтер |
4 |
8. |
Менеджер по продажам |
15 |
9. |
Менеджер по рекламе |
5 |
10. |
Переводчик |
2 |
2.2.
Обязанности секретаря ООО «Индиго»
Наименование
должности: секретарь-делопроизводитель.
В обязанности секретаря входит:
- Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем.
- Получение, обработка входящей и исходящей
почты.
- Ведение телефонных разговоров, организация
приемов.
- Ведение дневника руководителя, организация
его встреч.
- Организация деловых поездок руководителя.
- Регистрация деловой корреспонденции,
ведение дел.
- Организация и участие в работе совещаний.
- Информационное обеспечение.
- Оформление банковских счетов.
- Организация общих собраний и мероприятий
общего характера.
Общие требования к работнику:
- знание ПК (Word, Excel, E-mail),
- владение иностранным языком,
- навыки общения с людьми,
- умение планировать и организовывать
исполнение поручений руководства.
Основными делопроизводственными функциями
являются:
- своевременная обработка поступающей
кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение
документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание
документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до
соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований
документов;
- размножение документов по кадровым
вопросам и др.
Секретарь должен знать:
- организацию делопроизводства в организации;
- формы и методы контроля за исполнением
приказов по личному составу;
- структуру организации;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- положения, инструкции и другие руководящие
материалы и нормативные документы по
учету личного состава, ведению и хранению
трудовых книжек и личных дел работников
организации;
- действующее законодательство о приеме,
переводе и увольнении работников;
- порядок учета движения кадров и составления
отчетности о состоянии трудовой дисциплины;
- порядок установления наименования профессий
рабочих и должностей служащих, общего
и непрерывного стажа определенной работы;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- основы организации труда; правила и
нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной
защиты.
Требования к квалификации секретаря:
высшее или среднее специальное образование
без предъявления требований к стажу работы
либо общее среднее образование и специальную
подготовку по установленной программе
[8].
2.3.
Анализ организации рабочего
места секретаря
Проклассифицируем рабочее место секретаря
согласно классификации рабочих мест
из таблицы 2.
- В зависимости от функций, выполняемых
работником - специалист;
- По профессиональному признаку
– секретарь;
- По виду производства – вспомогательное производство;
- По типу производства - единичного производство;
- По степени специализации – универсальные;
- По уровню механизации – автоматизированные;
- По количеству основного технологического
оборудования – одностаночные (ПК)
- По месту нахождения - в помещении;
- По числу исполнителей - индивидуальные;
- По числу смен - односменные;
- По степени подвижности - стационарные
- По рабочему положению - сидя
- По условиям труда - с нормальными условиями
- По времени использования - постоянные
- По характеру использования - функционирующие
Оборудование
и необходимые средства оргтехники:
- Основное технологическое оборудование
– персональный компьютер, а также
прилагающаяся печатно-множительная техника
(принтер, сканер)
- Средства связи (телефон, радиотелефон
, факс, электронная почта)
- Средства обработки бумажных документов
(склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее
и резательное оборудование, адресовальное
и штемпелевальное оборудование и т.д.)
- Канцелярские принадлежности (ручки,
карандаши, маркеры, скотч, календарь-органайзер,
бумага для распечатывания документов
и бумага для записей, скрепки, наклейки,
папки-файлы и папки пластиковые, степлер
и т.д.)
Секретарь является личным организатором
руководителя, помогает ему в планировании
рабочего времени, а также в выполнении
намеченных мероприятий, освобождая от
выполнения вспомогательных технических
операций, фильтрует потоки корреспонденции,
телефонных звонков и посетителей.
Секретарь должен в учетных формах отметить
и сообщить посетителю время посещения.
Одна из главных задач секретаря - быть
посредником между руководителями и подчиненными.
Он прилагает максимум усилий для создания
благоприятной обстановки и деловых отношений
с другими сотрудниками. Зная режим и характер
работы руководителя, секретарь в случае
необходимости оказывает помощь в организации
приема их руководителем; помогает составить
документ, удовлетворяет личную просьбу
и т. п. В некоторых случаях секретарю приходится
выступать от имени руководителя.
Секретарь является координирующим центром
конкретного структурного подразделения,
что на практике означает полную осведомленность
о местонахождении лиц своего подразделения,
правильное оформление переписки, подготовку
и организацию телефонных разговоров.
Затраты рабочего времени представлены
в таблице 4.
Таблица 4 Затраты рабочего времени секретаря
№ п/п |
Вид работы и затраты времени |
Мин |
1 |
Подготовка рабочего места |
15 |
2 |
Совещание по текущим вопросам |
15 |
3 |
Деловые контакты с вышестоящим руководством |
30 |
4 |
Прием и общение с посетителями |
45 |
5 |
Просмотр документации, работа с внутренними
документами |
80 |
6 |
Подготовка приказов, распоряжений |
25 |
7 |
Работа с личными делами |
15 |
8 |
Служебные разговоры по телефону |
70 |
9 |
Составление отчетной документации |
35 |
10 |
Занесение необходимой информации в
компьютер |
85 |
11 |
Отдых и личные надобности |
40 |
12 |
Обеденный перерыв |
60 |
13 |
Потери рабочего времени |
25 |
| |
Всего |
540 |