Основные принципы эффективного контроля в организации

Взаимосвязь всех факторов

Недостаточно приспособить А к Б или помочь А приспособиться к Б. На Б влияет В, и А должен приспособиться к этой взаимосвязи. Любой процесс приспособления; создает новую ситуацию. Координация означает изменение частей. Эта взаимосвязь каждой части организации с каждой другой ее частью, их взаимопроникновение и взаимовлияние - идеал, который никогда не будет реализован на практике. Но к нему надо стремиться.

Многие люди считают, что руководитель отдела должен подчинять интересы своего подразделения общему благу. Но Урвик утверждает: либо существование этого департамента не имеет смысла, либо его интересы должны учитываться целым. Они должны быть согласованы с другими интересами, но нельзя ими пренебрегать.

Координация как непрерывный процесс

Процесс приспособления распадается на две стадии. Сначала люди имеют дело с отдельной проблемой: например, менеджер по продажам и менеджер по производству разрабатывают согласованный план действий с учетом общей политики компании. На второй стадии они начинают классифицировать свои проблемы, находить сходства и различия между двумя возникшими вопросами. Они начинают спрашивать друг друга, не разработали ли они какой-либо способ решения проблем того или иного вида. Они создают прецеденты.

Однако каждый раз, когда люди решают проблемы, они создают новую ситуацию. Урвик отмечает, что принципы, удобные для стенографического способа мышления - только ориентиры для действия. Если они становятся жесткими правилами, то теряют свою полезность. Они должны постоянно служить для выработки новых принципов и применения существующих принципов на практике.

Очень талантливый бизнесмен, написавший полное руководство по управлению предприятием, включил в него такую оговорку: «Если практическое применение этих инструкций вступает в противоречие с разумом и здравым смыслом, позвольте разуму и здравому смыслу одержать победу». [7, с. 15-19]

 

 

 

 

 

«Исходя из сегодняшних реалий и тех заданий, которые стоят перед  контролем , представляется возможным выделить такие основные  принципы   контроля , как: объективность, действенность, гласность, систематичность, регулярность.

 Принцип  объективности  контроля  предусматривает анализ  реальных фактов и всесторонность  их рассмотрения. И хотя любое  управленческое решение несет  в себе элемент субъективности, однако оно должно базироваться  на объективных, реальных фактах. Так и контрольная деятельность  должна основываться на действительности, реальности, конкретности фактов. Объективность  контроля вытекает из точного  изучения фактов и документов, заслушивания пояснений, которые  проверяются заинтересованными  лицами, проведения необходимых  подсчетов, анализов, измерений, сопоставлений, выявления причин нарушений, недостатков  или ошибок.

И лишь обобщение всех полученных таким образом данных и приводит к правильным, обоснованным выводам, вырабатывает умение докопаться до сути ради установления истины. Все это дает возможность найти правильное решение при устранении нарушений или предупредить нежелательные последствия.

Действенность контроля состоит в реальных последствиях выявления нарушений действующего законодательства, принятых норм и правил. На него возложена обязанность не только выявить допущенные нарушения, но и глубоко их проанализировать, сделать выводы о возможных последствиях, пустить в ход государственный механизм защиты. Предназначение контроля состоит в создании предпосылок и осуществлении управленческой деятельности исходя из интересов человека и федерации, предупреждении неправомерной деятельности органов управления и должностных лиц.  Принцип  действенности  контроля  положен в основу реагирования органов контроля, всей системы контроля путем применения соответствующих мер самостоятельно или передачи результатов и выводов уполномоченным органам для принятия решений.

По своему влиянию и результативности  принцип  гласности в деятельности органов  контроля  занимает важное место. Освещение направлений деятельности органов государственного управления по выведению страны из кризиса, соответствие существующей правовой базы отношениям, складывающимся в сфере управления, создание государственных программ и их исполнение, действия органов управления разных уровней и должностных лиц направлены на эффективность управления.  Контроль  за положением дел в различных отраслях управления и правдивая информация о таком положении, выявление нарушений, некомпетентности, вынуждают правительство, органы исполнительной власти искать пути выхода и применять радикальные меры. Такой  контроль , основанный на гласности о случаях бесхозяйственности, нарушении интересов человека, злоупотреблении служебным положением, бездеятельности органов управления, будет содействовать оперативному устранению имеющихся недостатков.

 Принцип  гласности  контроля  предусматривает не  только выявление недостатков  и обязательное наказание, но  и постановку актуальных проблем, обсуждение проектов управленческих  решений, подготовку общественного  мнения.

При осуществлении  контроля  необходимо соблюдение  принципа  систематичности, регулярности. Это вносит определенный порядок и дисциплину в работу как того, кого контролируют, так и того, кто осуществляет этот  контроль . Кроме того, систематический  контроль  дает возможность лучше ориентироваться в конкретной отрасли управления и постоянно анализировать состояние дел, а также выявить недостатки в управленческой деятельности, отыскать резервы или предупредить непредвиденные последствия.  Принцип  регулярности  контроля  стимулирует саму контрольную деятельность к повышению эффективности и позитивного влияния на достижение результата. Создавая сильное дееспособное государство, не следует забывать о его основном предназначении — надежно защищать интересы и права человека. Для этого необходимо сформировать соответствующий механизм, который бы создавал условия реализации, способы защиты этих прав и содействовал бы дальнейшему их осуществлению. Одной из гарантий такого служения интересам человека в сфере управления может быть  контроль».

 

 

 

«Производительность работы людей в компании зависит от обеспечения соответствия работников (в плане квалификации, знаний и интересов) служебным обязанностям, как текущим, так и ожидаемым в перспективе.

 

Значительная часть работы руководителя заключается в оценке результатов деятельности отдельных сотрудников и отслеживании необходимости в дополнительной поддержке и помощи. Руководители должны постоянно подталкивать персонал к достижению задач бизнес-плана организации. При этом каждый сотрудник нуждается в поощрении, росте, удовлетворении амбиций, и все это должно совпадать с намерениями компании. Чтобы найти правильный баланс, руководители и персонал должны четко представлять себе задачи каждого и знать мнение окружающих.

 

Хотя большинство руководителей постоянно общаются с сотрудниками, процедура контроля результатов деятельности приучает к тому, что регулярно приходится изыскивать время и узнавать о взаимных нуждах, подробно рассказывать о планах и методиках» (Барри Пирсон http://www.elitarium.ru) .

 

 

 

«Виды контроля

В зависимости от того, в какой момент процесса выполнения задания осуществляется контроль, выделяют 3 вида контроля:

- предварительный;

- текущий;

- заключительный.

В зависимости от характера задания могут использоваться как все виды контроля, так и не все. Например, если сотрудник выполняет определенную работу постоянно и хорошо с ней справляется, можно использовать только заключительный контроль. Если же задание новое и руководитель не уверен, хорошо ли сотрудник справиться с задачей, то лучше использовать все виды контроля.

Принципы контроля

Выделим несколько наиболее существенных принципов контроля, соблюдение которых обеспечивает его эффективность.

1. Контроль должен быть регулярным, он должен быть неотвратим как возмездие. Если подчиненный видит, что его контролируют от случая к случаю, он чаще надеется на авось, на то, что начальник забудет о задании и отчитываться не придется. Довольно распространенная поговорка советских времен «не спешите выполнять задание, возможно, его еще отменят» как раз и рассчитана на это.

Руководитель отдела постоянно контролировал процесс обзвона потенциальных клиентов, в итоге все сотрудники выполняли норму обзвона и аккуратно заполняли форму. В то же время руководитель не всегда контролиовал процесс оформления документов, в итоге этому уделялось меньше внимания и нередко «всплывали» ошибки.

 

2. Прозрачность контроля. Подчиненный должен точно знать параметры контроля, т.е. что именно подлежит проверке, за что нужно отчитаться. Тогда он будет стремиться соответствовать этим параметрам. Если параметры определены, подчиненный будет лишен возможности оправдать невыполнение задания наивным «а я не знал».

 

3. Единоначалие в области контроля. Важно, чтобы один параметр работы контролировал только один руководитель. Если одного исполнителя по одному и тому же вопросу контролируют два и более вышестоящих сотрудников, то весьма вероятна ситуация манипулирования руководителями, ссылки на другого руководителя в оправдании невыполнения задания.

Одну производственную компанию возглавляли два руководителя, два собственника. Оба имели одинаковые полномочия и давали распоряжения одним и тем же исполнителям. В итоге наиболее «ушлые» исполнители не только умудрялись не выполнять ничьих поручений, но и стравливали руководителей между собой. Пока собственники выясняли отношения, сотрудники занимались своими личными делами.

 

4. Четкость постановки задачи облегчает контроль. Более того, чем детальнее стандартизирована и регламентирована деятельность, тем проще осуществлять контроль.

В одном отделе компании контроль осуществлялся по формочке, которую заполняли исполнители. От них требовалось только внести свои показатели в соответствующие графы. Весь отчет занимал несколько минут. В другом отделе той же компании руководитель требовал с подчиненных отчет в свободной форме. В итоге сотрудники корпели над отчетами по несколько часов, расписывая в красках свои достижения. Руководитель так же тратил немало времени, изучая творения подчиненных. Хуже всего было то, что он часто не мог сравнить успехи сотрудников между собой, так как каждый из них писал отчет по-своему. Более того, те, что имели лучшие литературные способности, чаще всего оценивались лучше других, независимо от реальных результатов своей работы.

 

5. Более важные задания нужно более тщательно контролировать. То, что подлежит более пристальному и детальному контролю, подчиненными воспринимается как более важное, и соответственно они уделяют выполнению данных заданий больше внимания.

 

6. Документальное сопровождение контроля. Контроль лучше осуществлять по письменным отчетам. Как уже упоминалось, отчеты лучше составлять по определенной форме, а не в свободном виде. Идеально, если отчет составлен на основе плана, тогда сразу понятно, что из запланированного выполнено, в каком объеме, в какие сроки.» (Статья без указания автора http://www.officefile.ru)