Основы построения и функционирования системы управления предприятием

2 Системный подход к организации управления для достижения эффективного управления

       Системный  подход  как общеметодический  принцип используется в различных  отраслях науки и деятельности  человека. Системный подход   требует   рассматривать  проблему  не  изолированно,  а   в  единстве  связей  с  окружающей  средой, постигать  сущность каждой  связи   и  отдельного  элемента,  проводить  ассоциации  между  общими  и частными целями.  Можно  также  сказать,  что  системный  подход – это  такое направление  методологии  научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы [6]. 

     Любая организация рассматривается как  организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы и определенное количество внешних связей. Сегодня  организация  может  быть  определена  как  социальная  общность,  которая  объединяет некоторое  множество  индивидов  для  достижения  общей  цели,  которые (индивиды) действуют на  основе определённых  процедур  и правил.  Исходя  из  данного ранее определения системы,  определим организационную систему. 

     Организационная  система – это  определённая  совокупность  внутренне взаимосвязанных  частей организации,  формирующая  некую  целостность.  Основными  элементами  организационной  системы (а значит и объектами организационного управления) выступают: производство, маркетинг и сбыт,  финансы, информация, персонал, человеческие ресурсы – обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективность  использования всех остальных ресурсов. Эти элементы являются основными объектами организационного управления. 

     Менеджер  должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру – значит  брать  только  то,  что  сумеешь  удержать.  Управлять  границами – значит  вовремя  их очерчивать.  Организационные системы можно разделить на  закрытые и открытые [6].

     Закрытая  организационная  система – это  та  система,  которая  не  имеет  связи  со своей  внешней средой (т. е. не обменивается с внешней средой  продуктами, услугами, товарами и др.). 

     Открытая  организационная  система  имеет  связи  с  внешней  средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней средой.

     Таким  образом,  организация  как  система  представляет  собой  совокупность  взаимосвязанных элементов,  образующих  целостность (т. е.  внутреннее  единство,  неразрывность,  взаимную  связь).  Любая организация  является  открытой  системой,  т. к.  взаимодействует  с  внешней  средой.  Она  получает  из окружающей  среды  ресурсы в  виде  капитала,  сырья,  энергии,  информации,  людей,  оборудования  и  т. п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые затем передаются во внешнюю среду. 

     Теория  систем  имеет  дело  с  анализом,  проектированием  и  функционированием  систем – самостоятельных  хозяйственных  подразделений,  которые  образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает  этим критериям и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем [7]. 

     Любое предприятие – система, которая превращает набор вкладываемых в производство ресурсов – затрат (сырье, машины, люди) – в товары и услуги. Она функционирует внутри более крупной системы – внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные  взаимодействия.  Она  включает  серию  подсистем,  которые  также  взаимосвязаны  и  взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях.

     Системный подход ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы  проектирования  организаций.  Прежде  всего,  он  предполагает  исходное определение  системы  целей  организации,  которые  обусловливают  структуру  задач  и содержание функций аппарата управления.[12].

     Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между  ними  создают  свойства  системы,  её  сущностные характеристики.  Границы  системы – это  разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения  общей  теории  систем,  каждая  система  выступает  частью  будущей  системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем. 

     Система функционирует до тех пор, пока отношения  между компонентами системы не приобретают антагонистического  характера. 

     Открытые  организационные  системы  характеризуются  дифференциацией – тенденцией  к  росту, специализации  и  разделению  функций  между  различными  компонентами, которые  формируют  данную систему. Дифференциация – это ответ системы на изменение внешней среды. 

     Открытые  организационные  системы  способны,  в  отличие  от  закрытых  систем,  достигать поставленных  целей  различными  путями,  двигаясь  к этим  целям с различных  стартовых  условий.  Нет и быть  не  может  единого  и  наилучшего  метода  достижения  цели.

     Многообразие  целей  организации  обычно  не  может  быть  сведено  к  одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения  общества  определяется целями  удовлетворения  рыночной  потребности  в производимой  продукции  и  услугах,  в  любом  случае  каждая  цель  отражает  одну  из объективно  необходимых  сторон  функционирования  и  развития  организационной системы. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.

     Содержание  процесса  формирования  системы  управления  в  значительной  мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места  подразделений,  их  ресурсное  обеспечение (включая  численность  работающих), разработку  регламентирующих  процедур,  документов,  закрепляющих  и регулирующих формы, методы.

     Весь  этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям [8]: 

     1) формирование общей структурной  схемы аппарата управления; 

     2) разработка состава основных  подразделений и связей между  ними;

     3) регламентация системы управления.

     Формирование  общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение,  поскольку  при  этом  определяются  главные  характеристики  организации,  а также  направления,  по  которым  должно  быть  осуществлено  более  углубленное проектирование  как  системы  управления,  так  и  других  важнейших  аспектов  системы (внутриорганизационного  экономического  механизма,  способов  переработки информации, кадрового обеспечения). Основная  особенность  второй  стадии  процесса  проектирования  системы управления – определения  состава  основных  подразделений  и  связей  между  ними – заключается  в  том,  что  предусматривается  реализация  организационных  решений  не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и  вплоть  до  базовых  подразделений  аппарата  управления,  распределения  конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. 

     Третья  стадия – регламентация системы  управления – предусматривает разработку количественных  характеристик  аппарата  управления  и  процедур  управленческой деятельности.  Она  включает:  определение  состава  внутренних  элементов  базовых  подразделений (бюро,  групп  и  должностей);  определение  проектной  численности подразделений,  трудоемкости  основных  видов  работ  и  квалификационного  состава исполнителей;  распределение  задач  и  работ  между  конкретными  исполнителями; установление  ответственности  за  их  выполнение;  разработку  процедур  выполнения управленческих  работ  в  подразделениях,  в  том  числе  на  основе  автоматизированной обработки  информации;  разработку  порядка  взаимодействия  подразделений  при выполнении  взаимосвязанных  комплексов  работ;  расчеты  затрат  на  управление  и показателей  эффективности  аппарата  управления  в  условиях  проектируемой  системы управления.

     Специфика проблемы проектирования системы управления состоит в том, что она не  может  быть  адекватно  представлена  в  виде  задачи  формального  выбора  наилучшего варианта  системы  управления  по  четко  сформулированному,  однозначному, математически  выраженному  критерию  оптимальности.  Это – количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных методов анализа, оценки, моделирования организационных систем  с  субъективной  деятельностью  ответственных  руководителей,  специалистов  и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений [7]. Процесс  организационного  проектирования  состоит  в  последовательности приближения  к  модели  рациональной  структуры  управления,  отвечающей  состоянию конкурентной  среды  предприятия,  в  котором  методы  проектирования  играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценке и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

     Значение  системного подхода заключается  в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в  целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет  его  думать  о  потоках  информации,  проходящих  через всю систему,  а  также  акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных  решений,  он  же  предоставляет  средства  и  технические  приемы  для улучшения планирования  и контроля. Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как: менеджер должен воспринимать,  перерабатывать  и  систематизировать  огромный  объём  информации  и  знаний,  которые необходимы для принятия управленческих решений;  менеджер  должен  видеть  за частным – общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация  занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является; системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль [10]. 

     Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем  планирования  и  контроля.  Таким  образом,  системный  подход  позволяет  нам  комплексно  оценить любую  производственно-хозяйственную  деятельность  и  деятельность  системы  управления  на  уровне конкретных  характеристик. Это  поможет  анализировать  любую  ситуацию  в  пределах  отдельно  взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления. 

     Несмотря  на  все  положительные  результаты,  системное  мышление все еще не  выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно  позволит применять современный научный метод к управлению,  все  еще  не  реализовано.  Это  происходит  отчасти  оттого,  что  крупномасштабные  системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю  организацию.  Взаимодействие  множества  подсистем  внутри  предприятия  не  совсем  осознается.

     Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих  и  непригодных  данных,  а  слишком  узкое – к  частичному  решению  проблем.  Нелегко  будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет  невыполнимо.  Тем  не  менее,  системный  подход  дает  возможность  глубже  понять,  как  работает предприятие [13 ]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В заключении важно подчеркнуть, что  экспериментирование с разработкой  и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с действовавшими ранее.

     Система управления является нормативной системой типа «человек – человек», основная цель которой – эффективное решение  проблем организации. Для проектирования системы формирования решений руководство  высшего уровня должно:

      1) определить основные части системы;

     2) построить модель;

     3) собрать и использовать данные, относящиеся к эффективности  функционирования системы. 

     Анализ  систем представляет собой процесс  расчленения и установления все  более мелких частей системы; синтез систем – процесс перегруппировки.

     Организации можно рассматривать как целенаправленные системы сотрудничающих людей, повышающие их личное благосостояние. Организации  необходима функция решения проблем, потому что возникают вопросы  использования ресурсов организации и распределения совокупного фонда благ среди ее членов и организация должна приспосабливаться к среде и разрабатывать новые программы действий.