Отчет по практике в ФГБУ «Россельхозцентр»

 

При выборе системы  электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблице обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД. Критерии, по которым были рассмотрены системы – достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

3. Анализ использования документооборота на предприятиях

Документооборот - это  движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными

лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами. Регистрация документов Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. Например: 218/08-17 , где 218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

- исполнители;

- расписка исполнителя в получении документа;

- ход исполнения;

- приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• Постановку документа на контроль.
• Проверку своевременного доведения документа до исполнителя.
• Предварительную проверку и регулирование хода исполнения.
• Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

UОсновная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе. При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов; U
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока. Систематизация документов Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

 

 

 

 

 

 

2. Характеристика компании какой?????

2.1 Организационно-экономическая характеристика компании

Филиал федерального государственного бюджетного учреждения «Российский сельскохозяйственный центр» по Оренбургской области образовался  в 2007 году, став правопреемником бывших областных семенных инспекций, станций защиты растений, а потом и части услуг госхлебинспекций по Оренбургской области.

ФГБУ «Россельхозцентр»  по Оренбургской  области имеет  организационную структуру представленную на рисунке 2.1U

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РисунокU 1.1 – Организационная структура ФГБУ «Россельхозцентр» по Оренбургской областиU

 

 

Основными направлениями  деятельности филиала являются:

• семеноводствоU
• защита растений
• услуги по качеству и безопасности зерна и продуктов его переработки
• испытательная лаборатория
• сертификация

ФГБУ «Россельхозцентр»  по Оренбургской области оказывает  прямые услуги сельскохозяйственным предприятиям всех форм собственности, научно-исследовательским  учреждениям, селекционно-семеноводческим  фирмам, фермерским, крестьянским хозяйствам, садоводам, огородникам и дачникам. Выполняя государственную и региональную политику в области сельского хозяйства, филиал содействует Министерству сельского хозяйства Российской Федерации, Оренбургской области, органам управления АПК субъектов федерации и Республике Казахстан, с которыми подписан договор о международном сотрудничестве.

В каждом муниципальном образовании  имеются районные отделы, которые  обеспечивают доступность сельхозтоваропроизводителям, юридическим и физическим лицам  к услугам по всем направлениям нашей деятельности.

В филиале работает коллектив специалистов самого высокого уровня в области растениеводства – эксперты с сертификатом компетентности, специалисты с высшим базовым образованием и с большим опытом практической работы в области сельского хозяйства, непрерывно повышающие свой профессиональный уровень, а также молодые специалисты, которые перенимают опыт у специалистов высокого класса и проходят стажировки и курсы по повышению квалификации.

Коллектив и  сотрудники неоднократно были отмечены правительственными наградами, почетными  грамотами губернатора и Министерства сельского хозяйства по Оренбургской области, а также почетными грамотами министерства сельского хозяйства Российской Федерации.

Филиал постоянно оснащается новым, современным лабораторным оборудованием, которое обеспечивает точные и своевременные результаты.

В филиале работает испытательная лаборатория, в которой  проводятся испытания по всем видам  деятельности. Такая универсальная лаборатория имеется в ФГБУ «Россельхозцентр» только по Оренбургской области и главным ее преимуществом является то, что наши клиенты, благодаря системе добровольной и обязательной сертификации, могут получить декларации, сертификаты соответствия о качестве своей продукции и уверенно выйти на рынок, для реализации своей сельхозпродукции.

По производственным показателям ФГБУ неоднократно занимал и на сегодняшний день занимает третье почетное место по России, опередив многие филиалы. Такая высокая оценка стимулирует к дальнейшему росту и служит мотивацией для движения вперед.

Благодаря высокому уровню специалистов филиала ФГБУ «Россельхозцентр»  по Оренбургской области и современному оборудованию интерес к нашим  услугам со стороны сельхозпроизводителей  всех форм собственности и участников рынка заметно растет.

2. Анализ деятельности компании

Деятельность ФГБУ «Россельхозцентр» направлена на:

1. Содействие Минсельхозу России в выработке и проведении государственной политики в области сельского хозяйства.
2. Обеспечение доступности государственных услуг в области растениеводства юридическим и физическим лицам, осуществляющим деятельность в этой сфере.
3. Содействие производству и распространению высококачественных  семян новых сортов и гибридов сельскохозяйственных растений, эффективности сортосмены и сортообновления, защите прав потребителей семян и интересов правообладателей на сорта растений.
4. Создание комплексной системы защиты растений и мониторинга фитосанитарного состояния территории Российской Федерации.
5. Составление объективных краткосрочных и долгосрочных прогнозов о периодах опасности вредителей, возбудителей болезней и сорняков.