Персонал как объект управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Кадровая служба предприятия.

Предприятие можно сравнить с организмом, а  все службы с органами, работа которых  обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как  жизненно важный орган в организме. Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики. Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). Численный состав и структура кадровой службы зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

- выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации;

-   выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы.

В структуру  современной кадровой службы может  включаться или не включаться отдел  кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора  по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации  растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы. В условиях ориентации экономики  на использование экстенсивных методов  кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом  кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта. В то же время различными видами кадровой работы заняты другие подразделения организации: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Большая разобщенность всех этих узко специализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий. Их общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носило больше оперативный характер и напоминало систему "дежурного обслуживания" - оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны. Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвовала в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с кадрами. По сути дела, на большинстве отечественных предприятий и самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было. Появление в последние годы должности заместителя генерального директора по кадрам не исправило ситуацию, так как ему, как правило, подчинялись лишь отдел кадров, отдел подготовки кадров и помощник директора по быту. Вне поля его деятельности оставались другие отделы предприятия, занятые выполнением порученных им функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом. С изменением задач и ориентиров в управлении персоналом изменились и задачи кадровой службы, ее функции и структура. Речь идет о формировании на предприятиях многофункциональной кадровой службы как единого целого, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в системе управления производством, в той или иной мере занятых работой с людьми, под единым руководством. Лишь в этом случае возможно комплексное решение не только вопросов кадрового обеспечения производства, но и главной задачи кадровой службы в новых экономических условиях - соединить цели развития производства с потребностями работников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организации, фирмы) и занятых на нем кадров. Как уже отмечалось, управление персоналом - функция не только кадровой службы. По тому или иному направлению в рамках своей компетенции непосредственное участие принимают и другие субъекты управления - линейные руководители производственных подразделений вместе с подчиненными им специалистами. В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического порядка: формируются кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, задания на разработку методических и нормативных материалов (документов), осуществляются контроль над их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами. На уровне отдельных производств в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный характер. Разделение функций управления кадрами между аппаратом дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты. Можно выделить три основные организационные формы осуществления кадровой работы на любом предприятии:

- самостоятельное  структурное подразделение с  непосредственным подчинением руководителю  предприятия или его заместителю;

- выполнение  функций кадровой службы отдельным  сотрудником предприятия;

- выполнение  функций кадровой службы сотрудником,  основные обязанности которого  не совпадают с возложенными  задачами по кадровой работе.

Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих  разделов:

- общие  положения; 

- задачи;

- структура; 

- функции; 

- взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия; 

- права; 

- ответственность.

В разделе  «Общие положения» закреплены подчиненность  отдела кадров директору предприятия.

Раздел  «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов, формирование стабильно работающего коллектива, создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе  «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе  «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.

Раздел  «Взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел  кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих  и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из  отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения:

-  о нарушителях трудовой дисциплины;

-  копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;

-  увольнение рабочих и служащих;

-  изменение правил внутреннего трудового распорядка;

-  сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От  бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В разделе  «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в  частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых  для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения  и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями  по вопросам подбора кадров; право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе  «Ответственность» установлена  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность  работников отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Обязанности начальника кадровой службы - к основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:

- руководство  работой службы;

- разработка  необходимой документации, предложений,  рекомендаций, инструкций и т.п.;

- проведение  работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую  и служебную тайну;

- обеспечение  рационального распределения нагрузки  между работниками отдела;

- создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала;

- осуществление  контроля над соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

- внесение  предложений о поощрении отличившихся  работников, наложении взысканий  на нарушителей производственной  дисциплины;

- контроль  над своевременным составлением отчетности;

Начальник кадровой службы должен знать:

- постановления,  распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности службы;

- нормативные  акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения  работ в отделе;

- основы  экономики, организации труда  и управления;

- законодательство  о труде и охране труда в  РФ;

- правила  внутреннего трудового распорядка;

- правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

Теперь  поговорим подробнее о задачах  и функциях и структуре организации.

Кадровая  служба решает следующие задачи:

-осуществление  работы по подбору, расстановке  и использованию рабочих и  специалистов;

-формирование  стабильно работающего трудового  коллектива;

-создание  кадрового резерва;

-организация  системы учета кадров;

Кадровая  служба выполняет следующие функции:

- работка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития конкретной организации;

- оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством РФ;

- учет  личного состава;

- хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль  над исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение  движения кадров, анализ текучести  кадров, разработка мероприятий  по ее устранению;

- анализ  деловых качеств - специалистов организации с целью рационального использования кадров;

- создание  условий для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа  по созданию резерва на выдвижение;

- подготовка  предложений по улучшению расстановки  и использованию работников;

- подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии  подготовка материалов для представления  работников к поощрению и награждению;

- принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников;

- организация  контроля над состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;