Повышение эффективности функционирования объекта управления

5.4. За кассовый отчёт  по доходам и квитанциям перед  СГП.

5.5. Несёт установленную  законодательством ответственность как за ненадлежащие действия и некачественные решения, так и за бездействие и уклонение от принятия решений по вопросам относящимся к его ведению.

5.6. Несёт ответственность  в случае несоблюдения норм  трудового законодательства правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

5.7. Администратор несёт  ответственность за ненадлежащее  исполнение или неисполнение  требований настоящей должностной  инструкции.

5.8. В зависимости от  характера и последствий нарушений он может быть привлечён к материальной, дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

1.2 Анализ существующей  системы обработки информации  и управления

Гостиница «Ермак» является ведомственной, поэтому, если гость хочет поселиться в данной гостинице, то он должен предварительно получить разрешение или приглашение от «Сургутгазпром». После этого оформляется бронирование места, для этого гостю достаточно позвонить в гостиницу администратору и оформить заявку. При поступлении гость заполняет анкету, куда входят паспортные данные, данные визы и миграционной карты (если гость не из России).  Администратор заносит полученные сведения в гостевую книгу, в которой также ведётся учет свободных и занятых номеров, услуг, оказанных гостю, и сведений по оплате номеров. При выезде гостю предоставляется счет в виде отчета об используемых услугах с прикреплённым к нему кассовым чеком. Такие же отчёты администратор должен подготовить для бухгалтера и директора, а также дополнительно отчёты о загрузке гостиницы, аудиторские отчёты и отчёты об иностранных гражданах в Отдел виз и разрешений (ОВИР). Каждый день, при окончании смены администратор должен сдать кассу другому администратору, для этого составляются отчеты о прибывших и выбывших гостях.

До настоящего времени  на предприятии существовала автоматизированная система администрирования, которая представляла собой таблицу, в которой хранились следующие данные:

• номер
• количество мест в номере
• ФИО гостя
• пол
• дата \ время заезда
• дата \ время выезда
• дата \ время оплаты
• тариф

Но все эти данные при выселении гостя не сохранялись, т.е. эта таблица существовала для наглядности информации (занятых, свободных номеров, гостей и т.д) и являлась простым файлом формата *.txt с начерченными для удобства колонками и границами.

Рисунок 1 – Программа «Гостиница»

Подобный шаблон использовался  для печати кассового отчёта, все  данные вносились так же вручную  и не сохранялись. Все счета и  их копии хранились в специальной книге, которая использовалась для составления месячных и квартальных отчётов, и предоставлялась бухгалтеру для проверки.

Рисунок 2 –  Кассовый отчёт

На сегодняшний день эти шаблоны можно сравнить с  файлами *.doc офисной программы Microsoft Word или *.xls – Microsoft Excel, т.е. при выселении гостей информация не сохраняется в БД, а накладывается друг на друга. Все данные о размещениях, заявках, гостях (паспортные данные, данные миграционной карты, визы и т.д.) и услугах, которыми они пользуются, хранились в гостевой книге. А остальные отчёты (такие как отчеты по загрузке гостиницы, аудиторские отчёты, отчёты в ОВИР и т.д.) писались вручную, причём некоторые в двух или трёх экземплярах. Т.е. почти весь учет работы и хранение данных в гостинице проводился на бумажных носителях, что создавало большие проблемы, как в работе самих администраторов, так и для клиентов гостиницы.

1.2.1 Функциональная модель администрирования гостиницы

Рисунок 3 - Гостевой цикл

1.2.2 Организационная структура гостиницы  «Ермак»

Организационная структура  гостиницы представлена на рисунке 4:

 

 

1.3 Технологическая  модель объекта

Описание организации существующего технологического процесса решения задач от сбора оперативной информации до получения итоговой информации представлено на рисунке 5.

Рисунок 5 -  Технологическая модель объекта

 

 

1.4 Обоснование необходимости разработки

 

Большая загруженность  администраторов приводит к низкой производительности труда и увеличению вероятности допущения ошибок в работе, что в свою очередь вызвано большими временными затратами на обработку информации, выполнением рутинной работы и недостаточной комфортностью условий труда (см. рисунок 6). Учитывая так же недостаточное хранение информации и отсутствие защиты информации от несанкционированного доступа, можно сделать вывод, что существующая система недостаточно экономична, надёжна и безопасна и все это ведет к недостаточной эффективности администрирования гостиницы. Очевидно, что использование автоматизированной системы учета  гораздо актуальнее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6 – Дерево проблем

В результате необходимо разработать АРМ администратора гостиницы, который представляет собой  систему комплексной автоматизации  деятельности гостиницы по размещению гостей и предназначен для облегчения работы персонала, а также для ускорения обслуживания клиентов. При создании АРМа нужно стремиться к достижению следующих целей (рисунок 7):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Дерево целей

1.5 Обзор существующих  аналогов системы

Рассмотрим существующие аналоги АРМ администратора гостиницы.

1.5.1 Система управления гостиницей «Россия» г. Екатеринбурга

Система предназначена  для повышения эффективности  работы администраторов и руководящего персонала гостиницы в следующих направлениях:

• повышение производительности труда и снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;
• оптимизация управления номерным фондом гостиницы;
• информационная поддержка принятия маркетинговых решений за счет автоматизации составления различных отчетов.

Основные функции

• Размещение, продление проживания и выселение с выдачей платежных документов.
• Бронирование мест в гостинице с учетом требований к категории номеров.
• Прием оплаты за междугородние телефонные разговоры.
• Прием оплаты за дополнительные услуги.
• Архивирование всех сведений о проживающих в гостинице (срок хранения до полутора лет).
• Формирование оперативных и аналитических отчетов и документов.
• Поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной информации (НСИ) системы (описание категорий и номеров, прейскурант цен на проживание и услуги и т.д.).

Рисунок 8 –  АРМ администратора гостиница «Россия» г. Екатеринбурга

Особенности работы

При расчетах с  клиентами возможна как наличная, так и безналичная форма оплаты.

Система имеет  развитую справочную систему. В любое  время доступны данные о проживающих, перечень свободных номеров, заявки по брони, архив по ранее проживавшим, архив оплаченных счетов и многое другое.

При расчетах с  клиентами автоматически формируются квитанции с выдачей их на экран. Администратор, при необходимости, может откорректировать квитанцию. Если к компьютеру подключен кассовый аппарат, то при выдаче любой квитанции автоматически выдается чек.

Все сведения о  произведенных оплатах и возвратах  хранятся в базе данных в течение длительного периода времени.

На основе информации обо всех произведенных платежах формируются сменные отчеты и отчеты за любой выбранный период.

Программы проверяют корректность любой вводимой информации.

Дополнительные  возможности

Имеется возможность  подключить контрольно-кассовый аппарат  АМС-100Ф или любой другой, имеющий  интерфейс с компьютером, для  выдачи чеков при наличных денежных расчетах с клиентами.

Реализована возможность  приема c телетайпа, подсоединенного  к компьютеру, сообщений о междугородних  телефонных разговорах от МГТС, что  значительно облегчает работу администратора. Информацию о междугородных телефонных разговорах можно вводить и в  ручном режиме.

Система позволяет организовать три вида рабочих мест:

• рабочее место дежурного администратора (кассира);
• рабочее место старшего администратора;
• рабочее место директора.

Рабочее место  дежурного администратора включает все функции.

Рабочее место старшего администратора позволяет вносить изменения в НСИ, осуществлять бронирование мест, получать любые отчеты и справки. Дополнительная функция — подготовка приходных кассовых ордеров и счетов-фактур на оплату проживания клиентов, проживающих по безналичному расчету.

Рабочее место директора позволяет получать любые справки о проживающих в гостинице, о наличии свободных мест, о забронированных местах, отчеты за любую смену и за любой период времени, а также ряд статистических справок.

Одновременная работа с базой данных нескольких пользователей выполняется через локальную вычислительную сеть. Пользователи наделяются разными правами доступа к базе данных.

Недостатки:

• небольшая скорость работы, что вызвано моральной устарелостью используемой СУБД (FoxPro 2.6) и огромным числом операторов, что сильно затрудняет работу DOS по работе с ними;
• отсутствие планов выпуска версии под Windows, что резко снижает ее популярность;

1.5.2 АРМ «Администратор гостиницы» версия 3.20

Описание программы

Данная программа предназначена для облегчения/автоматизации работы администратора гостиницы.

Программа умеет корректно  рассчитывать время проживания гостя  в номере. Разумеется, вычисляется  сумма и печатается счёт. Причём, расчёт ведётся по всем гостиничным  правилам, согласно расчётного часа. Естественно, в счёт включаются: бронь, дополнительные услуги, госпошлина за регистрацию. Если гость решает задержаться в гостинице, то автоматически рассчитывается сумма доплаты и печатается соответствующий счёт. Если же, наоборот, гость уезжает раньше срока, то рассчитывается сумма возврата и печатается квитанция на возврат денег. В любой момент можно выписать отдельные счета на бронирование номера, госпошлину, а так же любые произвольные счета (к примеру, если часть номеров вы сдаёте в аренду, можно выписать счёт за аренду арендаторам и т.п.).

Рисунок 9 – АРМ «Администратор гостиницы» версия 3.20

         Программа поддерживает работу фискального регистратора. Это такой кассовый аппарат, который подключается к компьютеру через COM-порт и управляется полностью из программы. То есть, при печати счетов и квитанций, параллельно этот самый регистратор печатает соответствующие кассовые чеки и заносит необходимые (налоговой инспекции) данные в свою собственную фискальную память. Пока программа поддерживает только регистратор типа «ШТРИХ-ФР». Это достаточно распространённая в России модель, но в принципе, по желанию заказчика, можно доделать программу для любой другой модели. Если вы работаете с простым кассовым аппаратом или работаете вообще без него, то в настройках программы можно отключить поддержку фискального регистратора.

Программа сохраняет  в соответствующих архивах всю  введённую в процессе работы информацию. Естественно, она доступна вам в  любой момент для просмотра/корректировки. Можно просмотреть полностью движение любого номера. В любой момент можно просмотреть кто, когда, сколько и на какую сумму проживал в N-ном номере.

Если вы допустили  ошибку при выписке счёта, всегда можно любой счёт сделать испорченным, и тогда данные из него не будут участвовать в подготовке кассового отчёта. При этом если используется фискальный регистратор, он автоматически напечатает чек возврата продажи.

Отдельно про кассовый отчёт. Его можно сделать когда  угодно и за какой угодно период. Можно сделать его только за последний час (два, три, смену) работы. А можно сделать за период, к примеру, с 2 марта 13 часов позапрошлого года  по 19 мая  23 часа нынешнего года. Можно вместо дат, определяющих период за который готовится отчёт, использовать номера выписанных счетов – например, можно сделать отчёт так, чтобы в него вошли данные из счетов начиная с номера XXXXXX по номер YYYYYY. К кассовому отчёту программа делает также необходимые реестры (расшифровки).