Принятие решений на основе информационных систем и контроллинга

Принятие решений на основе информационных систем и контроллинга

Роль информации при принятии решений  в стратегическом менеджменте

 

В условиях современного бизнеса роль эффективного управления на основе достоверной информации возрастает многократно. Ошибки менеджмента, основывающиеся на недостаточных или  неверно интерпретированных данных, могут привести к краху даже крупные  компании. Наиболее интересные технологии и правила управления и планирования предоставляет стратегический менеджмент, который занимается вопросами разработки и реализации стратегии фирмы. Существует множество определений этого  понятия, но в общем смысле стратегия  – это долгосрочный план управления фирмой, направленный на укрепление ее позиций, удовлетворение потребителей и достижение поставленных целей. Управляющие (менеджеры) разрабатывают стратегию, чтобы определить, в каком направлении  будет развиваться компания, и  принимает обоснованные решения  при выборе способа действия. Выбор  менеджерами конкретной стратегии  означает, что из всех возможных  путей развития и способов действия, открывающихся перед компанией, решено выбрать одно стратегическое направление, в котором компания и будет развиваться. Без стратегии  у менеджера нет продуманного плана действий, нет путеводителя в мире бизнеса, нет единой программы  достижения желаемых результатов. 

План  управления фирмой охватывает все основные функции и подразделения: снабжение, производство, финансы, маркетинг, кадры, НИОКР. Каждому отведена определенная роль в этой стратегии. Сделать стратегический выбор – это означает связать  бизнес-решения и конкурентоспособные  действия, собранные по всей компании, в единый узел. Это единство действий и подходов отражает текущую стратегию  фирмы. Новые действия и подходы, находящиеся на обсуждении с использованием всей доступной информации, покажут  возможные пути изменения и преобразования текущей стратегии. 

Хорошее стратегическое видение готовит  компанию к будущему, устанавливает  долгосрочные направления развития и определяет намерение компании занять конкретные деловые позиции. Иными словами, стратегический менеджмент рассматривает предприятие как  сложную систему, которая в свою очередь функционирует в еще  более крупных системах: целевой  рынок, отрасль, рынок в масштабах  государства и т.д. 

Сегодня стратегический менеджмент – это  очень быстро и динамично развивающаяся  научно-практическая деятельность, что  неудивительно, т.к. ее развитие обусловлено  потребностями современного рынка. Компании всего мира используют новые  методы и инструменты стратегического  менеджмента для того, чтобы пересмотреть свои подходы к ведению бизнеса, по направлению деятельности, обеспечению  конкурентоспособности и достижению более высоких результатов в  своей области. 

Одним из наиболее мощных инструментов в  руках менеджера становится информация. Эффективное управление невозможно без сбора информации и ее обработки  различными методами. Методы получения  информации многообразны и не являются предметом рассмотрения в данной работе. Гораздо больший интерес  вызывают методы ее обработки и целевого распределения по адресатам. Методы обработки и анализа экономической  информации составляют суть эконометрики. Второе есть вопрос построения интегрированной  информационной системы, направленной на решение задач, стоящих перед предприятием и являющейся отражением протекающих бизнес процессов. 

Роль  стратегического управления и планирования велика. Хорошее управление сегодня  непременно требует от руководителей  стратегического мышления и умения формировать, разрабатывать стратегию  и, главное, успешно реализовывать  ее. Менеджерам приходится думать глобально (т.е. не абстрагируясь от внешних  и внутренних факторов) о положении, в котором находится компания, и о влиянии, которое на нее  оказывают меняющиеся условия. 

Современный менеджер должен обладать незаурядными аналитическими способностями, которые  позволяли бы ему адекватно оценивать  текущую и специально собранную  информацию, касающуюся всей гаммы  внешних и внутренних факторов. Это  необходимо для того, чтобы ставить  реальные цели, вовремя их (цели) корректировать и, как следствие, корректировать средства их достижения. 

Другими словами, стратегическое управление является фундаментом общего подхода к  управлению всей компанией. Исполнительный директор одной из компаний удачно сформулировал эту мысль: ”В основном наши конкуренты знают те же самые  фундаментальные концепции, методы и подходы, что и мы, и они  также имеют все возможности  для скрупулезного следования им, как и мы. Зачастую разница достигнутого ими и нами успеха заключается  в относительной тщательности и  дисциплинированности, с которой  они и мы разрабатываем и исполняем  свои стратегии на будущее”. 

Преимуществами  стратегического подхода к управлению (в противоположность свободной  импровизации, интуиции или бездеятельности) на основе интенсивного использования  информационных систем являются: 

обеспечение направленности идей организации на ключевой вопрос стратегии “что мы собираемся делать и чего добиваемся?”  

необходимость для менеджеров более четко реагировать  на появляющиеся перемены, новые возможности  и угрожающие тенденции; 

возможность для менеджеров оценивать альтернативные варианты капитальных вложений и  расширения персонала, т.е. разумно  переносить ресурсы в стратегически  обоснованные и высокоэффективные  проекты; 

возможность объединить решения руководителей  всех уровней управления, связанных  со стратегией. 

Резюмируя все выше сказанное, можно сделать  следующий вывод: стратегический менеджмент представляет собой системный подход к управлению предприятием, который  является наиболее эффективным.

 

Сущность контроллинга

 

 

 Сегодня не существует однозначного определения понятия "контроллинг", но практически  никто не отрицает, что это новая  концепция управления, порожденная  практикой современного менеджмента. Контроллинг (от англ. control - руководство, регулирование, управление, контроль) далеко не исчерпывается контролем. В основе этой новой концепции  системного управления организацией лежит  стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятия, торговые фирмы, банки и др.) в  долгосрочной перспективе путем: 

адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды; 

согласования  оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;  

координации и интеграции оперативных планов по разным бизнес-процессам; 

создания  системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней  управления в оптимальные промежутки времени; 

создания  системы контроля над исполнением  планов, корректировки их содержания и сроков реализации; 

адаптации организационной структуры управления предприятием с целью повышения  ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.  

Одной из главных причин возникновения  и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной  интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной  системе. Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций  менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений. 

Следует подчеркнуть, что контроллинг - это  не та система, которая автоматически  обеспечивает успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления. Это – лишь инструмент менеджмента, но весьма эффективный инструмент. 

Узловыми  компонентами концепции контроллинга являются: 

ориентация  на эффективную работу организации  в относительно долговременной перспективе - философия доходности, формирование организационной структуры ориентированной  на достижение стратегических и тактических  целей; 

создание  информационной системы, адекватной задачам  целевого управления; 

разбиение задач контроллинга на циклы, что  обеспечивает итеративность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений. 

Функции и задачи контроллинга. Контроллинг как концепция системы управления послужила ответом на изменения внешних условий функционирования организаций (предприятий). Произошла эволюция функций управления организацией. Планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами - в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет — в систему контроля и регулирования. В целом наблюдаемая эволюция функций управления организацией с их интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению. 

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку  процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии  к информационным потребностям должностных  лиц, принимающих решения, т.е. в функции  контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной  управленческой информации. Контроллинг  также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения  информацией, контроля и адаптации.  

Цели  контроллинга, как направления деятельности, непосредственно вытекают из целей  организации и могут выражаться в экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности. 

Функции контроллинга определяются поставленными  перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка  процесса планирования, контроль за реализацией  планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и  выработка рекомендаций для руководства  по устранению причин, вызвавших эти  отклонения.  

В сфере  учета задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки  информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях  руководства. Это необходимо для  разработки и в дальнейшем для  поддержания системы ведения  внутреннего учета информации о  протекании технологических процессов. Важными являются подбор или разработка методов учета, а также критериев  для оценки деятельности предприятия  в целом и его отдельных  подразделений. 

Поддержка процесса планирования заключается  в выполнении следующих задач  контроллинга: 

формирование  и развитие системы комплексного планирования; 

разработка  методов планирования; 

определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения. 

Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и  т.д.), координирует отдельные планы  по времени и содержанию, проверяет  составленные планы на полноту и  реализуемость и позволяет составить  единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать, а также оценивается возможность  реализации запланированных действий.  

Служба  контроллинга не определяет, что планировать, а советует, как и когда планировать  и оценивает возможность реализации запланированных мероприятий. Ответственность  за реализацию планов остается в компетенции  линейных руководителей. 

При обеспечении аналитической информацией  руководства организации в задачи контроллинга входят: 

разработка  архитектуры информационной системы;  

стандартизация  информационных каналов и носителей;  

выбор методов обработки информации.

Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству  существенной для принятия управленческих решений информации. 

В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый  идеальный перечень основных функций  и задач контроллинга, представленный ниже. 

Основные  функции и задачи контроллинга разделяем  на следующие группы: учет, планирование, контроль и регулирование, информационно-аналитическое  обеспечение, специальные функции. Опишем состав каждой из этих групп. 

Учет:  

сбор  и обработка информации; 

разработка  и ведение системы внутреннего  учета; 

унификация  методов и критериев оценки деятельности организации и ее подразделений.  

Планирование:  

информационная  поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок); 

формирование  и совершенствование всей "архитектуры" системы планирования; 

установление  потребности в информации и времени  для отдельных шагов процесса планирования;