Производственные технологические процессы предприятия социально-культурного сервиса (на примере выставочного центра ООО «Куб»)

В случае положительного ответа, участник вправе попросить прислать ему пригласительное письмо, чтобы получить деньги на поездку от командирующей стороны (школы, вуза).

Пригласительное письмо должно содержать в себе Ф.И.О. участника, название конференции, дату и место ее проведения, название работы участника, контакты оргкомитета (секретаря) и подпись ответственного лица.

 Подготовка к проведению  конференции (т.е. работа по организации  конференции) может продолжаться  вплоть до ее открытия. Это  связано с тем, что в процессе  подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места16.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на  все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных  через вахту или проходную  без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или такси  для подвоза участников из  гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале заседаний.

Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

В случае необходимости принимающая сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ленча и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

Выставочная услуга представляет собой специфический вид деятельности для решения конкретных задач в процессе подготовки, проведения и завершения выставочного мероприятия. Весь комплекс услуг (их более 50 видов) подразделяют на три основных блока:

  - блок инженерно-технического сервиса (обычно услуги по строительству экспонатов, техническая их оснащенность, доставка выставочных образцов оборудования и товаров в павильоны, типографские услуги);

  - организационные услуги (услуги по встрече гостей, их размещению, организация презентаций, досуга участников и т.д.);

  -  информационный сервис (обычно справочные и маркетинговые услуги — информация об организаторах, месте и сроках ее проведения, условиях участия).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Технологическая схема проведения выставки

 

Открытие и проведение выставок осуществляется на основе решения учредителей совместно с государственными местными органами власти. Организация и проведение выставок включает следующие этапы:

  -  принятие решения о проведении выставки. В результате согласования издается приказ с назначением ответственных лиц за проведение, порядка и условий участия;

  -  официальное объявление о проведении выставки с указанием основной тематики, сроков предоставления заявок и работы выставки;

  -  формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки;

 -   обоснование формы приема заявок на участие в выставке;

  -  разработка подготовительных организационно-технических мероприятий (выбор выставочных площадей, установление стенда участников);

  -  установление сроков для монтажа экспозиции;

  -  разработка регламента работы выставки (обычно выделяют время для общения специалистов и время для широкой публики);

  -  создание рабочей программы, порядок открытия, закрытия выставки, демонтаж выставочной экспозиции;

  -  проведение расчетов за выделенные площади и материальные ресурсы.

Участие в выставке предполагает контакты с различными структурными подразделениями, такими как оргкомитет, научно- технический центр, коммерческий центр, рекламно-информационный отдел, а также различные вспомогательные службы, каждое из которых выполняет определенные функции.

Организация, принявшая решение об участии в выставке, информирует об этом оргкомитет выставки. Заявка дает возможность предварительно зарегистрироваться и забронировать выставочную площадь. В течение 5-10 дней участник оплачивает часть расходов. связанных с организационными работами. Наибольший удельный вес затрат по участию в выставках падает на монтаж и оформление стенда, на заработную плату, аренду, рекламу и транспорт.

В зависимости от целей участия определяются концепции и объемы участия организации в работе выставки. Большое значение имеет выбор и подготовка экспонатов — это товары, которые могут демонстрироваться на выставке и оформляются на стенде. Неудачное расположение стенда может создать серьезные проблемы, поэтому обращают внимание и на цветовую гамму, и на освещение представленных экспонатов. Для ознакомления посетителей с экспонатами, для привлечения посетителей используют рекламу (печатные издания, видеофильмы, слайды, диски CD, рекламные материалы для раздачи — складные открытки, проспекты, подарки с логотипом компании).

После закрытия выставки, демонтажа се экспозиций должны быть обязательно подведены итоги участия в выставке, т.е. определена эффективность результатов работы с оценками заключенных контрактов, торговых сделок, совокупных затрат и доходов.

Ежегодно в стране устраивается около 5000 выставок и ярмарок и сосредоточены они примерно в 190 городах.

При организации и проведении выставок выделяют те же основные этапы, что и при проведении ярмарок: предварительный, организационный и заключительный.

Основными отличительными чертами между торгово-промышленной выставкой и торговой ярмаркой являются масштабы предложения и неограниченный круг посетителей, характерные для выставки.

В современных условиях выставка превратилась в традиционное событие в области обмена информацией и продвижения продукции и услуги. В процессе проведения выставки достигается высокая интенсивность личных контактов между экспонентами и посетителями, за счет непосредственного контакта «лицом к лицу» устанавливаются новые коммерческие связи и укрепляются уже существующие.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Компания ООО «Куб» осуществляет следующие виды деятельности: организация и проведение выставочно-конгрессных мероприятий, форумов, фестивалей, конкурсов.

Выбранная организационно-правовая форма деятельности выставочного центра – общество с ограниченной ответственностью (ООО). По российскому законодательству, обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Выставочная деятельность в современных условиях осуществляется в следующих основных формах:

-выставка - регулярно организуемое  рыночное мероприятие с ограниченным временем проведения, где представляются основные товары и услуги одной или нескольких отраслей на основе выставочных образцов;

-ярмарка - рыночное мероприятие  с ограниченным временем проведения, где представляются и реализуются характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей;

-семинар - форма конгрессного мероприятия  обучающего характера, когда участники получают информацию по характеру своей деятельности в целях повышения профессионального уровня и уровня компетентности, изучения новых технологий, приемов и прочих элементов работы;

-круглый стол - форма конгрессного  мероприятия, когда его участники, чаще всего работающие в одной отрасли или сфере деятельности, обсуждают конкретные вопросы специфического профессионального характера;

-конференция - крупное (чаще всего  отраслевое) конгрессное мероприятие, имеющее целью обсудить насущные проблемы развития отрасли в региональном или федеральном аспектах, определить перспективы и пути ее совершенствования;

-конгресс - съезд или совещание, как правило, международного характера, имеющее целью обсуждение вопросов межотраслевого характера, развития нескольких регионов или стран, объединяющее значительное количество участников из различных регионов и стран;

-форум - крупное комплексное конгрессное  мероприятие, которое может включать  в себя целый ряд событий  другого рода: семинары, круглые столы, конференции.

Основными составляющими конференции является:

-Планирование конференции;

-Подготовка информационных материалов;

-Подбор площадки для проведения  конференции;

-Обеспечение конференции техническим  оборудованием;

-Обеспечение конференции вспомогательным  персоналом;

-Организация транспортного обслуживания;

-Размещение участников конференции  в гостиницах;

-Организация питания участников  конференции;

-Разработка культурно-развлекательной  программы.

Участие в выставке предполагает контакты с различными структурными подразделениями, такими как оргкомитет, научно- технический центр, коммерческий центр, рекламно-информационный отдел, а также различные вспомогательные службы, каждое из которых выполняет определенные функции.

Организация, принявшая решение об участии в выставке, информирует об этом оргкомитет выставки. Заявка дает возможность предварительно зарегистрироваться и забронировать выставочную площадь. В течение 5-10 дней участник оплачивает часть расходов, связанных с организационными работами. Наибольший удельный вес затрат по участию в выставках падает на монтаж и оформление стенда, на заработную плату, аренду, рекламу и транспорт.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ФЗ «Об основах туристской деятельности в  Российской Федерации» с изменениями.
2. Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент. Технологии организации и рекламно-информационного сопровождения выставок и конференций.-Ростовн/Д: издательство «Экспертное бюро-Т», 2003.
3. Александрова Н.В., Филоненко И.К. Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации. - М., 2006.
4. Андрющенко В. И. Интенсификация деятельности в сфере выставочных технологий // Экономика и производство. - 2009. - N 2. - С. 46-48.
5. Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности : учебное пособие. – М. : Дашков и К , 2010. - 228 с.
6. Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью. – М.: ИНФРА-М, 2001.
7. Гойхман О.Я. Организация и проведение мероприятий: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2011.
8. Джефкинс Ф., Ядкин Д. Паблик рилейшнз / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
9. Михолап С. Выставки как эффективный инструмент экспортного маркетинга // Маркетинг : идеи и технологии. - 2011. - N 5. - С. 39-44.
10. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. - СПб.: Питер, 2006.
11. Пашенцев Е.Н. Связи с общественностью: мировая практика и современная Россия. - М.: ИТРК РСПП, 2008.
12. Попков В.П.  Экономика и организация продаж:            Учебное пособие/ В.П.Попков, М.О.Потолокова; СПбГИЭУ.-СПб.: СПбГИЭУ,   2011.-183 с.
13. Чертыковцева Т. А. Предприятие на международной выставке: проблемы управления международной выставочной деятельностью предприятия как бизнес-процессом // Российское предпринимательство. - 2009. - N 10. - С. 82-88.
14. Шумович, Берлов: Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий, Издательство: Альпина Паблишер, 2011.

 

 

 

1 Александрова Н.В., Филоненко И.К. Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации. М., 2006. – С.18