Процесс и функции управления

Наиболее приемлемая - классификация, обусловленная содержанием процесса управления.

Вся огромная, сложная совокупность управленческих действий – на любом уровне и в любой системе – может быть сведена к ограниченному перечню относительно строго локализуемых функций, составляющих замкнутый цикл управления:

- принятие управленческого решения;

- реализация решения;

- контроль.

Каждая из функций управления может быть подвергнута дальнейшей дифференциации.

Классификация функций управления:

Функции управления	Составляющие функций управления
Принятие управленческого решения	Прогнозирование
	Планирование
Реализация решения	Организация
	Координация и регулирование
	Стимулирование (мотивация)
Контроль	Учет
	Анализ

Прогнозирование– это метод научно обоснованного предвидения возможных направлений будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей средой.

Планирование – управленческая деятельность, нашедшая выражение в текущих и перспективных планах и фиксирующая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени.

Организация – управленческая деятельность, по средствам которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.

Регулирование – деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Связывает систему управления с внешней средой. Регулирование состоит в достижении такой деятельности системы, при которой выравниваются все отклонения состояния выхода системы от заданного значения этого состояния, то есть нормы.

Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой.

Стимулирование – побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (моральное и материальное стимулирование).

Контроль – процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации.

В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через функцию координации и регулирования.

 

Все многообразие функций управления разделяют на общие и конкретные.

Общими функциями являются: прогнозирование и планирование; организация, координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ.

 К числу конкретных функций относят производственные функции управления (обеспечение сырьем, технологические, организации труда и т.п.), экономические функции по обслуживанию производства, функции управления научно – техническим прогрессом и др.

Основные вопросы, решаемые с помощью данных функций:

Функции управления	Решаемые вопросы
Планирование	Какова задача или природа бизнеса данной организации?
	Какими должны быть цели данной бизнес-организации?
	Какие изменения происходят во внешнем окружении и как они от-ражаются и могут отразиться в будущем на организации?
	Какую стратегию и тактику следовало бы выбрать?
Организация	Каким образом следует структурировать работу организации? Как целесообразно укрупнить блоки выполняемых работ?
	Как скоординировать функционирование этих блоков, чтобы оно протекало гармонично и не было противоречивым?
	Принятие каких решений на каждом уровне организации следует доверять людям, в частности руководителям?
	Следует ли изменять структуру организации из-за изменений во внешнем окружении?
Мотивация	В чем нуждаются подчиненные?
	В какой мере эти потребности удовлетворяются в ходе деятельности, направленной на достижение целей организации?
	Если удовлетворение работой и производительность выросли, то почему это произошло?
	Что можно сделать, для их увеличения?
Контроль	Как следует изменить результаты работы?
	Как часто следует давать оценку результатов?
	Насколько бизнес-организация преуспела в достижении целей?
	Если продвижение к поставленным целям недостаточно, то почему это случилось и какие коррективы следовало бы внести?

 А теперь остановимся поподробнее на каждой из основных функций управления и постараемся ответить на все вопросы.

1.3 Характеристика  основных функций управления

1. Функция планирования.

Одним из инструментов системы менеджмента является планирование, сущность которого проявляется в

• конкретизации целей развития всей бизнес-организации и каждого подразделения в отдельности на установленный период;
• определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации;
• выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

Высшая цель планирования состоит в том, чтобы быть действенным инструментом достижения целей предприятия, т.е. своевременно выявлять средства, альтернативы, а также шансы и риски достижения целей и выбирать соответствующие мероприятия.

Формы планирования в зависимости от длительности планового периода делятся на:

• перспективное планирование (прогнозирование);
• среднесрочное планирование
• текущее (оперативное) планирование.

Если рассмотреть процесс планирования с начала до конца, то в нем можно выделить отдельные фазы. Каждая из фаз характеризуется постановкой особых задач и системно связана с другими фазами последовательностью выполнения и обменом информацией.

- разработка целей;

- постановка проблем;

- поиск альтернатив;

- прогнозирование;

- оценка и принятие решений;

- определение плановых показателей

Стратегическое планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности бизнес-организации и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами; при этом разрабатываются также новые возможности организации. Стратегическое планирование охватывает период в 10-15 лет, имеет отдаленные последствия, влияет на функционирование всей системы менеджмента и основывается на огромных ресурсах.

Среднесрочные планы чаще всего охватывают пятилетний срок. В них формулируются основные задачи на установленный период, приводятся детальные сведения о капиталовложениях и источниках финансирования.

Текущее планирование заключается в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новой технологии.

 

 2) Функция организации

Организация является ведущей функцией системы менеджмента, суть которой - осуществление определенной структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно автономных частей в системном объекте.

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры бизнес-организации, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления (табл. 1).

Таблица 1. Содержание функции администрирования

Составляющая функция	Действия по реализации данной функции
Установление целей	Определение будущего состояния бизнес-организации
Разработка стратегии	Определение способов достижения цели
Планирование работы	Определение задач конкретным исполнителям
Проектирование работы	Определение рабочих функций исполнителей
Мотивирование к работе	Целенаправленное воздействие на работника
Координация работы	Согласование усилий исполнителей
Учет и оценка работы	Измерение результатов и их анализ
Контроль работы	Сопоставление результатов с целями
Обратная связь	Корректировка целей

Оперативное управление обеспечивает функционирование бизнес-организации в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Вне зависимости от типа и масштаба деятельности каждая бизнес-организация должна быть некоторым образом упорядочена (организована).

Под организационной структурой управления бизнес-организации понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности, распределение прав и ответственности между подразделениями и т.д... В структуре организации выделяют следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени), руководства и связи (горизонтальные и вертикальные).

Принцип единства означает единство управляющей системы (аппарата, органа управления) и управляемой системы (производства). Между системами любой бизнес-организации должна осуществляться прямая и обратная связь.

Единство подчинения означает: группа сотрудников подчиняется одному поставленному над ней руководителю; подчиненные не должны получать от различных руководителей противоречивых, не увязанных между собой указаний.

Принцип соответствия означает, что все функциональные отделы должны соответствовать друг другу: в количестве и степени выполняемых основных функций управления, в информационном взаимодействии друг с другом, в нормативном обеспечении.

Система связи означает, что все органы управления выполняют свои функции на основе тесной взаимосвязи между собой.

Принцип ориентированности означает, что каждая бизнес-организация должна ориентироваться во внешних инфраструктурах (банки, биржи, финансовые организации, снабженческо-сбытовые организации) и уметь приспосабливаться к меняющимся условиям внешней среды.

Дифференциация работы означает, что в бизнес-организации должно быть четкое разграничение работ: кто за что отвечает, кто имеет право контроля, обжалования и т.д. Все это значительно повышает самостоятельность работников в вопросах управления.

Принцип доступности означает, что в условиях рыночных отношений, конкуренции свободный доступ должен быть осуществлен только в отношении той информации, которая не является секретной.

Контроль за операциями должен осуществляться на всех стадиях выполняемой работы с использованием или без использования технических средств контроля.

Планирование - это одна из начальных стадий процесса управления. Это выбор цели, направления в развитии.

Таким образом, от степени рациональности структуры управления в значительной степени зависит уровень технико-экономических показателей производства. Правильно построенная структура управления бизнес-организацией создает предпосылки высокой оперативности управления, согласованной работы всех структурных ее подразделений.