Роль информации в системе управления

отправитель – лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

сообщение, т.е. собственно информация;

канал, т.е. средство передачи информации;

получатель – лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

Информационный обмен облегчают:

• краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

• постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

• координация процессов обработки информации и др.

Кроме того существует эффективный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) – это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами;

сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным;

сокращает количество решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему;

повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;

обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров;

улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.

В то же время работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

 

1.4 Виды управленческой информации

 

Информацию, которая поступает к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация – это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о  научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как  внутри предприятия, так и за  его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического  планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа  деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную  информацию, которая содержит данные  оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного  контроля работы предприятий  и их подразделений.

4. Административную или  деловую информацию различного  содержания. Важнейшей составной  частью этой информации является  информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно  – политическая, природоохранная  и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60–70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем» такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности – для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности – достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению – оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и хранения – фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности – основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная – облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) – несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте – частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная – дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

По предназначению – универсальная – необходима для решения любых проблем; функциональная – для решения родственных проблем; и индивидуализированная – для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения – входящая и исходящая.

По способам распространения – устная, письменная и комбинированная информация.

В соответствии с порядком предоставления – по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения – визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В ПРОЦЕССЕ  УПРАВЛЕНИЯ ТОРГОВЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ  «РОДНАЯ СТОРОНА»

 

2.1 Общая характеристика торгового предприятия

 

ОАО «Родная Сторона плюс» - занимается розничной торговлей продовольственных и непродовольственных товаров, как отечественных производителей, так и зарубежных.

Форма собственности предприятия - открытое акционерное общество.

Магазин «Родная Сторона» находится в городе Борисове по адресу: ул. Строителей, 26, в районе среднего покупательского сегмента. Район характеризуется многодетными семьями. Рядом располагается парковочная площадка для покупателей (посетителей магазина). Работает с 8.00 до 23.00 без обеда и выходных. Имеет торговую площадь 3600 кв.м., из которых торговый зал - 3100 кв.м. и 500 кв.м. складские помещения. По форме торгового обслуживания относится к организации самообслуживания.

Широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров рассчитан на покупателей разного возраста, разного социального положения и с различным доходом: с одной стороны предлагаются продукты питания и товары первой необходимости хорошего качества и по доступным ценам, с другой стороны - продукцию известных марок по достаточно высоким ценам. Однако, как я заметила, возраст большинства покупателей составляет 25 - 45 лет, которые имеют уровень дохода средний и выше среднего.

Магазин создан с целью хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли, для удовлетворения экономических и социальных потребностей акционеров и трудового коллектива. Данная цель может быть достигнута путем удовлетворения потребностей покупателей. Вся деятельность торгового предприятия осуществляется с учётом конъектуры рынка, основывается, прежде всего, на нуждах и потребностях потребителей, их оценки и учёте возможных изменений в будущем. Общество вправе определять конкретные направления своей деятельности в зависимости от состояния рынка.

ОАО «Родная Сторона плюс» уплачивает налоги и иные платежи в бюджет и внебюджетные фонды в порядке, определяемом законодательством РБ, ведёт непрерывный бухгалтерский учёт и статистическую отчётность, представляет данные в налоговую инспекцию и несёт ответственность за их достоверность.

Принцип работы магазина - обеспечить возможность для покупателя с наименьшими затратами времени приобрести широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров. Для этого необходима грамотная и эффективная организация торговой деятельности предприятия.

Вывод: «Родная сторона» - современный супермаркет с большим разнообразием продовольственных товаров, в том числе из стран ближнего и дальнего зарубежья. Всегда есть в наличии товары белорусского производства по доступным ценам, поэтому здесь всегда много покупателей.

Нормативные документы, регулирующие деятельность магазина

Единый перечень основных нормативных и технологических документов, которые должны находиться в объектах розничной торговли и общественного питания утверждается Министерством торговли Республики Беларусь и согласовывается с Министерством здравоохранения (в лице главного санитарного врача РБ), Министерством по налогам и сборам (в лице министра или его заместителя) и Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ (в лице председателя или его заместителя).

Одним из наиболее важных документов является лицензия на право ведения розничной торговли. Лицензия дает разрешение на следующий перечень работ и услуг: