Совершенствование информационного обеспечения в организации

Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей.

Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке.

Тенденции роста организации и расширения специализации - это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

Функции информационного обеспечения необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и регулятора информационных потоков, но и производителя, и поставщика необходимой для работы персонала информации. Только в кабинетных исследованиях можно отрывать процесс основной деятельности от его информационного обеспечения. В реальности это единый процесс. Производственные процедуры, перемещение материальных и денежных потоков всегда имеют информационное отображение и документальное сопровождение. Прежде чем товары пойдут на склад или со склада, выписываются соответствующие документы (накладные или требования). Работы выполняются по нарядам, денежные транзакции оформляются платежными документами.

Существующая в практике несогласованность объясняется особенностями функционирования крупных и средних компаний, в которых оперативное управление жизнедеятельностью организации осуществляется из разных локальных центров, коими являются члены дирекции и руководители служб или крупных подразделений. Чем больше у генерального директора непосредственных подчиненных, тем более рассогласованными являются их действия, поскольку никто из руководителей не располагает полной информацией о текущем положении дел и состоянии ресурсов и решения зачастую принимаются без достаточных информационных оснований. Между тем компания в целом обладает всей полнотой информации, крупицы которой рассредоточены между членами организации.

Если документы и сведения передавать от подчиненного к начальнику и наоборот, в условиях линейно-функциональной структуры этот процесс займет много времени - данные потеряют свою актуальность. Если исполнители связываются напрямую с лицами, принимающими решения (что широко распространено на практике), топ-менеджеры начинают "захлебываться" в мелочах и перестают заниматься перспективными вопросами, а руководители среднего звена оказываются не у дел.[16]

Даже если организация располагает всей полнотой информации, но ее источники не охвачены технологией обработки и регулярного информационного обращения, "процедить" и адсорбировать эти данные для дальнейшего адресного использования не удастся. В то же время очищенная и подготовленная к использованию информация, направленная специалистам, которым она не требуется, будет воспринята как "шум" и не получит дальнейшего применения. 

Особенно важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой - поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

Теперь можно выделить следующие направления совершенствования информационного обеспечения ЗАО «Фора-Банк»:

1. обеспечение контроля  состояния параметров оказываемых  услуг и результатов по важнейшим  направлениям текущей деятельности;

2. обеспечения компании  полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;

3. регулирование движения  информационных ресурсов для  использования в целевой деятельности  согласно направлениям и ритмам  бизнес-процессов;

4. оперативное извлечение  информации из огромного массива  разнородных источников для текущих  и перспективных задач управления;

5. аккумулирование, анализ  и обобщение документированного  опыта профессионалов, превращая  его в общедоступный корпоративный  интеллект;

6. упорядочивание деятельности, связанной с развитием информационной  системы.[14]

В организации должны быть созданы новые подразделения и должности для работы с документами, информацией и техническими средствами поддержки.

Однако интеграция функций информационного обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание численности персонала и подразделений ощутимого положительного результата не дает.

В связи с этим возникает необходимость затрачивать дополнительные денежные средства:

· на покупку дополнительных компьютеров;

· на обновление программного обеспечения на уже имеющихся компьютерах;

· на обучение персонала.

 

3.2 Мероприятия по совершенствованию системы информационного обеспечения АКБ  «Фора-Банк» (ЗАО)

Совершенствование информационного обеспечения - важный фактор эффективности управленческой деятельности в производстве, он постоянно требует к себе пристального внимания исследователей и руководителей.

Корпоративная информационная технология - совокупность аппаратного обеспечения, программного обеспечения, технологий хранения информации, сетевых технологий, обеспечивающих коммуникации и связь компонент системы в единое целое. Все эти ресурсы, используемые в организации, определяют инфраструктуру информационной технологии, или IT-инфраструктуру, которая является фундаментом для построения информационной системы.

Информационная система содержит данные о различных объектах, необходимые для конкретной организации. При этом она использует информационные технологии для преобразования набора данных в поток информации, который может быть использован человеком. Существует значительная разница между понятиями «программное обеспечение» и «информационная система».

Программы точно так, как и электронная начинка компьютеров, - всего лишь материалы для создания современной информационной системы. Компьютеры обеспечивают хранение и обработку информации; программное обеспечение - это набор инструкций, управляющих действиями компьютера. Знание принципов работы компьютеров и программного обеспечения важно при разработке решений для организаций, но нельзя забывать, что это - всего лишь часть информационной системы.[7]

Любая промышленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т. д.

Существуют этапы, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно.

Определение будущего состояния организации:

1. Формулирование согласованного  образа, видения (Vision) будущей организации.

2. Письменное описание  разделяемого видения.

3. Формулирование миссии.

4. Разработка бизнес-модели  компании (модели новой бизнес-системы).

5. Разработка модели бизнес-процессов.

6. Разработка моделей  работ, спецификации, должностных инструкций, информационных систем, систем коммуникации  и координации, структур и команд  для их выполнения.

7. Разработка системы  управления и оценок системы  планирования, системы показателей  и критериев эффективности выполнения  работы, механизмов мониторинга, оценки  и контроля;

8. Разработка системы  ценностей и убеждений сотрудников  и механизмов их формирования.

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, будет выявлен комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

Так же на этом этапе произойдет разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, прослеживая только один процесс - процесс внедрения ИТ-решения.

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, расставим приоритеты последовательности действий и определены какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП предлагаю использовать систему автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса.

Преимущества программы:

· Универсальность продукта для автоматизации управления процессами предприятий различных отраслей

· Использование общемировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML)

· Специальные возможности дизайна бизнес-процессов для менеджеров и консультантов

· Возможность разработки собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности

· Отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой "1С: Предприятие 7.7"

· Удобный и доступный исполнительный модуль

· Широкие возможности анализа эффективности выполнения процессов

· Современная система документооборота

· Качественная поддержка внедрения

Это обусловлено следующими соображениями:

1. Деятельность организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;

2. Именно деловые процессы определят порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;

3. Современная система workflow, выступит в качестве связующего звена, вокруг которого интегрируются другие программные продукты.

Таким образом, использование workflow позволит объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему, и потом последовательно, шаг за шагом, внедрить модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа "большого взрыва" и всегда будет возможность вернуться на шаг назад.

Правильно подобранная и грамотно внедренная система позволит руководству предприятия:

· избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок при выполнении работ в рамках бизнес-процессов;

· быть осведомленным о ходе выполнения любого процесса на предприятии;

· снизить время принятия и исполнения решений, даст возможность принимать управленческое решение и корректировать ход процесса в нужный момент;

· повысить дисциплину исполнения и сократит влияние личных качеств сотрудников на выполнение бизнес-процессов;

· своевременно собирать всю необходимую статистическую и аналитическую информацию для анализа и реинжиниринга бизнес-процессов;

· моделировать процессы и сценарии их выполнения с новым гораздо более высоким уровнем детализации и максимально приближенно к реальности,

· предоставлять каждому сотруднику четкий список задач, которые он должен выполнить, что соответственно, позволит ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом.

 

Заключение

Информационные системы  обеспечивают  определенные преимущества перед  конкурентами  автоматизируя  операции  внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта  организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в  поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и  в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и  сервис.  Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. 

Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.