Совершенствование системы управления

К экспертным методам  следует отнести также разработку и применение научных принципов формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных обобщений руководящие правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т.п.). Примерами современных принципов формирования организационных структур могут служить такие, как "построение организационной структуры исходя из системы целей", "отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления", "сочетание функционального и программно-целевого управления" и целый ряд других.

Особое место среди  экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов  управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. К такого рода описаниям относятся, в частности, маршрутная технология выполнения управленческих функций или их этапов, основанная на принципах научной организации труда, а также на прогрессивных методах и технических средствах осуществления управленческих работ, и регламентирующая порядок их выполнения. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур. Как правило, при этом осуществляется табличное представление преимуществ и недостатков каждого из вариантов с целью их последующего обсуждения и анализа.

Метод структуризации целей  предусматривает выработку системы  целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий  анализ организационных структур с  точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

а) разработка системы целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации;

б) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;

в) составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждать и представлять на утверждение, согласовывать, подтверждать, контролировать).

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

-математико-кибернетические  модели иерархических управленческих  структур, описывающие организационные  связи и отношения в виде  систем математических уравнений  и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примерами могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, индустриальной динамики и др.);

-графоаналитические  модели организационных систем, представляющие собой сетевые,  матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, "проигрывать" варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п. Примерами могут служить "метасхемные" описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями; матрицы распределения полномочий и ответственности; таблицы коэффициентов связей между функциями производства и управления и др.;

-натурные модели организационных  структур и процессов, заключающиеся  в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты — заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты — искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения, сходные с реальными организационными условиями; управленческие игры — действия практических работников (участников игры), основанные на заранее установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий (в том числе с помощью ЭВМ);

-математико-статистические  модели зависимостей между исходными  факторами организационных систем  и характеристиками организационных  структур. Они построены на основе  сбора, анализа и обработки  эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Примерами могут служить регрессивные модели зависимости численности ИТР и служащих от производственно-технологических характеристик организации; зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ от типа организационных задач и других характеристик и т.п.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертно-аналитический метод, а также выявление и анализ организационных прототипов. Более формализованные методы должны быть использованы для углубленной проработки организационных форм и механизмов отдельных подсистем на стадии регламентации. Для проектирования организационных структур новых организаций выше роль формально-аналитических методов и моделей, для совершенствования действующих — диагностических обследований и экспертного изучения организационной системы.

Выбор метода решения  той или иной организационной  проблемы зависит от ее характера, а  также от возможностей для проведения соответствующего исследования (наличия  методики, необходимой информации, а также квалификации разработчиков  системы и сроков представления рекомендаций).

 

 

 

 

 

            2. Анализ деятельности организации

2.1. Общая характеристика  и устав организации

В качестве своего объекта  исследования я выбрала Общество с ограниченной ответственностью «Весна». Предприятие находится по адресу: г. Шахунья, ул. Первомайская, д.32/2.

 «Весна» - общество  с ограниченной ответственностью, учреждено несколькими лицами, уставный  капитал разделен на доли, размер  которых определен учредительными  документами.

Чем же занимается ООО  «Весна»? Это, прежде всего:

• продажа компьютеров и различных периферийных устройств
• ремонт любой компьютерной техники и оргтехники, контрольно-кассовых аппаратов
• продажа, установка компьютерных программ
• локальные вычислительные компьютерные сети
• различного рода услуги
• гарантийное и послегарантийное обслуживание

Уставный капитал общества составляет 55000 (пятьдесят пять тысяч) рублей. Вкладом участника общества могут быть здания, сооружения, оборудование и другие материальные ценности.

            Основное направление ООО – коммерческая деятельность, т.е. извлечение прибыли, а так же расширение рынка товаров и услуг. Сбыт производится через сеть магазинов, рынков. Продукция продается напрямую торговым организациям и через посредников за наличный расчет и по предоплате, может по договору с покупателем с оплатой после реализации товара или с указанным сроком оплаты.

Основным видом деятельности предприятия является оптовая и  розничная торговля, для чего предприятие располагает необходимым ресурсным потенциалом.

В ходе своей деятельности предприятие выполняет и другие функции, связанные с доведением товаров до конечного потребителя. К ним относятся: изучение покупательского спроса на товары, формирование товарного ассортимента, реклама, оказание помощи покупателям в выборе товаров, размещение и выкладка их в торговом зале и т.д.

Осуществляя свои функции, предприятие обеспечивает:

• развитие производства путем организации коммерческой работы по заключению договоров, контрактов, заказов на производство и поставку товаров, тем самым стимулируя процесс производства в части объема и ассортимента выполняемой продукции;
• денежное распределение – путем развития финансово-кредитной системы, установления уровня и соотношения цен на товары путем поддержания баланса между спросом и предложением;
• личное потребление – посредством удовлетворения потребностей населения путем применения различных форм и методов торгового обслуживания, эффективной направленности рекламных и маркетинговых мероприятий.

Главная цель деятельности ООО «Весна» – полное и качественное удовлетворение потребностей покупателей в соответствии с торговым профилем магазина и, как следствие, получение максимальной прибыли.

Для достижения положительных  результатов работы необходимо правильно  сформулировать цели деятельности. Без  четкого представления того к чему стремишься, невозможно успешно заниматься работой. Любая организация не сможет достичь наибольшего успеха, если она не имеет четко определенных ориентиров. Организации для нормальной жизнедеятельности необходимы миссия, направления развития, комплекс задач для их реализации. Миссия это причина существования организации в обществе, выражающая направленность деятельности. Миссия, цели и стратегия деятельности являются отправным моментом для определения объема управленческой деятельности. 

Основой любой организации  являются кадры, за счет которых она  живет и функционирует, которые  создают ее продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от которых зависит чем является организация. Организация это группа людей, действие которых направлено на достижение общих целей. Цель-это конкретное конечное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых для нее является необходимым и на достижение которых направлена вся ее деятельность. Правильная постановка целей является основой для эффективной работы предприятия. Выбор цели носит ситуационный характер, но при этом организация в выборе ориентируется на доходы организации, работу с клиентами, потребность и благосостояние сотрудников, социальную ответственность.

Рассмотрим миссию, цели и задачи, поставленные перед ООО «Весна» (рис. 2).

 

 

 

 

· Изучение спроса и закупка товара;	· Планирование основных экономических показателей;	· Подбор и расстановка кадров;	· Развитие материально-технической базы;
· Управление товарными запасами и ассортиментом;	· Планирование и учет труда и заработной платы;	· Воспитание кадров и социальное развитие коллектива;	· Обеспечение технического обслуживания;
· Управление организацией продаж и рекламой;	· Финансовое обслуживание;	· Обеспечение организации управленческого процесса.	Противопожарная безопасность.
· Увеличение объема продаж.	· Учет результатов хозяйственной деятельности;
	· Повышение эффективности управления организацией.

 

 

 

Увеличение объема продаж;	Оперативное регулирование деятельности всех отделов;	Стимулирование работников;	Оснащенность каждого структурного подразделения;
Работа с поставщиками;	Устранение сбоев в работе;	Обучение кадров;