Стадии, этапы и методика проведения исследования систем управления

• действующих организаций, где систему требуется преобразовать или систематически совершенствовать;
• формирования новой организации из числа действующих при их укрупнении или разукрупнении;
• строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую систему.

Могут быть и иные условия (например, при реконструкции  организации, изменении производственного профиля и т.п.), но вес они являются частными случаями предыдущих условий.

При подходе  к прикладным исследованиям как  к работам, завершающимся не формулировкой результатов (как это предусмотрено составом работ классического исследования), а их внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ целесообразно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Конкретный состав этапов работ  каждой из стадий исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются. Вместе с тем для общего случая исследования СУ целесообразно выполнение следующих работ, представленных в таблице (Приложение А).

2. Содержание исследовательских работ на подготовительной стадии

 

Подготовительную  стадию исследования СУ в случаях, предусматривающих внедрение его результатов, т.е. включающих выполнение работ по проектированию систем и реализации всех проектных решений, не без оснований можно называть предпроектной. Это наиболее значимая стадия создания подобных систем.

Применительно к СУ, использующим принципы системного управления, необходимо учитывать многие особенности этой стадии, что требует выработки соответствующих методических положений по ее проведению. Как показывает имеющийся опыт, в большинстве случаев основными здесь являются этапы, связанные с проведением диагностики, детального анализа действующих на предприятии систем и разработкой ТЗ на создание проекта такого вида систем. Это наиболее трудоемкая часть всей работы.

От глубины  проведения анализа, обоснованности выводов  и правильности заложенных в ТЗ решений  во многом изначально зависит эффективность всего исследовательского проекта прикладного характера.

Перед подготовкой  и изданием приказа о проведении исследования СУ целесообразно провести предварительные работы, обосновывающие необходимость выполнения таких исследовательских работ. Достаточной объективностью на первом этапе работ, исключительно малой трудоемкостью и простотой отмечается обоснование, базирующееся на экспресс-опросе (ответах) менеджерского состава предприятия.

Анкетирование наиболее часто используется в практике исследований, так как оно позволяет с меньшими трудозатратами собрать мнения и точки зрения опрашиваемых. Очень важно при анкетировании правильно, просто и однозначно, кратко и в то же время с необходимой полнотой сформулировать вопросы в анкетах.

Обычно  процесс разработки анкеты включает:

• определение  формы и содержания обращения  к опрашиваемому;

•  выбор  типа вопросов;

•  формулирование вопросов;

• изложение  необходимой для опрашиваемого  информации;

• разработку формы анкеты.

Далее следует  разработать шкалу диапазонов, позволяющих  на основе числа положительных ответов  на вопросы анкеты однозначно давать рекомендации о необходимости проведения прикладного исследования СУ. Объективность таких рекомендаций обеспечивается максимально искренними и правильными ответами.

Методически анкетный опрос предпочтительнее проводить  в письменной форме.

По результатам  опроса и полученным рекомендациям  можно выявить основные проблемы и выяснить следует ли на данном предприятии проводить прикладное исследование СУ. По ответам на вопросы  можно также определить положительные (сильные) и отрицательные («узкие») места в СУ, а также установить некоторые причины негативных сторон системы, обусловивших низкий уровень управления.

Разработка  и содержание программы исследования СУ во многом определяется моделью системы. Однако независимо от модели при составлении программы следует предпочесть системный подход. Это обусловливает необходимость формирования перед составлением программы, прежде всего целей исследования. Ключевым направлением всей программы при этом должны стать вопросы сравнительного анализа исследуемой СУ с современными требованиями управления. В программе в первую очередь должны быть предусмотрены вопросы анализа сравнительного соответствия элементов СУ предъявляемым к ним требованиям. В основном целью исследования должны стать определение не только негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение СУ в соответствие с требованиями современных систем, целями и задачами, стоящими перед организацией.

При анализе, например, планируемых (нормируемых) показателей в программе можно предусмотреть использование таблиц определенного вида (таблица 1).

При системном  подходе в программу следует  также включать такие вопросы: сравнение качественных сторон элементов производственной системы (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнение элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специальных функций управления качеством, оргструктуры, методов управления и др.). Наряду с указанным в программе необходимо также учитывать передовой опыт исследовательских работ аналогичных систем.

Таблица  1 - Матрица анализа выполнения плановых (нормируемых) показателей системы управления (вариант)

 

Показатель	План за исследуемый период.	Фактически		Выполнение плана, % (100 х факт/план)	Темп роста,%(100 х факт, за исслед. период/факт. за предыдущ. период)	Относительное отклонение, (факт- план)/план	Примечание
		за предыдущий период	за период исследования
1	2	3	4	5	6	7	8

 

На подготовительной стадии по результатам детального анализа  составляется отчет или аналитическая  справка, где указываются:

• результаты сопоставления различных элементов;
• оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершенной СУ;
• предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную СУ, удовлетворяющую современным требованиям управления и потребителей.

Разработку  ТЗ на исследование СУ осуществляют на основе результатов анализа. В нем устанавливаются требования к СУ и порядку ее создания. Здесь также желательно предусмотреть такие разделы:

• основание для разработки проекта систем — на основании какого распорядительного документа или другого решения проводится исследование;
• цели проведения исследовательских и проектных работ системы;
• результаты исследования на подготовительной стадии — даются краткая характеристика предприятия и основные результаты проведенного анализа; отчет или аналитическая справка об анализе выносится в приложение к ТЗ;
• общие требования к построению СУ — формулируются принципы, правила построения и требования к системе в целом и ее отдельным подсистемам, элементам с учетом дополнений со стороны потребителя;
• сроки разработки проекта систем — с указанием сроков разработки проекта систем для каждого элемента и подсистемы и их очередности с указанием ответственных исполнителей-подразделений;
• требования (задания) к объектам исследования систем — указываются все необходимые конкретные разработки, изменения и дополнения к действующей СУ, в том числе целевые программы, обеспечивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления, причем по каждой форме представления — проектируемому документу — дается дата начала и окончания работ, указывается исполнитель (требования-задания, например при системном подходе, целесообразно группировать обобщенно: сначала для построения СУ в целом и совершенствования элементов производственной системы, а затем для построения проектов каждой из подсистем, а к каждому заданию целесообразно, исходя из материалов анализа и имеющегося опыта у разработчиков ТЗ, давать предложения и рекомендации по их выполнению);
• объемы и источники финансирования всех работ;
• состав, содержание и организация работ по внедрению разработанных предложений — содержит перечень этапов и состав работ и мероприятий по подготовке и внедрению проектных документов, сроков выполнения, исполнителей, форм их завершения;
• технико-экономическое обоснование предложений — определяется величина экономического эффекта по условиям использования за установленный расчетный период времени на основе стоимостных оценок результатов и затрат на разработку и внедрение проекта;
• порядок приемки СУ — включает информацию о порядке приемо-сдаточных работ, предъявления потребителям, при необходимости аттестации и сертификации систем и т.п.;
• нормативно-технические и методические источники проектирования — определяются и перечисляются НТД и НМД и другая документация, справочные и авторитетные литературные источники, которые могут быть использованы для разработки проекта (в перечне могут указываться также проекты-аналоги подобных систем, типовые проекты, монографии и т.п.;
• перспектива продолжения работ — излагаются направления развития и совершенствования систем;
• приложения — перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.

 

3. Порядок проведения исследований по созданию продукции  на подготовительной стадии

 

При системном  исследовании СУ промышленной организации  заслуживает внимания порядок проведения научно-исследовательских работ  на подготовительной стадии создания продукции, которая является результирующим элементом производственной подсистемы промышленной организации. Номенклатура продукции, которую изготавливают на предприятиях, очень широка и включает, как известно, изделия и продукты. Те и другие являются вещественным результатом научной и производственно-хозяйственной деятельности и предназначены для удовлетворения определенных потребностей. Естественно, что каждый вид продукции имеет свой жизненный цикл, который представляет собой совокупность взаимосвязанных последовательных процессов изменения состояния продукции, начиная от идеи исследования возможности создания продукции до прекращения эксплуатации или потребления.

В общем  случае типовой жизненный цикл продукции  подразделяется на ряд стадий, каждая из которых характеризуется спецификой работ и конечными результатами и может включать:

• исследование, проектирование и разработку продукции;
• изготовление продукции;
• обращение и реализацию продукции на рынке;
• использование продукции (эксплуатация или потребление, включая утилизацию или уничтожение).

Основная  сущность подготовительной стадии исследований по созданию новой продукции —  проведение такой НИР, которая бы была начальным этапом комплекса  мероприятий по разработке, освоению (изготовлению) и реализации ее на рынке. Это делается в том случае, когда разработку продукции невозможно или нецелесообразно осуществлять без соответствующих исследований.

В этом случае подготовительные работы выполняют  с целью получения соответствующими методами научного исследования объективных данных для составления ТЗ на новую или модернизированную продукцию и выявления наиболее эффективных путей проведения опытно-конструкторских (ОКР) и опытно-технологических работ (ОТР). Кроме того, эти работы должны служить основой создания новых веществ, материалов, оснастки и т.п., а также их проверки перед проведением ОТР.

Таким образом, применительно к подготовительной стадии в рамках НИР по созданию новой или модернизированной  продукции следует выполнять  примерно следующие работы:

• определение целей исследования (НИР);
• перспективные маркетинговые исследования;
• фундаментальные (при необходимости) и прогнозные исследования;
• анализ передовых достижений отечественных и зарубежных достижений науки и техники, результатов поисковых исследований.
• изучение патентной документации;
• анализ требований рынка и заказчика;
• выбор предварительных направлений исследования;
• прикладные маркетинговые исследования и нормирование требований к качеству продукции;
• проведение прикладных НИР;
• разработка ТЗ на проведение НИР по созданию продукции и оценка ее проектно-технического уровня;
• составление бизнес-плана разработки и производства новой продукции;
• привлечение инвестиций.

Одним из важнейших результатов этой стадии работ является разработка технического задания — документа, определяющего  цель, содержание, порядок проведения работ, а также намечаемый способ реализации результатов исследований. В общем случае ТЗ на НИР по созданию новой или модернизированной  продукции может включать следующие  разделы (если нет особых требований заказчика):

• основание для проведения работ;
• цель и исходные данные;
• этапы работы;
• основные требования к выполнению работы;
• способ реализации результатов;
• перечень технической документации, предъявляемой, по окончании работ;
• порядок рассмотрения и приемки работы;
• технико-экономическое обоснование;
• приложения.

4. Содержание работ на исследовательско-проектной стадии

 

Естественным  продолжением подготовительной стадии являются работы исследовательско-проектного характера и работы по реализации проектных решений непосредственно на предприятии. При этом исследовательско-проектная стадия включает этапы работ, направленных непосредственно на создание рабочих проектов СУ и ее подсистем. Рабочий проект каждой системы разрабатывается в соответствии с ТЗ и представляет собой комплект НТД, НМД и др. документации, необходимой для:

• создания, проведения приемо-сдаточных работ и реализации системы;
• достижения целей исследования системы;
• обеспечения дальнейшего нормального функционирования системы.

Предварительно  перед проведением непосредственно  проектных работ по составлению  документации рабочих проектов систем, в соответствии с рекомендуемым  в ТЗ перечнем, необходимо подобрать комплект НТД, НМД и другой литературы и документации по вопросам исследования и проектирования систем. Особенно полезными могут оказаться типовые проекты и образцы-аналоги подобных систем.

Среди всех этапов исследовательско-проектной  стадии создания СУ основными, как правило, являются те, которые связаны с  проведением исследований и разработкой проектной документации сначала технического, а затем и рабочего проектов.

Разработка  ТП СУ для малых и средних предприятий  может быть ограничена определением и выбором основных направлений  исследований и проектирования системы.