Управление адаптацией персонала

 

Часто в ходе проведения программы  ориентации затрагиваются следующие  вопросы:

1. Общее представление о компании:

- цели, приоритеты, проблемы;

- традиции, нормы, стандарты;

- продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя;

- разнообразие видов деятельности;

- организация, структура, связи компании;

- информация о руководителях.

2. Политика организации:

- принципы кадровой политики;

- принципы подбора персонала;

- направления профессиональной подготовки и повышения квалификации;

- содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности;

- правила пользования телефоном внутри предприятия;

- правила использования различных режимов рабочего времени;

- правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата труда:

- нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;

- оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

- страхование, учет стажа работы;

- пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;

- поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;

- возможности обучения на работе;

- наличие столовой, буфетов;

- другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

- места оказания первой медицинской помощи;

- меры предосторожности;

- предупреждение о возможных опасностях на производстве;

- правила противопожарной безопасности;

- правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Работник и его отношения с профсоюзом:

- сроки и условия найма;

- назначения, перемещения, продвижения;

- испытательный срок;

- руководство работой;

- информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу;

- права и обязанности работника;

- права непосредственного руководителя;

- организации рабочих;

- постановления профсоюзов и политика компании;

- руководство и оценка исполнения работы;

- дисциплина и взыскания, оформление жалоб;

- коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.

7. Служба быта:

- организация питания;

- наличие служебных входов;

- условия для парковки личных автомобилей;

8. Экономические факторы:

- стоимость рабочей силы;

- стоимость оборудования;

- ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

После прохождения общей программы  ориентации может быть проведена  специальная программа, осуществляемая как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

- цели и приоритеты, организация и структура;

- направления деятельности;

- взаимоотношения с другими подразделениями;

- взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

- детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

- нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

- длительность рабочего дня и расписание;

- дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность:

- виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

- отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

- правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;

- поведение в случае аварий, правила техники безопасности;

- информирование о несчастных случаях и опасности;

- гигиенические стандарты;

- охрана и проблемы, связанные с воровством;

- отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

- правила поведения на рабочем месте;

- вынос вещей из подразделения;

- контроль за нарушениями;

- перерывы (перекуры, обед);

- телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

- использование оборудования;

- контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

Таким образом, адаптация - процесс изменения знакомства сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды.

Процесс адаптации можно разделить на четыре этапа.

1. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации.

2. Ориентация - практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами.

4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Исследование процесса адаптации менеджера в новом коллективе (на примере ОАО «СанИнбев»)

1. Организационная характеристика предприятия

ОАО «СанИнбев» – вторая по объемам продаж пивоваренная компания в России. Компания была создана в 1999 г. и является российским подразделением лидирующего в мире пивоваренного концерна «Анхойзер-Буш ИнБев». Организация использует самые передовые технологии и методики в производстве, маркетинге, логистике и менеджменте, ставя своей целью стать лучшей пивоваренной компанией в мире.

Организация является российским подразделением крупнейшего в мире пивоваренного концерна «Анхойзер-Буш ИнБев» и занимает одну из ведущих позиций на рынке России.

Организация владеет сетью современных пивоваренных заводов в десяти российских городах: Клину, Волжском, Омске, Перми, Саранске, Иваново, Курске, Новочебоксарске, Санкт-Петербурге и Ангарске.

Основные марки выпускаемого пива в России – Stella Artois («Стелла Артуа»), Beck’s («Бекс»), Brahma («Брама»), Staropramen («Старопрамен»), Hoegaarden («Хугарден») «Сибирская корона», «Клинское», «Толстяк» и «БагБир».

На российских предприятиях ОАО  «СанИнбев» работает более 8800 человек. Компания использует самые передовые технологии и методики в производстве, маркетинге, логистике и менеджменте, ставя своей целью стать лучшей пивоваренной компанией в мире.

В Магнитогорске ОАО «СанИнбев» представлено дистрибьютором, основная цель деятельности которого заключается в увеличении продаж продукции компании.

Цель деятельности организации - получение прибыли.

Юридический адрес в Магнитогорске: Челябинская область, г. Магнитогорск, 455000, пр. Карла Маркса, д. 151 – каб. 403.

Организация имеет расчетный счет по основной деятельности, имеет круглую печать, эмблему со своим наименованием, другие штампы и печати, иные реквизиты.

В соответствии с уставом организация осуществляет следующие виды деятельности:

-  оптовую и розничную торговлю  пивом;

- транспортирование груза по  магазинам-потребителям;

Основными потребителями продукции  ОАО «СанИнбев» являются розничные магазины г. Магнитогорска: сеть магазинов ТК «Класс», ТС «Магнит», ТС «Пятерочка», ТС «Семья», ЗАО ТД «Ситно», ООО «Фаэтон», ООО «Магнитка» и др.

Рассмотрим организационную структуру  управления ОАО «СанИнбев» (рис. 1).

 

Рис. 1. Организационная  структура управления ОАО «СанИнбев»

 

Представленная на рис. 1 организационная  структура управления ОАО «СанИнбев» является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура управления имеет свои положительные моменты и недостатки.

Преимущества линейно-функциональной структуры:

1) лучшая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;

2) освобождение главного  линейного менеджера от детального  анализа проблем;

3) возможность привлечения  консультантов и экспертов. 

Недостатки линейно-функциональной структуры:

1) отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между различными отделениями;

2) недостаточно четкая ответственность,  так как готовящий решение,  как правило, в его реализации  не участвует;

3) чрезмерно развитая система  связей по вертикали, то есть тенденция к чрезмерной централизации.

Среднесписочная численность  сотрудников организации на конец 2010 года составила 44 человек.

На директора организации  возлагаются следующие должностные обязанности:

1. Организация комплекса  мероприятий для увеличения объема продаж.

2. Участие в разработке стратегии продаж организации.

3. Участие в процедуре  стратегического планирования.

4. Осуществляет разработку и внедрение стандартов организации хранения, сбыта и транспортировки продукции, а также мероприятий по сокращению транспортных затрат, снижению остатков продукции.

5. Координирует управление персоналом в организации, участвует в подборе сотрудников, разрабатывает мотивационные механизмы.

6. Организация взаимодействия всех подчиненных сотрудников.

7. Осуществляет контроль  за выполнением поставленных задач, эффективностью работы, за соблюдением персоналом трудовой дисциплины и иных локальных нормативных актов.

Супервайзер в соответствии с должностной инструкцией выполняет  следующие функции:

1. Нанимает и обучает  персонал.

2. Организовывает труд мерчандайзеров.

3. Мотивирует на работу  торговых агентов и мерчендайзеров.

4. Контролирует качество  обслуживания клиентов торговыми  агентами и мерчандайзерами.

5. Контролирует доставку  товара клиенту, осуществляет переговоры с ключевыми клиентами.

6. Планирует необходимый  и резерный запас товара.

7. Контролирует доставку  товара дистрибьюторам и выполнение  плана, организует эффективный  документооборот.

Менеджер выполняет следующие должностные функции:

1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.

2. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

3. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.

4. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

5. Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.

6. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.

В должностные обязанности маркетолога  включены следующие функции:

1. Изучение рынка реализуемой  продукции.

2. Разработка стратегии проведения  рекламных мероприятий.

3. Контроль проведения рекламных  кампаний в средствах массовой  информации, прямой почтовой рассылке, Интернете и т. д.

4. Организация разработки печатных рекламных материалов собственными силами или силами сторонних организаций.

5. Анализ эффективности рекламных  мероприятий.

6. Разработка предложений по  формированию фирменного стиля  компании и фирменного оформления  рекламной продукции.

В должностные обязанности оператора входит выполнение следующих функций:

1. Приём заявок на поставку продукции от клиентов и менеджеров предприятия.

2. Своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов.

3. Перед отпуском товара со склада строго проверять правильность и соответствие оформления сопроводительных документов согласно законодательства РФ и внутренним правилам предприятия.

4. Выполнять все распоряжения руководства, непосредственно относящиеся к производственному процессу, в общем, и к своим прямым обязанностям.

5. Строгий контроль своевременной отгрузки товара покупателям. Ведение необходимых журналов, отчетов и другой документации (в т.ч. в электронном виде) в помощь выполнению своих трудовых обязанностей в соответствии с установленными требованиями по их ведению и хранению.

6. Содержать в надлежащем состоянии средства вычислительной и оргтехники, другого офисного оборудования закреплённого за ним или общего пользования и свое рабочее место.

Мерчандайзер выполняет следующие функции:

1. Изучает определенную территорию (район), на которой предполагается  организация продаж товара.

2. Определяет и разрабатывает  схемы установления деловых связей.

3. Ведет переговоры с руководством  торговых предприятий о проведении мероприятий мерчандайзинга (представляет товар и сопутствующие ему услуги, убеждает в необходимости и эффективности мерчандайзинга).

4. Осуществляет подготовительную  работу по заключению договоров  на приобретение товаров с  ответственными работниками торговых предприятий.

5. Принимает меры по поддержанию  долгосрочных отношений с руководством  и специалистами торговых предприятий.

6. Осуществляет общий контроль  за состоянием исполнения заказов.

7. Формирует банк данных о  потенциальных потребителях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, др.).

Торговый представитель выполняет  следующие функции:

1. Планирует работу (посещения,  встречи) с существующими клиентами, проводит с ними переговоры по сделкам купли-продажи, заключает договоры от имени предприятия.

2. Оказывает консультационные и  иные услуги клиентам (помощь  в составлении спецификаций на  товар, помощь в демонстрации  товара, предоставление рыночной информации о спросе на товары, др.).