Cовершенствования коммуникаций в организации

Содержание

 

Введение   ………………………………………………………………..2-3

1. Теоретические аспектыисследования коммуникаций в организации..

       ……………………………………………………………………………4-10

2. Роль и значение коммуникаций в управлении персоналом организации

…………………………………………………………………………….11-27

3. Направления совершенствования коммуникаций в организации…..28-32

     Заключение………………………………………………………………33-34

     Список литературы……………………………………………………..35-36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, знаниями, предложениями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации. Коммуникации можно и нужно назвать связующим процессом, так как без обмена информацией сегодня не сможет обойтись не одна организация. Одним из важнейших инструментов управления в руках современного менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное и правильное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии и результатами научных исследований.

Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками». Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди в организации не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации зависят не только от заложенных в нас возможностях обмениваться информацией (ведь мы общаемся каждый день с детства), это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Цель данной работы - рассмотреть сущность процесса коммуникаций, проблемы их эффективности, возможности совершенствования коммуникационных структур, влияние качества системы коммуникации на эффективность работы организации.Объектом – является система коммуникаций в организации.Предметом - умелое использование эффективных коммуникаций менеджерами для достижения целей организац

 

1. Теоретические аспекты исследования коммуникаций

в организации

Сущность процесса коммуникации

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

а) Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

б) Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

г)  Канал, средство передачи информации.

д) Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Этапы процесса коммуникаций

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лозунг этапа - «не начинайте говорить, не начав думать».Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

 

 

 

Рис. 1. Простая модель процесса обмена информацией

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство.

Кодирование и выбор канала. Процесс трансформирования идеи в обращение, которое может быть передано.Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю. В качестве системы кодовых знаков могут выступать:

- речевые системы, в основе которых лежит устная речь;

- системы письма;

- знаки телодвижений;

- язык жестов;

- видеосистемы;

- звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

В результате кодирования формируется обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащие отправителю идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.

Передача.На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. Для того, чтобы процесс коммуникации был завершен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован таким образом, чтобы быть приемлемым для получателя. Каждый принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем тщательнее декодируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

Коммуникации – это способ передачи информации от человекa к человеку в виде письменных и устных сообщений, параметров речи и языка телодвижений.

В качестве субъекта могут выступать как отдельные личности, так и организации.

Коммуникация является важным элементом для обеспечения эффективности управления.

Коммуникации можно разделить на два вида вербальные и невербальные, с помощью них происходит общение людей. Вербальные коммуникации представляют собой устные и письменные сообщения. В процессе диалогa, переговоров, презентации, совещаний, телефонного разговора, когда большая часть информации передается с помощью голосовой связи, в этом случаи осуществляется устная передача информации. Письменная же коммуникация реализуется в виде писем, распоряжение, приказов, положений, инструкций. Не смотря на то, что вербальные коммуникации достаточно развиты, в общения их удельный вес, по мнению ученых, достигает 10 %.

Невербальные коммуникации осуществляются посредством параметров речи и языка телодвижения. Язык телодвижений, является главным компонентом не вербальной коммуникации, который оказывает влияние на другого человека (их удельный вес достигает до 55% всех коммуникаций). К ним относится: осанка, выражение лица, жесты, одежда, поза, фигура человека, телодвижение, расстояние между собеседниками, размер зрачков, контакт глазами и другое. Удельный вес параметров речи составляет до 35% всех коммуникаций. К ним относится: тембр голоса, интонация, тип речи, выбор слов, частота дыхания, громкость голоса, употребление жаргонов, произношение слов и другое. К письменным невербальным относится почерк, картинки, смайлики и так далее.

Коммуникация – обмен информации, в процессе которого все стороны играют активную роль. Обмен информации происходит тогда, когда одна из сторон передает информацию, а другая сторона воспринимает её.

Обратная связь. Это ответная реакция получателя на переданное ему сообщение. В этом случаи коммуникация становится двух сторонним процессом, обе стороны могут корректировать цели, поведение по отношению друг к другу.

В результате обратной связи отправитель сообщения узнает, удалось ли достигнуть желаемый результат коммуникации или нет, если передаваемое сообщение вызвало не ту реакцию, которую ожидал отправитель.

Коммуникация считается эффективной в том случаи, если получатель понял сообщение в том смысле, в котором его отправил отправитель. И произвел действия, которые ждал от него отправитель.

В процессе коммуникации информация может быть воспринята не полностью или интерпретирована не правильно, это происходит из за коммуникативных барьеров помех. Все что мешает эффективной коммуникации и блокирует её, называется коммутативными барьерами.

С помощью коммуникации осуществляются изменения, информация становится эффективной, реализуются цели.

Коммуникации оказывает большое влияние в успехе деятельности предприятия. Коммуникацию можно назвать "кровеносной системой" единого организма предприятия. Те руководители, считаются эффективными, которые эффективны в коммуникациях. Руководитель должен в совершенстве овладеть искусством коммуникации.

В практике коммуникации это процесс обмен информацией и идеями, приводящие к взаимопониманию.

Система коммуникаций сложна, она включает в себя множество разновидностей, которые классифицируются по ряду признаков.

Вертикальные коммуникации это обмен информации, которая перемещается внутри организации с уровня на уровень. Она может быть как восходящей, так и нисходящая. К восходящей относится информация которая передается с низшего уровня на высшей. При этом выполняет функцию оповещения руководителей о том, что происходит на низших уровнях. Таким образом, руководитель узнает о текущих или назревающих проблемах в организации, и может предложить пути их решения. Коммуникация по восходящей обычно протекает в виде: отчетов, служебных записок, предложений, и другое.

Нисходящие коммуникации это передача информации с высшего уровня на низший. Таким способом руководитель сообщает подчиненным о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, изменении приоритетов и другое. Это осуществляется с помощью: приказов, предписания, рекомендации.

Горизонтальные коммуникации это передача информации между подразделениями организации. Важной составляющей удовлетворенности сотрудника в организации является равноправные отношения, которые формируются в результате горизонтальных коммуникаций.

Коммуникации между руководителем и подчиненным, руководителем и рабочий группой. Эти коммуникации позволяют руководителю организации повысить эффективность совместно с персоналом. В процессе обмена информации участвует вся рабочая группа, каждый может высказать свое мнение.

Формальные коммуникации показывают связи, необходимые для выполнения полномочий, связи которые определяются характером, и системой разделений функций. Они чаще всего бывают в виде письменных сообщений, которые можно сохранить в виде источников ссылок, как записи. Формальные коммуникации используется при заключении сделок, составления юридических документов предприятия, изложения организационных правил, делегирования полномочий, и многие другие вещи.

Неформальные коммуникации, или их так же можно назвать каналом распространения слухов. По данному каналу информация передается быстрее. По исследовательским данным 80-90процентов передаваемой информации по каналам неформальной коммуникации подтверждается. Чаще всего распространяемыми слухами являются: новые введения наказаний за опоздание, сокращение сотрудников, изменения в структуре организации, повышение по должности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________________________________________________-

6Информационные системы в экономике. Учебное пособие. / Под ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова - М.: Вузовский учебник, 2008. - 411 с. 

_________________________________

4Горелов О.И. Организационное поведение, М., 2010

2. Роль и значение коммуникаций в управлении персоналом орга

низации

 

Виды и структура коммуникаций

Рис. 2. Виды коммуникаций

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.