Повышение эффективности деятельности таможенных органов на основе применения информационных технологий

- социально-психологическая  результативность  решений количественно  не определяется;

- реализация решений  не выделяет обособленно  долю управленческого  труда;

- текущий контроль  за реализацией  решений отсутствует,  ожидаемая эффективность  чаще опирается  на факты прошлого  периода;

- при длительном  сроке реализации  вновь появляющиеся  обстоятельства искажают  предполагаемую эффективность;

- качество принятого  решения не оценивается  и не фиксируется,  хотя это и есть  предпосылка его  эффективности.

Методологические  подходы к оценке эффективности управленческих решений следующие:

- экономическая эффективность  управления в широком  смысле характеризуется  как ресурсная  по соотношению  доходов и как  затратная по соотношению  доходов и затрат;

- экономическая эффективность  управления в узком  смысле характеризуется  как соотношение  доходов и затрат  на содержание  аппарата управления;

- социальная эффективность  управления определяется  в широком и  узком смысле по  системе специальных  показателей;

- возможна оценка  эффективности выполнения  отдельных управленческих  функций по комплексу  показателей, специально  для этого разработанных  и учитывающих  специфику принимаемых  решений по каждой  из функций управления

Управленческое  решение может  быть качественным, эффективным, оптимальным. Качество управленческого  решения - это степень  соответствия его  внутренним требованиям  организации или  стандартам. Эффективность  управленческого  решения можно  определить как отношение  положительных результатов  и допустимых затрат. Оптимальными решениями  будут те из набора альтернатив, которые  наилучшим образом  удовлетворяют заданным критериям для  достижения поставленных целей.

Управленческое  решение - основной инструмент воздействия работников государственной  и муниципальной  службы на управляемый  объект. Первая особенность  принимаемых здесь  решений - это преобладание стратегических решений  социальной направленности как директивных  актов, направляющих, организующих и мотивирующих коллективные действия людей для достижения стратегических целей.

Стратегические  решения должны быть обоснованными, своевременными, экономичными и приниматься  по следующей технологии: выявление проблемы, обоснование общей  концепции, выработка  нескольких альтернатив  и выбор наилучшего решения.

Вторая  особенность связана  с наличием у управленцев  умения выявить зарождение стратегических противоречий отдела, поста. Здесь  важно уметь разглядеть в гуще будничных  дел ростки нового и поддержать их, взять на себя ответственность  и риск, когда еще  нет полной определенности и уверенности  в успешном исходе.

Третья  особенность заключается  в том, что надо уметь выделить из огромного числа  вопросов узловые. Для  специалистов государственного управления складывается, как правило, две  ситуации. Первая связана  с возможностью постоянно  и внимательно  следить за показателями контрольных индикаторов, сигнализирующих  об экстремальных  ситуациях: замечена опасная тенденция - начинается подготовка стратегического  решения. Вторая ситуация возникает неожиданно под воздействием изменений внешней  среды, и решение  в таком случае делится на принятие неотложных мер и  действий стратегического  характера.

Четвертая особенность - низкая мотивация исполнителей управленческого  решения. Для решения  этого вопроса  в настоящее время  рекомендуется следующее:

- своевременное доведение  решений до исполнителей  для предупреждения  потери принятым  управленческим решением  своей актуальности;

- повышение мотивации  через расширение  привлечения сотрудников  к разработке концепций,  парадигм, ключевых  положений, стратегий,  а не только  путем согласования  с ним сформированных  решений;

- формирование общественного  мнения по проблемам  через средства  массовой информации, проведение конференций,  семинаров, симпозиумов;

- создание системы  кадрового обеспечения  реализации решений;

- организация контроля  за траекторией  движения решения,  что позволит руководству  вносить своевременно  коррективы в принятые  решения.

Процесс подготовки решений  представительного  органа предусматривает  следующие процедуры:

- каждый предлагаемый  проект решения  выносится на рассмотрение  в письменном виде  в соответствии  с утвержденной  формой;

- решение не должно  содержать более  одного вопроса,  смысл которого  должен быть отражен  в заголовке решения;

- любое решение,  которое вносит  поправки или отменяет  ранее принятые  решения, должно  предусматривать  дословное изложение  вопросов для изъятия  и включения в  новое решение.

При решении особо  важных вопросов жизни  всей таможенной системы  принятию решения  должно предшествовать его широкое обсуждение в СМИ и на публичных  слушаньях. Подлежат обязательной публикации решения по вопросам бюджета муниципального образования, налогов, сборов и пошлин, норм, порядков и  правил. Каждое решение (за исключением специально оговоренных) вступает в силу в течение 30 дней после принятия или с момента  его опубликования  в СМИ.

Для индивидуального  лица, принимающего решения, формальная постановка соответствующей  задачи состоит в  следующем. Рассматривается  множество символов вида:

«S0, T, Q | S, A, B, Y, f, K, Y»,                                        (2.1.)

где слева от вертикальной черты расположены  символы, соответствующие  известным, а справа - неизвестным элементам  задачи.

S0 - проблемная ситуация; Т - время для принятия решения; Q - потребные для принятия решения ресурсы; S = (S1, ..., Sn) множество альтернативных ситуаций, доопределяющих проблемную ситуацию S0; А = (A1, ... Аk) - множество целей, преследуемых при принятии решения; В = (B1, ..., Bk) - множество ограничений; Y = (Y1, ..., Ym) - множество альтернативных вариантов решения; f - функция предпочтения, используемая данным лицом, принимающим решения; К - критерий выбора наилучшего решения; Y* - оптимальное решение.

В ряде случаев время  и ресурсы, отводимые  на принятие решения, могут быть неизвестны и подлежат определению  самим лицом, принимающим  решения. Тогда символы  Т и Q в приведенной  формальной записи следует  располагать справа от вертикальной черты.

Для группового решения  та же задача записывается в следующей форме:

« S0, T, Q | S, А, В, Y, F(f), L, К, Y*»,                                   (2.2.)

где So, T, Q, S, А, В, Y, К - те же самые символы, что и в задаче для индивидуального решения; F(f) - функция группового предпочтения, зависящая от вектора индивидуальных предпочтений членов группы (d - число членов в группе); L - символ принципа согласования индивидуальных предпочтений для формирования группового предпочтения.

В рамках формализованной  таким образом  задачи принимается  соответствующее  решение на основе определенной стратегии.

Стратегии или системы правил, которыми руководствуются  в процессе выбора решений, можно разделить  на две группы: алгоритмические  и эвристические. Первые - это системы  алгоритмических  правил, четко определенных и позволяющих  произвести выбор  альтернативы за конечное число шагов. Эвристические  стратегии - это набор  правил, принципов  и приемов интуитивного характера, которые  гораздо менее  четко определены и не всегда позволяют  получить оптимальное  решение. Однако они  имеют то достоинство, что способны радикально уменьшить сложность  и трудность задачи и в значительной мере снижают напряженность  интеллектуальных усилий, требующихся для  подготовки и принятия решения.

К классу алгоритмических  стратегий относится  стратегия максимизации субъективно ожидаемой  полезности (SEU).

Согласно  этой стратегии Аr альтернатива оптимальна, если:

m n

SEU (Ar) = УpSrj * Urj > SEU (Ai) = УpSij * Uij                    (2.3.)

j=1 i=1

для i = 1, 2, ..., n, где (pSrj) -- субъективная вероятность того, что истинной окажется гипотеза hj при выборе альтернативы Ar; (Urj) - величина выигрыша в случае, если произойдет событие hj после выбора альтернативы Аr.

Действуя  в рамках эвристической  стратегии, человек, принимающий решение, воспринимает ситуацию как набор таких  характеристик, как: вероятность выигрыша (ВВ), размер выигрыша (РВ), вероятность проигрыша (ВП), размер проигрыша (РП), риск (R) и другие. Тем самым он создает  факторное представление  ситуации.

В зависимости от правил оперирования этими  факторами в процессе выбора различают  два вида эвристических  стратегий.

1. Внутренняя стратегия.  Применяя такую  стратегию, лицо, принимающее решение,  рассматривает каждую  ситуацию как единое  целое и сравнивает  интенсивность ее  свойств.

Можно различать два  вида внутреннего  анализа. Первый основан  на непосредственном сравнении факторов - между выигрышем  и проигрышем, риском и размером выигрыша и т. п.

Человек, принимающий решение, определяет эти соотношения  в последовательности 1, 2, 3, 4, 5, указанной выше, и  на этой основе оценивает  глобальную привлекательность  выбора g.

Другой  вид внутреннего  анализа состоит  в сравнении факторов с определенными  внешними критериями и проверке того, соответствуют ли они этому критерию. Глобальная оценка привлекательности  выбора зависит от соотношений, имеющихся  между свойствами и их критериями.

В ходе анализа принимающий  решение сравнивает в произвольном порядке  каждое свойство с  его критерием (k1, k2, k3, k4).

2. Внешняя стратегия.  Она состоит в  том, что лицо, принимающее решение,  сравнивает аналогичные  свойства двух  или более ситуаций. Иногда говорят,  что сравниваются  аспекты действий. Такое сравнение  имеет внешний  характер.

g1= (BB1, РВ1, ВП1, РП1)

g2 = (BB2, РВ2, ВП2, РП2).

Эта стратегия имеет  несколько характерных  черт. Во-первых, она  позволяет устранить  из дальнейшего анализа  те характеристики, которые одинаковы  для g1 и g2, что уменьшает число сравнений и трудность ситуации выбора. Во-вторых, принимающий решение сравнивает однородные характеристики, например платежи с платежами, вероятности с вероятностями, что вполне естественно и не вызывает особых затруднений.

 

 

 

2.2. Система показателей  оценивания эффективности

деятельности в таможенных  органах

 

При оценке эффективности  деятельности структур используются следующие  подходы:

1. Эффективность как  степень достижения  поставленных целей  (иногда используется  термин «результативность»).

Этот  метод можно применять  лишь в том случае, если цели деятельность структуры сформулированы ясно и однозначно. Если для  структуры задано несколько целей, то «свертывание»  оценок степени достижения каждой из них в  единую интегральную оценку в большинстве  случаев оказывается  невозможным. Поэтому  деятельность структуры  приходится оценивать  набором показателей, каждый из которых отражает эффективность исполнения лишь одного направления (функции), вмененного данной структуры.

2. Эффективность как  степень соответствия  эталону.

При использовании этого  подхода мы сравниваем и количественно  оцениваем осуществление  какой-либо процедуры  или операции в  деятельности нашей структуры с некоторым  образцом. На практике этот подход сводится к сравнению «как у нас» и «как у  них».

Существует  еще один срез проблемы эффективности деятельности.

В англоязычной литературе понятие эффективность  деятельности структуры выражается двумя  ключевыми терминами:

– managerial effectiveness - т.н. «системная эффективность»;

– management efficiency - т.н. «операционная эффективность».

По  мнению авторов этого  разграничения, системная  эффективность зависит  от того, насколько  рационально организована управление деятельностью, т.е. от состава  и количества звеньев, их подчиненности, распределения  функций и др.

Иными словами, эффективность  деятельности определяется качеством  организационной  структуры, процессов  управления, а от качеств конкретных управленцев не зависит.

Операционная  эффективность, т.е. соотношение между  результатами деятельности и затрачиваемыми усилиями, напротив, в первую очередь  определяется деловыми качествами управленцев, а также тем, насколько  рационально используется их потенциал.

Плодотворная  в целом идея разграничения эффективности деятельности на системную и  операционную нуждается  в определенном уточнении  и развитии содержания этих видов эффективности, поскольку речь идет о сложной иерархической  структуре , присущей таможенным органам.

В содержание таможенного  дела входят три составных  части:

а) таможенная политика, в качестве составных элементов  которой являются: таможенно-тарифное регулирование, специфика используемых таможенных режимов и административные методы регулирования;

б) таможенная служба, представленная организационно-штатной структурой и оснащенная необходимой материально-технической базой, и