Влияние информационных систем на организацию

Понятия информационное обеспечение часто используется в смысле предоставления работникам предприятия информации, относящейся  к одной  из указанных выше категорий, в том числе с использованием соответствующих программных продуктов (программных пакетов, прикладного ПО, программных средств). 

Обеспечение бизнеса  информацией – многоплановый  процесс. На предприятии циркулируют  различные информационные потоки, находящие  свои потребителей. Еще более интенсивные потоки существуют вне предприятия. Очевидно, что не вся эта информация нужна каждому работнику. Поэтому первым шагом для обеспечения информационной поддержки бизнеса является определение групп потребителей информации и их информационных потребностей. 

Предприятие можно  рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не только в прямой экономии от ускорения обработки данных. 

Внешние входящие информационные потоки представляют собой  информацию, создаваемую вне предприятия  во внешней деловой среде. Внешняя  деловая среда – это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием. 

Степень воздействия  внешней деловой среды на бизнес различна. Наиболее важные субъекты внешней  деловой среды, с которыми предприятие  постоянно взаимодействуют, образующие ближнее окружение (или микроокружение) предприятия: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации. 

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятия использует в своей ежедневной деятельности. 

Субъекты. Которые, как правило, не оказывают непосредственного воздействия на функционирование, но определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение предприятия. Действия этих субъектов приводят к возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политические, экономические, научно-технические, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные. 

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило, связана с каким-либо с изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменениями условий поставки или ассортимента товары, предлагаемых поставщиками). Для большинства предприятий информационные потоки, отражающие состояние окружения предприятия, являются важным источником сведений о внешней деловой среде, но в ежедневной регулярной деятельности практически не используются. Эти потоки можно характеризовать как нерегулярные входящие информационные потоки. Поступающая с этими потоками информация используется в качестве ограничений в случае необходимости предпринять соответствующие действия. 

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и информацию, порожденную внутри предприятия. 

Таким образом, для обеспечения информационных потребностей различных групп потребителей информации предприятия могут использоваться регулярные входящие, нерегулярные входящие, внутренние информационные потоки. 

Четкое разделений информации на потоки и определение  того, какие потоки могут удовлетворить  потребности каждой группы потребителей информации на предприятии, является очень важным. Такое разделение позволяет установить какая именно информация нужна каждой группе потребителей, и какова целесообразность предоставления конкретным сотрудникам доступа к тем или иным источникам информации. Можно выделить три уровня информационных потребностей работников предприятия и соответствующие им три вида информационных потоков: 

• Внутренние;
• Внутренние и регулярные входящие;
• Внутренние информационные, регулярные и периодические входящие.

Общее разделение потребителей информации по отношению  к трем видам информации потоков  – это первый шаг для определения  информационных потребностей сотрудников. Дальнейшее структурирование этих потоков  необходимо для того, чтобы предоставить каждому работнику тот объем информации, который ему действительно необходим  для  работы, поскольку избыток информации также опасен, как и ее недостаток. Практически каждый работник предприятия является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других сотрудников. Поступающая извне или порождаемая на предприятии информация обязательно должна иметь своего потребителя, т.е. быть адресной. В то же время информация должна быть необходимой и достаточной для выполнения работником своих функций. Анализ структуры информационных потоков на соответствие критерию необходимости и достаточности получаемой потребителями информации позволяет минимизировать как сами информационные потоки, так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации. 

Мониторинг деловой внешней среды необходим для своевременной реакции менеджмента предприятия на изменение внешних условий. Нерегулярные входящие информационные потоки используются достаточно редко, однако именно содержащаяся в них информация используется при принятии стратегически важных решений, определяющих направление развития предприятия, его рыночную стратегию, структуру, ассортимент и другие столь же важные аспекты. Иногда от своевременного получения и правильно оцененной информации зависит само существование бизнеса. Поэтому, хотя периодические внешние информационные потоки не оказывают непосредственного воздействия на повседневную деятельность, их использование для мониторинга состояния деловой внешней среды является настолько важным, что на многих предприятиях создаются специальные организационные структуры, занимающиеся информационно-аналитической деятельностью на базе именно этих потоков.

Особую важность информация, поступающая по этим потокам, имеет в моменты принятия принципиально  важных для развития предприятия решений: при создании, реорганизации, смене видов деятельности, изменении ассортимента продукции, выходе на новые ранки и т.д. Наличие на предприятии системы получения и обработки нерегулярных информационных потоков является своеобразной «страховкой» оттого, что неприятности обрушаться неожиданно, как «гром среди ясного неба». 

Эффективность мониторинга внешней среды зависит  от квалификации людей, занимающихся этой деятельностью. Дело в том, что очень  трудно поставить формальную задачу этим людям. Ведь для предприятия могут оказаться критически важным незначительные на первый взгляд изменения в деловой внешней среде. А ведь таких небольших изменений ежедневно происходит тысячи, если не миллионы. Умение найти такие изменения и способность понять их важность – необходимые качества для людей, занимающихся анализом внешний для предприятия информации. 

Изменения, постепенно происходящие и накапливающиеся  в деловой внешней среде, приводят к появлению новых и ранее  неизвестных товаров, услуг, новых  направлений бизнеса, но вместе с тем создают ограничения, препятствующие деятельности предприятия или даже делающие эту деятельность невозможной и нецелесообразной. Своевременное обнаружение произошедших или грядущих изменений позволяет превратить их в новые возможности, новые конкурентные преимущества, а не новые проблемы. 

Большинство руководителей  понимают важность своевременного принятия решений, которые являются ответом  на внешние изменения. Поэтом на любом  предприятии тем или иным способом собирается, обрабатывается, и используется информация о макроокружении и изменениях, происходящих в его состоянии. Только на одних предприятиях это делается нерегулярно и бессистемно, а на других – организуют специальные подразделения, систематически работающие в следующих основных направлениях: 

• Выявление, структурирование и регулярное уточнение  информационных потребностей предприятия;
• Мониторинг и отбор источников информации;
• Сбор информации, оценка ее достоверности, полиоты и значимости;
• Анализ информации и выявление тенденций в анализируемых сферах;
• Разработка прогнозов и альтернативных сценариев действий предприятия;
• Оценка и сравнение альтернативных сценариев, выбор стратегии действий и принятие управленческих решений для реализации выбранной стратегии.

Построение  системы информационного обеспечения руководителей предприятия качественной информацией о макроокружении выполняется в несколько этапов: 

1. На первом этапе определяются информационные потребности предприятия. Для этого  обеспеченные властью люди, как правило, топ-менеджеры, должны принять решение, какая именно информация (о каких внешних сферах) представляет интерес.
2. На втором этапе необходимо обеспечить физическое наличие информационных потоков. Физическое наличие информационных потоков – это налаженный процесс получения информации на различных носителях. Наиболее распространенными являются бумажные носители ( документы, пресса, книги) и электронные носители (файлы, лазерные диски, карты памяти, базы данных доступные режиме онлайн). По степени оперативности получения информации базы данных реального времени стоят на первом месте. Современные средства информатики могут обеспечить быстрый и достаточно дешевый  доступ к обширным базам данных, электронным журналам и иным электронным изданиям. Однако наличие большого числа баз данных имеет как достоинства, так и недостатки. Большой выбор источников информации может существенно затруднять и замедлять процесс поиска. Проблема поиска информации в Интернете заключается в том, что не всегда точно известно, где находится нужная информация.
3. На третьем этапе устанавливается регулярность мониторинга и определяются формы представления конечных результатов мониторинга потребителям ( чаще всего – руководителям предприятия). На основании поученной информации строятся прогнозы и разрабатывается сценарии действий предприятия, учитывающие исходящие изменения во внешней среде.

Наибольшее значения для предприятия имеют факторы  макроокружения, которые можно отнести  у пяти группам:

• Правовые- изменения в действующем законодательстве;
• Экономические;
• Производственные;
• Демографические;
• Научно-технические.

Изменения в  правовом окружении предприятия  необходимо отслеживать регулярно, поскольку практически постоянно  вводятся какие-то дополнения и изменения  в законодательстве. Отсутствие своевременной информации об изменениях, например, в формах бухгалтерской отчетности может привести к дополнительным расходам или даже к штрафам. Демографические или научно-технические факторы  не оказывают столь непосредственного и оперативного влияния на деятельность предприятия, однако именно они могут существенно повлиять на общую ситуацию в том бизнесе, которым занимается предприятие. Например, один из следствий снижения уровня рождаемости в 1990-х гг. станет резкое снижение числа абитуриентов в ВУЗы в 2010-2015 гг. Естественно, это не может не отразиться на деятельности ВУЗов, особенно коммерческих. 

Таким образом, мониторинг изменений в правовом поле является необходимой регулярной функцией подразделений предприятия, связанных с управлением финансами, бухгалтерией и, естественно, юридическими подразделениями. С мониторингами демографических и научно-технических изменений дело обстоит сложнее именно в силу того, что они не оказывают быстрого воздействия на работу тех или иных подразделений предприятия. Поэтому часто просто бывает непонятно, а кто же должен  заниматься этим мониторингом. Если на предприятии нет специального человека или подразделения, занимающегося таким мониторингом, то он ложиться на руководителей, которые,  получая информацию от случая к случаю, сами анализируют ее и сами же строят прогнозы на основании этого анализа. 

3. Создание  и внедрение информационных систем.

Информационная  система определяется как набор  взаимосвязанных компонентов, которые  собирают (выбирают), хранят и распределяют информацию, используемую в процессе функционирования организации (принятие решений, координации, коммуникации). 

Для работы на различных организационных уровнях  предназначены четыре основных вида информационных систем: системы операционного  уровня, системы для профессиональной работы с данными (знаниями), управленческие системы и стратегические системы (системы стратегического планирования).