Организация внутрифирменной коммуникации

Чтобы выбранный канал  коммуникации в «Азия Тревел» был эффективным, следует учесть ряд моментов:

• руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;
• организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
• участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения  информации, которая подлежит распространению  среди персонала«Азия Тревел». Такие  сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддержат цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Для создания и внедрения  системы внутрифирменных коммуникаций «Азия Тревел», прежде всего, необходимо проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:

• на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
• какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
• как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
• каким образом они получают информацию и др.

На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно  понять, какие деловые цели поддерживается «Азия Тревел», как выбранная  стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами этого добиться.

Протестировать эффективность  коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Предлагается также  уделять больше внимания эмоциональной  составляющей, не ограничиваться схемой «миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

В некоторых моментах высшее руководство «Азия Тревел»  в силу его удаленности от подчиненных  и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых  звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.

Осуществлять внутрифирменные  коммуникации «Азия Тревел» следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками;
• рассылка циркуляров и меморандумов;
• распространение информации по электронной почте;
• использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений необходимо применять  следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в Интернете;
• общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании «Азия Тревел» будет способствовать:

• своевременная и регулярная коммуникация;
• демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
• привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Можно расширить автономность различных уровней структуры  «Азия Тревел». Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж «во что бы то ни стало» и платят за это премии и комиссионные.

Для налаживания внутрифирменных  коммуникаций внутри «Азия Тревел»  необходимо использовать:

• информационные стенды,
• буклеты, плакаты, доклады,
• ящики обратной связи,
• выступления руководителей в СМИ,
• тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами),
• специализированная телепрограмма,
• «круглые столы»,
• «прямые линии» и «горячие линии»,
• планерки и совещания,
• встречи с коллективами,
• интранет (внутренний объединенный сайт компании).

Информационные стенды необходимо размещать в административных зданиях, находящихся как в компании, так и за ее пределами.

Необходимо, чтобы в  сектор внутренних коммуникаций дирекции «Азия Тревел» по кадровой политике в установленное время стекались  сведения из аппарата управления, производственного блока и сервисных компаний, дирекции по кадровой политике и отдела по связям с общественностью и информации. Затем сектор должен формировать информационные блоки, которые размещаются на стендах, рассылать через внутреннюю сеть. Основные новости должны направляться в местные газеты и на ТВ. Еще один канал передачи информации – печатные непериодические издания.

Безусловно, в компании «Азия Тревел» сделано еще  не все для того, чтобы в полной мере решить проблему внутрифирменных коммуникаций. Новые идеи и предложения необходимо реализовать в компании «Азия Тревел». Это позволит улучшить механизм внутрифирменной коммуникация, что, в свою очередь, будет способствовать работе фирме в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Внутрифирменные коммуникации - это комплексная деятельность, в которой могут быть использованы самые разные инструменты. Главное же в ней - соответствие целям, которых компания стремится достигнуть, выстраивая систему взаимоотношений со своей внутренней аудиторией. Внутренние коммуникации призваны повышать уровень лояльности и мотивированности персонала, а значит, и эффективность его деятельности. Кроме того, создание позитивного имиджа компании в глазах сотрудников влияет на имидж компании во внешнем мире, т.к. персонал является одним из каналов трансляции информации вовне.

Как уже было отмечено, все коммуникации происходят с участием человека. Умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством  менеджера, отражающим его способности  к коммуникации. Процесс управления, эффективность совместного труда во многом зависят от того, как менеджер может принять и интерпретировать поступающие к нему данные, и отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникаций в организации.

Важнейшая цель внутрифирменной  коммуникации – создание среди сотрудников  поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью  коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, внутрифирменные коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Азарова, Л.В. Паблик рилейшнз: теория и практика [Текст] : учеб. пособие / Азарова Л.В., Иванова К.А. – СПб.: Питер, 2008. – 364с.
2. Белов, А.А. Теория и практика связей с общественностью [Текст] : учеб. пособие / Белов А.А. – Ростов н/Дону: Феникс, 2009. – 208 с.
3. Бочаров, М.П. Связи с общественностью: теория и практика [Текст] : учеб. пособие / Бочаров М.П., Чумиков А.Н. – М.: Дело АНК, 2009. – 560 с.
4. Володина, Н. Как построить эффективную систему внутреннего PR [Текст] / Володина Н, : Кадровое дело, 2009. – №9. – С.20-25
5. Гнатюк, О.Л. Основы теории коммуникации [Текст] : учеб. пособие / Гнатюков О.Л. – М.: КноРус, 2009. – 256 с.
6. Гусев, К.А. Связи с общественностью в экономике [Текст] : учеб. пособие / Гусев К.А. – СПб.: Питер, 2008. – 196 с.
7. Загородников, А.Н. Управление общественными связями в бизнесе [Текст] : учеб. пособие / Загородников А.Н. – М.: КноРус, 2009. – 288 с.
8. Просветов, Г.И. Пиар [Текст] : справ. / Просветов Г.И. – М.: Альфа-Пресс, 2009. – 48 с.
9. Стрижова, А.Ф. PR-коммуникации [Текст] : учеб. пособие / Стрижова А.Ф., Бердников И.П. – М.: Дашков и Ко, 2010. – 208 с.
10. Шомели, Ж. Связи с общественностью [Текст] : справ. / Шомели Ж., Уисман Д. – М.: Олма-Пресс, 2008. – 128 с.