Организация и управление

  Будем полагать, что управляемая система  находится в одном состоянии до тех пор, пока для ее нормального функционирования не требуется специального (нового) управляющего воздействия.

  Возникновение этого требования означает, что объект перешел в новое состояние. Количественная мера числа состояний, которые требуют новых управленческих воздействий, и есть разнообразие управляемой системы. Состояния управляющей системы могут интерпретироваться как варианты воздействия, которыми она располагает.

        Поясним сказанное  следующим примером. Рабочий, получив задание на обработку партии деталей, приступил к его выполнению. В процессе работы он осуществляет различные производственные операции, т.е. его физические состояния постоянно меняются. Однако, как объект управления в системе мастер - рабочий, он находится в одном состоянии, пока задание не выполнено. Окончание работы является сигналом для нового управляющего воздействия (выдачи нового задания). В этот момента объект управления (рабочий) переходит в новое состояние.

        Смена состояний  управляемой системы относительна, т.к. зависит от уровня управления и субъективных особенностей руководителя. Один мастер чутко улавливает значимые на его уровне изменения в объекте и заранее подготавливает новые задания для рабочих, а другой - нет. На уровне начальника цеха на участке не происходит смены состояний, если мастер своевременно дает задания рабочим и воздействие со стороны начальника цеха не требуется.

        Состояния, в которых  может находиться управляемая система, в различной степени соответствуют целям управления. Например, нежелательными являются простои производственных подразделений, рост затрат, снижение качества продукции, брак и т.п. Поэтому задача целенаправленного управления состоит в уменьшении фактического разнообразия управляемой системы, в идеале - в сведении множества всех ее потенциально возможных состояний к подмножеству, включающему лишь состояния, оптимальные по отношению к цели управления. Согласно закону необходимого разнообразия это достигается путем увеличения разнообразия управляющей системы. Чем больше запас воздействий, тем больше вероятность недопущения объекта управления в нежелательные состояния. Иначе говоря, улучшение качества управления связано с повышением разнообразия управляющего органа, что практически означает увеличение его сложности (простые управляющие системы обладают малым разнообразием.

        В социальных системах, в том числе хозяйственных  организациях, разнообразие субъекта управления увеличивалось прежде всего  за счет более быстрого роста числа  занятых, в сфере управления и  повышения квалификации по сравнению с другими категориями работников.

        Альтернативой является переход к децентрализованному  управлению и самоуправлению. Так, передача многих управленческих функций с верхних на более низкие уровни управления имеет место в большинстве крупных фирм США и других стран с рыночной экономикой. Однако и децентрализация имеет естественную границу - рабочее место. Кроме того, при децентрализации возникает опасность потери единства управления и дезорганизации хозяйственной системы.

        По-видимому» основным путем увеличения разнообразия управляющей системы является автоматизация управленческих «процессов».  Он не имеет ограничений в исторической перспективе, хотя в каждый конкретный момент существуют управленческие задачи, решение которых не поддается автоматизации 

2.5. Закон информированности - упорядоченности

    Информационная  среда является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и других, а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния). Взаимодействуют – это значит накладывают ограничение на поведение друг друга.

   Формулировка  закона информированности-упорядоченности: каждая система (биологическая или социальная) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения).

   Математическая  интерпретация этого закона имеет  следующий вид: 

   

       (4.3)

     (4.4) 

где V_n D,, С„ Н, — соответственно уровни соответствующих характеристик информации: объем, ценность, достоверность и насыщенность в i-й области (финансы, экономика, персонал и т.д.).

   Каждая  из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая — наиболее достоверную информацию; третья — наиболее ценную и четвертая — наиболее насыщенную информацию.

   Согласно  закону информированности-упорядоченности  чем большей информацией о  внутренней и внешней среде располагает  организация, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет. Закон требует от руководителей создания эффективной системы коммуникационных связей, внедрения передовых информационных технологий. По мнению многих исследователей, руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Обмен информацией пронизывает всё основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующими каналами. С помощью коммуникаций осуществляются координация, упорядочение и регулирование деятельности людей.

   Благоприятный результат в управлении возможен лишь в том случае, если используется закон информированности-упорядоченности. Для этого руководители организаций должны:

• формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;
• находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;
• повышать квалификацию своих сотрудников;

   • внедрять передовые информационные технологии. 

2.6. Закон  единства  анализа и синтеза

   Анализ  и синтез составляют мыслительный процесс  любого разумного человека — этим он отличается от других представителей животного мира. Анализ и синтез свойственны также и коллективному мышлению ученых, специалистов. Преобладание коллективного анализа над синтезом приводит к дифференциации (разделению) наук, к более глубокому изучению специальных вопросов. Анализ и синтез в индивидуальном и коллективном мышлении переплетаются и не могут существовать друг без друга. Анализ и синтез имеют большое практическое значение при реформировании и реструктуризации компаний, организации коллективного труда, научных исследованиях.

   В теории организации анализ включает две основные процедуры:

1. разделение целого на части;
2. улучшение функционирования каждой из этих частей.

 

Синтез  также состоит из двух процедур:

1. согласование характеристик выделенных частей;
2. объединение их в одно целое.

 

   Процессы  разделения и объединения в природе  и искусственных организациях идут постоянно и циклично (рис. 4.1).

  Рис. 4.1. Циклический процесс преобразований 

   Скорость  и результат преобразований зависят  от созидательных ресурсов компании, а также от диапазона изменения внешней уши. внутренней среды.

   Формулировка  закона единства анализа  и синтеза: каждая система (биологическая или социальная) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций.

   Математическая  интерпретация данного закона может  быть представлена следующим соотношением, не зависящим от времени: 

   

   ,                (4.5) 

где R_1i, R₂i — внутренний и внешний потенциал (ресурс) в области экономики, политики, финансов и т.д., способствующий развитию компании;

Уц> V» ~ внутренний и внешний потенциал (ресурс), стремящийся ликвидировать компанию или нанести ей ощутимый вред.

   Изменения R1i, R2i и V1i,V2i достигаются за счет преобразований внутренней и внешней среды. Если эти преобразования дают положительный эффект, то материальная система функционирует успешно, а если нет — то время деятельности этой системы ограничено.

Для выполнения данного закона руководителю рекомендуется:

• составлять и реализовывать программы постоянного совершенствования компании, ее элементов и подразделений;
• проводить маркетинговые исследования в ключевых областях деятельности;

• использовать информационную технологию управления. 
 

2.7. Закон пропорциональности и композиции:

      Любой вид деятельности человека связан с  использованием каких-либо ресурсов: компьютера, автомашины, одежды и т.д. Каждый набор ресурсов должен быть достаточно полным для успешного проведения той или иной работы. Увеличение количества одних ресурсов не может полностью компенсировать недостаток других. Любой человек стремится для осуществления своей деятельности иметь необходимые ресурсы (композицию) в такой пропорции, которая обеспечила бы ему удобство и оперативность в работе. Следовательно, пропорциональность и композиция — это естественный процесс в жизни человека.

   Формулировка  закона пропорциональности и композиции: каждая система (биологическая или социальная) стремится приобрести, создать или сохранить в своей структуре все необходимые ресурсы (композицию), находящиеся я заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

   Г. Эмерсон, разработчик принципов производительности, подчеркивал важность пропорциональности и композиции для достижения успеха в управленческой деятельности. Он писал, что если бы можно было объединить все цели и идеалы, вдохновляющие организацию сверху донизу, собрать их таким образом, чтобы все действовали в одном, и том же направлении, то результаты получились бы колоссальными. Но поскольку на деле все они тянут в разные стороны, то равнодействующая часто оказывается очень слабой, а иногда и просто отрицательной. Из этих суждений можно сделать вывод о необходимости в социальных системах осуществлять оптимальное сочетание и гармонизацию общих, частных и индивидуальных целей. 

     3. Понятие принципа  организации

      Принципы (от лат. principium – основа, начало) организации – это основные, исходные положения теории, науки. Если в законах устанавливаются, как правило, детерминированные причинно-следственные связи между явлениями, то принцип является обобщением фактов с допущением вероятностных взаимосвязей. Принцип не предполагает однозначного и жесткого получения определенного результата в случае выполнения каких-либо действий или при данном поведении внешней среды. Принцип дает знание о вариантах возможных последствий того или иного решения. Таким образом, принцип описывает стохастические процессы, т.е. определяет связи между явлениями с некоторой вероятностью. 

     4. Принципы организации:

     4.1. Специфические принципы  социальной организации.

      Первые 5 из перечисленных принципов отражают, как должны строиться связи между элементами системы и группироваться работы (практически - это принципы построения структуры управления организацией). 

      1. Принцип единоначалия

      Подчиненный должен получать приказы только от одного руководителя и отчитываться только перед одним руководителем.  

      2. Скалярный принцип  (принцип иерархии)

      Для эффективности принятия решения должны быть четко определены линии полномочий от руководителей к непосредственным подчиненным. Скалярная цепь - это цепь линий соподчинения, протягивающаяся от высшей власти до нижних звеньев. Этот принцип непосредственно связан с принципом единоначалия, в соответствии с которым у подчиненного должна быть связь только с непосредственным руководителем. В скалярном принципе принцип единоначалия уточняется: ни один руководитель не имеет права отдавать указания подчиненному нижнего уровня через голову его непосредственного руководителя.